Καλύτεροι πάροχοι συγχρονισμού και κοινής χρήσης αρχείων (EFSS) – Ενημερώθηκε το 2020

Καλώς ήλθατε στην ενημέρωση συγχρονισμού και κοινοποίησης αρχείων για επιχειρήσεις Cloudwards.net (EFSS). Αυτός ο οδηγός έχει σκοπό να βοηθήσει τους κατόχους ΜΜΕ να βρουν την καλύτερη υπηρεσία αποθήκευσης cloud για την επιχείρησή τους. Περάσαμε αρκετές εβδομάδες δοκιμάζοντας μερικά από τα μεγαλύτερα ονόματα στον τομέα, εκτός από το να δώσουμε τη δέουσα επιμέλεια σε ορισμένες από τις λιγότερο γνωστές επιλογές επίσης.


Κατανεμήσαμε και κατατάξαμε κάθε υπηρεσία με βάση βασικά χαρακτηριστικά συνεργασίας, όπως συγχρονισμό, κοινή χρήση αρχείων, διαχείριση χρηστών και ενσωματώσεις παραγωγικότητας εργασίας. Στη συνέχεια, με όλες αυτές τις πληροφορίες, μετρήσαμε τα δυνατά και αδύνατα σημεία, συζητήσαμε μπρος-πίσω, μιλήσαμε με μερικούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και κάναμε την επιλογή μας για την καλύτερη υπηρεσία EFSS συνολικά.

Δεδομένης της φήμης της, θα δικαιολογηθήκατε να υποθέσετε ότι η επιλογή θα ήταν το Dropbox Business. Το Box Business, ένα από τα μεγαλύτερα ονόματα αποθήκευσης cloud μεταξύ χρηστών επιχειρήσεων, θα ήταν μια άλλη καλή υπόθεση. Ωστόσο, ο εκπληκτικός μας νικητής είναι η Egnyte Connect, μια σχεδόν άψογη πλατφόρμα cloud που συνδυάζει εξαιρετικό συγχρονισμό και κοινή χρήση δυνατοτήτων με μια βαθιά βιβλιοθήκη εφαρμογών τρίτων, ισχυρή ασφάλεια cloud και προσιτές τιμές.

Επειδή όμως δεν είναι οι ίδιες οι ανάγκες κάθε ιδιοκτήτη επιχείρησης, θα αποκαλύψουμε επίσης τα αποτελέσματα των κορυφαίων επιλογών EFSS για διάφορες άλλες κατηγορίες για να σας βοηθήσουμε να λάβετε τη σωστή απόφαση για την ομάδα σας.

Contents

Καλύτεροι πάροχοι συγχρονισμού και κοινής χρήσης αρχείων

Βασικά EFSS

Το EFSS σημαίνει “συγχρονισμός και κοινή χρήση αρχείων επιχείρησης”. Σκεφτείτε το ως αποθήκευση cloud για επιχειρήσεις. Ο στόχος μιας πλατφόρμας EFSS είναι να δώσει στους εργαζομένους την ελευθερία να εργάζονται από οπουδήποτε και ταυτόχρονα να ενισχύουν την εργασία τους στο διαδίκτυο με μια ομάδα ανθρώπων που είναι διάσπαρτοι σε όλο τον κόσμο.

Τα πλεονεκτήματα της εξ αποστάσεως εργασίας συζητούνται εδώ και χρόνια. Μερικοί εργοδότες το αγκαλιάζουν επειδή ανοίγει το ταλέντο με την κατάργηση των περιφερειακών περιορισμών στην πρόσληψη και εξοικονομεί χρήματα σε χώρους γραφείων. Άλλοι προτιμούν την απομακρυσμένη εργασία επειδή μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερη ικανοποίηση των εργαζομένων, γεγονός που οδηγεί σε μικρότερο κύκλο εργασιών.

Για μερικούς, πρόκειται για έξοδο από τα φώτα φθορισμού που τρεμοπαίζουν και για να μπορέσετε να συνδεθείτε από μέρη που καλλιεργούν πιο δημιουργικά, είτε πρόκειται για καφετέρια στο κέντρο της πόλης είτε για παραθαλάσσιο εξοχικό σπίτι.

Τι κάνει μια λύση EFSS

Με μερικές εξαιρέσεις, τα βασικά στοιχεία των περισσότερων εργαλείων EFSS είναι παρόμοια από τη μία υπηρεσία στην άλλη. Ο κεντρικός μηχανισμός είναι ο φάκελος συγχρονισμού, ο οποίος είναι βασικά ένας ειδικός φάκελος που βρίσκεται στο σύστημα αρχείων της συσκευής σας, αλλά είναι επίσης συνδεδεμένος στο σύννεφο. Κάθε περιεχόμενο που τοποθετείτε σε αυτόν τον φάκελο αποστέλλεται σε ένα απομακρυσμένο κέντρο δεδομένων και, στη συνέχεια, σε άλλες συγχρονισμένες συσκευές.

Το αποτέλεσμα, ιδανικά, είναι ότι ένας υπάλληλος μπορεί να κάνει μια αλλαγή σε ένα αρχείο στη συσκευή του και όλοι οι άλλοι θα δουν ότι το αρχείο αλλάζει σχεδόν αμέσως στις δικές του συσκευές. Τα περισσότερα εργαλεία EFSS σάς επιτρέπουν επίσης να δημιουργήσετε ομάδες εργασίας και κοινόχρηστους φακέλους και να προσκαλέσετε άλλους να δουν συγκεκριμένα αρχεία δημιουργώντας συνδέσμους που οδηγούν σε αυτά τα αρχεία.

Με μερικά κοινά, θα σας συγχωρούσαν που πιστεύετε ότι δεν έχει σημασία αν πάτε με το OneDrive για επιχειρήσεις του Box ή το Dropbox Business μέσω του Egnyte Connect κ.ο.κ. Ως εκ τούτου, για πολλούς ιδιοκτήτες μικρομεσαίων επιχειρήσεων η απόφαση έρχεται πάντα στην κατώτατη γραμμή, η οποία μπορεί να μην είναι πάντα η πιο σοφή πορεία, όπως θα δείτε σε λίγο..

Ωστόσο, η αλήθεια του θέματος είναι ότι ενώ τα βασικά χαρακτηριστικά μπορεί να είναι γενικά τα ίδια μεταξύ των πλατφορμών, η εκτέλεση ποικίλλει έντονα. Είναι πιο εύκολο να δείξουμε παρά να το πούμε, οπότε πριν φτάσουμε στις κορυφαίες συνολικές επιλογές μας στο χώρο EFSS, αποφασίσαμε ότι αξίζει να δώσουμε στους αναγνώστες μας SMB λίγες περισσότερες πληροφορίες για να συνεργαστούμε.

Αν δεν μπορείτε να περιμένετε να μάθετε ποιοι είναι οι συνολικοί νικητές, μη διστάσετε να μεταβείτε στο τέλος του άρθρου. Δημοσιεύσαμε επίσης λεπτομερείς κριτικές σε διάφορες πλατφόρμες EFSS που εξετάσαμε κατά τη διαδικασία ελέγχου.

  • Κριτική Egnyte Connect
  • Επιθεώρηση Box Business
  • Αναθεώρηση Dropbox Business
  • Αναθεώρηση του OneDrive για επιχειρήσεις
  • Αναθεώρηση Citrix ShareFile
  • Αναθεώρηση IBM Connections
  • Ανασκόπηση Συγχρονικότητας
  • Ανασκόπηση Huddle
  • Ανασκόπηση eFolder Anchor

Εάν σας αρέσει η αγωνία και η ίντριγκα, καθώς θέλετε να μάθετε περισσότερα για το τι πρέπει να αναζητήσετε στη λύση αποθήκευσης στο cloud, σας συνιστούμε να διαβάσετε. Ανεξάρτητα από το ποια διαδρομή αποφασίσετε να ακολουθήσετε, ευχαριστούμε που συμμετείχατε, ας δούμε τι βρίσκεται στο κατάστημα.

Καλύτερο EFSS για συγχρονισμό αρχείων

Ο συγχρονισμός αρχείων ή απλά “συγχρονισμός” επιτρέπει στους χρήστες να εργάζονται στο ίδιο περιεχόμενο από διαφορετικές συσκευές, ιδανικά σε σχεδόν πραγματικό χρόνο. Οι ιδέες είναι ότι μπορείτε να κάνετε μια επεξεργασία σε ένα αρχείο στον υπολογιστή σας και οι συνεργάτες σας μπορούν να δουν ότι η αλλαγή αντικατοπτρίζεται σχεδόν αμέσως στις δικές τους συσκευές.

Οι περισσότερες πλατφόρμες αποθήκευσης cloud ακολουθούν σήμερα το μοντέλο συγχρονισμού που αναπτύχθηκε από τον ιδρυτή του Dropbox, Drew Houston, το οποίο είναι να παρέχει έναν φάκελο συγχρονισμού επιφάνειας εργασίας που αποθηκεύει περιεχόμενο τόσο στον σκληρό δίσκο της συσκευής σας όσο και στο cloud. Ωστόσο, ενώ πολλοί μιμούνται το μοντέλο, λίγοι το τραβούν καθώς και το Dropbox.

Η διαφορά είναι ότι το Dropbox ενσωματώνει μια λειτουργία συγχρονισμού κλειδιών που ονομάζεται μεταφορά αρχείων σε επίπεδο μπλοκ. Κοινή μεταξύ των περισσότερων από τις καλύτερες διαδικτυακές υπηρεσίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αλλά όχι στον κλάδο αποθήκευσης cloud, αυτός ο τύπος μεταφοράς αρχείων σημαίνει ότι μόνο τα τμήματα των αρχείων που άλλαξαν πραγματικά συγχρονίζονται και όχι ολόκληρο το αρχείο (αν είστε μπερδεμένοι, ανακαλύψτε τη διαφορά μεταξύ αντιγράφων ασφαλείας έναντι αποθήκευσης).

Αυτή η προσέγγιση εξοικονομεί πολύ χρόνο. Ενδέχεται να δείτε συγχρονισμό σε επίπεδο μπλοκ που μερικές φορές αναφέρεται ως “διαφορικός συγχρονισμός” ή “αντιγραφή δέλτα”. Όλοι οι όροι σημαίνουν το ίδιο πράγμα.

Μια άλλη εξαιρετική δυνατότητα συγχρονισμού με την οποία έχουν ενσωματωθεί πολλές περισσότερες υπηρεσίες αποθήκευσης cloud είναι ο επιλεκτικός συγχρονισμός. Ο επιλεκτικός συγχρονισμός σάς επιτρέπει να απενεργοποιήσετε το συγχρονισμό για περιεχόμενο, έτσι ώστε να είναι αποθηκευμένο μόνο στο σύννεφο και όχι στη συσκευή σας. Μας αρέσει αυτή η δυνατότητα για επαγγελματίες χρήστες, λόγω της τάσης προς φορητούς υπολογιστές υπερήχων με μικρούς δίσκους στερεάς κατάστασης (SSD).

Πρώτη θέση: Dropbox Business

Το Dropbox εφηύρε συγχρονισμό και συνεχίζει να πρωτοστατεί. Ενώ οι αρχικές μεταφορτώσεις αρχείων και λήψεις με το Dropbox ενδέχεται να μην προκαλέσουν ανταγωνισμό, το ίδιο δεν μπορεί να ειπωθεί για τις αλλαγές που έγιναν σε υπάρχοντα αρχεία χάρη στην προσέγγιση σε επίπεδο μπλοκ.

Μας αρέσει επίσης η προσέγγιση του Dropbox στον επιλεκτικό συγχρονισμό, την οποία η εταιρεία ονομάζει «έξυπνος συγχρονισμός». Με τις περισσότερες πλατφόρμες EFSS, όταν απενεργοποιείτε τον συγχρονισμό για έναν φάκελο, δεν μπορείτε πλέον να τον δείτε μέσα στο φάκελο συγχρονισμού. Με το Dropbox, μπορείτε να τα δείτε και να έχετε πρόσβαση σε αυτά. Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι επειδή αυτό το περιεχόμενο δεν είναι αποθηκευμένο στον σκληρό σας δίσκο, δεν είναι διαθέσιμο εκτός σύνδεσης.

Τα μέγιστα μεγέθη αρχείων για συγχρονισμό Dropbox είναι 20 GB, τα οποία θα πρέπει να είναι περισσότερο από αρκετά για τους περισσότερους κατόχους SMB.

Τέλος, το Dropbox σάς επιτρέπει να επιταχύνετε τα ποσοστά λήψης και μεταφόρτωσης, έτσι ώστε ο συγχρονισμός να μην επηρεάζει αρνητικά τους πόρους του συστήματος που θέλετε να αφιερώσετε σε άλλες εργασίες. Στις δοκιμές μας, αυτό δεν συνέβη ποτέ, αλλά εξακολουθεί να είναι μια καλή επιλογή.

Δεύτερη θέση: Egnyte Connect

Το Egnyte Connect είναι η μόνη άλλη πλατφόρμα EFSS που βρήκαμε κατά την ανάλυσή μας που ενσωματώνει συγχρονισμό επιπέδου μπλοκ για όλους τους τύπους αρχείων. Στις δοκιμές μας, απέδωσε ακριβώς όπως και το Dropbox Business, μειώνοντας τις μεταφορτώσεις αρχείων για τεράστια αρχεία από λίγα λεπτά στις αρχικές μεταφορτώσεις σε λίγα δευτερόλεπτα όταν έγιναν αλλαγές.

Το Egnyte υποστηρίζει επίσης επιλεκτικό συγχρονισμό, αλλά όταν το απενεργοποιείτε για έναν δεδομένο φάκελο, δεν βλέπετε πλέον αυτόν τον φάκελο στο συγχρονισμό του φακέλου σας. Πρέπει είτε να μεταβείτε στη διεπαφή του προγράμματος περιήγησης Egnyte για να τη δείτε ή μπορείτε να εγκαταστήσετε το Egnyte Drive, το οποίο λειτουργεί σαν μονάδα δίσκου δικτύου στο σύστημα αρχείων σας. Το Egnyte υπολείπεται του Dropbox όταν έχει μέγιστο μέγεθος αρχείου, με ανώτατο όριο 10 GB.

Μπορείτε να ανεβάσετε και να κατεβάσετε ταχύτητες συγχρονισμού με το Egnyte ή μπορείτε να ορίσετε ένα πρόγραμμα συγχρονισμού, εάν προτιμάτε να μην συνεχίζεται ο συγχρονισμός. Ωστόσο, για επιχειρηματικές συνεργασίες, δεν θα σας συνιστούσαμε να το κάνετε, καθώς ενδέχεται να έχετε κάμψεις κάπου.

Τρίτη θέση: OneDrive για επιχειρήσεις

Σε ένα σημείο, η Microsoft είχε παραθέσει συγχρονισμό σε επίπεδο μπλοκ για όλους τους τύπους αρχείων στον χάρτη πορείας ανάπτυξης του OneDrive για επιχειρήσεις, καθώς έφτασε στη σκηνή το 2ο τρίμηνο του 2017. Ωστόσο, το Q2 έχει έρθει και φύγει, η λειτουργία δεν κυκλοφόρησε ποτέ και δεν αναφέρεται πλέον ως να δουλεύεις.

Αν και αυτό μας λυπάται, το OneDrive υποστηρίζει τουλάχιστον συγχρονισμό επιπέδου μπλοκ για αρχεία του Microsoft Office. Αυτό είναι κάτι περισσότερο από ό, τι οι περισσότερες υπηρεσίες αποθήκευσης cloud.

Ο συγχρονισμός με το OneDrive για επιχειρήσεις υποστηρίζεται για αρχεία έως 10 GB, το ίδιο με το Egnyte. Ο επιλεκτικός συγχρονισμός είναι επίσης μια επιλογή, την οποία μπορείτε να διαχειριστείτε κάνοντας δεξί κλικ στο εικονίδιο OneDrive στη γραμμή εργασιών σας και επιλέγοντας “ρυθμίσεις”.

Όπως και οι δύο κορυφαίες επιλογές συγχρονισμού, το OneDrive σάς επιτρέπει επίσης να προσαρμόσετε χειροκίνητα το εύρος ζώνης που χρησιμοποιείται για μεταφορτώσεις αρχείων και λήψεις σε περίπτωση που προκαλεί προβλήματα με άλλες εργασίες.

Το καλύτερο EFSS για κοινή χρήση αρχείων

Όπως και ο συγχρονισμός, η κοινή χρήση αρχείων είναι μια λειτουργία που έχει σχεδιαστεί για να μοιράζεται εύκολα περιεχόμενο με άλλους χρήστες χωρίς να χρειάζεται να ασχοληθεί με email με μεγαλύτερα συνημμένα αρχεία ή αφαιρούμενα μέσα. Επίσης, όπως ο συγχρονισμός, υπάρχει πολύ μικρή παραλλαγή στη βασική προσέγγιση αυτής της δυνατότητας. Τα περισσότερα εργαλεία EFSS σάς επιτρέπουν να μοιράζεστε περιεχόμενο τόσο στο φάκελο προσθέτοντας πρόσβαση χρήστη όσο και σε επίπεδο αρχείου είτε μέσω πρόσκλησης μέσω email είτε δημιουργώντας έναν σύνδεσμο.

Τούτου λεχθέντος, η κοινή χρήση αρχείων μπορεί να είναι επικίνδυνη επιχείρηση όταν εργάζεστε με ευαίσθητη πνευματική ιδιοκτησία και καλά εργαλεία EFSS ενσωματώνουν ρυθμίσεις κοινής χρήσης αρχείων για να διατηρήσετε τα επιχειρηματικά σας ενδιαφέροντα ασφαλή. Οι βασικές ρυθμίσεις περιλαμβάνουν κωδικούς πρόσβασης συνδέσμου, ημερομηνίες λήξης, ειδοποιήσεις πρόσβασης και δυνατότητες αναφοράς για να παρακολουθείτε τι περιεχόμενο έχει κοινοποιηθεί.

Ενώ ορισμένες από αυτές τις δυνατότητες μπορεί να μοιάζουν με μη εγκεφάλους, οι περισσότερες λύσεις αποθήκευσης cloud χάνουν ένα ή περισσότερα από αυτά. Το OneDrive για επιχειρήσεις, για παράδειγμα, δεν σας επιτρέπει να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης συνδέσμου και δεν σας δίνει κανέναν τρόπο να ελέγξετε όλους τους συνδέσμους που έχετε δημιουργήσει σε μία προβολή.

Κοινόχρηστοι φάκελοιΣύνδεσμοι αρχείωνΣύνδεση κωδικών πρόσβασηςΣύνδεση ημερομηνιών λήξηςΈλεγχος συνδέσμων
Egnyte Connect
Dropbox Business
Επιχείρηση κουτιού
Άγκυρα eFolder
OneDrive για επιχειρήσεις
Citrix ShareFile
Συγχρονικότητα
Συνδέσεις IBM

Ακολουθούν οι τρεις πρώτες επιλογές μας για εργαλεία EFSS που κάνουν σωστή κοινή χρήση αρχείων.

Πρώτη θέση: Egnyte Connect

Το Egnyte Connect απενεργοποιεί όλα τα πλαίσια όσον αφορά την κοινή χρήση αρχείων και μετά κάποια. Μπορείτε να μοιραστείτε οποιονδήποτε φάκελο προσθέτοντας χρήστες σε επίπεδο ατόμου ή ομάδας ή απλά δημιουργώντας έναν σύνδεσμο που δείχνει αυτόν τον φάκελο. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε συνδέσμους για μεμονωμένα αρχεία, τα οποία μπορούν να αποστέλλονται μέσω email ή να διανέμονται μη αυτόματα.

Οι επιχειρηματικοί χρήστες διατηρούν τον έλεγχο των συνδέσμων τους με επιλογές όπως κωδικούς πρόσβασης συνδέσμων, ημερομηνίες λήξης και ειδοποιήσεις για όποτε χρησιμοποιείται αυτός ο σύνδεσμος. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε την πρόσβαση σε συνδέσμους με βάση το εάν ο μεμονωμένος κάτοχος λογαριασμού σας διαθέτει άδεια ή όχι και να περιορίσετε εάν οι χρήστες με το σύνδεσμό σας μπορούν να πραγματοποιήσουν λήψη του αρχείου ή απλώς προεπισκόπηση του.

Η προσέγγιση Egnyte στην κοινή χρήση περιεχομένου είναι πιο προσεκτική και καλά σχεδιασμένη από οποιαδήποτε άλλη που έχουμε χρησιμοποιήσει, κάνοντας μια εύκολη κορυφαία επιλογή σε αυτήν την κατηγορία.

Δεύτερη θέση: Dropbox Business

Το Dropbox Business είναι παρόμοιο με το Egnyte Connect, καθώς σας επιτρέπει να δημιουργείτε κοινόχρηστους φακέλους και περιλαμβάνει εξαιρετικές επιλογές ρυθμίσεων για συνδέσμους αρχείων. Αυτές οι επιλογές περιλαμβάνουν προστασία με κωδικό πρόσβασης και ημερομηνίες λήξης, καθώς και τη δυνατότητα περιορισμού της πρόσβασης συνδέσμου με βάση το εάν το άτομο είναι μέλος της ομάδας σας ή όχι.

Πραγματικά το μόνο μειονέκτημα είναι ότι το Dropbox Business δεν σας δίνει μια επιλογή ειδοποίησης για κοινή χρήση συνδέσμων ή σας επιτρέπει να αποτρέψετε τις λήψεις αρχείων.

Η πλατφόρμα, ωστόσο, παρέχει μερικές ωραίες δυνατότητες αναφοράς τόσο για κοινόχρηστο φάκελο όσο και για συνδέσμους. Από την καρτέλα “κοινόχρηστο” στην κονσόλα διαχειριστή, μπορείτε να ελέγξετε γρήγορα τους φακέλους και τα αρχεία που έχει μοιραστεί η ομάδα σας και τους συνδέσμους που έχουν δημιουργηθεί.

Τρίτη θέση: Box Business

Το Box Business περιλαμβάνει ρυθμίσεις κωδικού πρόσβασης και λήξης για συνδέσμους που σας δίνουν τον έλεγχο του περιεχομένου σας. Η υπηρεσία υπολείπεται, ωστόσο, χωρίς να συμπεριληφθεί ένας τρόπος για να ελέγχετε εύκολα τους συνδέσμους που έχουν δημιουργηθεί. Αυτός είναι ο πρωταρχικός λόγος που κατατάξαμε το Box Business λίγο πίσω από το Egnyte Connect και το Dropbox Business.

Για να δείτε ποιοι σύνδεσμοι έχουν δημιουργηθεί με το Box, πρέπει να σαρώσετε τους φακέλους σας για ένα εικονίδιο συνδέσμου δίπλα στα ονόματα αρχείων. Ως μέσο ελέγχου συνδέσμων, αυτή η προσέγγιση είναι χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα.

Είναι πιο ασφαλές να ρυθμίσετε κοινόχρηστους φακέλους με το Box για την ομάδα σας και απλώς να αποκτήσετε πρόσβαση σε περιεχόμενο με αυτόν τον τρόπο. Ωστόσο, η συμπερίληψη μιας επιλογής κωδικού πρόσβασης είναι κάτι περισσότερο από ό, τι μπορείτε να λάβετε με τα περισσότερα άλλα εργαλεία, όπως μεγάλα ονόματα όπως το eFolder Anchor, το Citrix ShareFile και το IBM Connections.

Τα καλύτερα εργαλεία EFSS για παραγωγικότητα

Ο συγχρονισμός και η κοινή χρήση είναι τα κύρια χαρακτηριστικά οποιασδήποτε πλατφόρμας EFSS. Παρόλο που υπάρχει σίγουρα μεγάλη διαφορά μεταξύ του πόσο καλά οι υπηρεσίες εφαρμόζουν αυτές τις λειτουργίες, πολλοί επιχειρηματικοί χρήστες δεν θα μπορούσαν ποτέ να παρατηρήσουν αυτές τις διαφορές αν εργάζονται μόνο σε μικρά αρχεία και προτιμούν να κολλάνε στη χρήση κοινόχρηστων φακέλων. Ωστόσο, οι δυνατότητες παραγωγικότητας ή η έλλειψη αυτών, είναι πολύ πιο δύσκολο να αγνοηθεί.

Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μια πλατφόρμα EFSS μπορεί να προσεγγίσει ενσωματώνοντας μια σουίτα παραγωγικότητας. Συνήθως, θα βλέπετε λειτουργίες όπως διαχείριση εργασιών και συνομιλίες ενσωματωμένες απευθείας στην πλατφόρμα. Άλλοι πάροχοι σάς παρέχουν πρόσβαση σε εγγενείς εφαρμογές που έχουν αναπτυχθεί εσωτερικά. Το OneDrive για επιχειρήσεις, το οποίο σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε το Office Online χωρίς να απαιτείται επιπλέον εγκατάσταση, είναι ένα καλό παράδειγμα.

Ίσως το μεγαλύτερο πλεονέκτημα μιας πλατφόρμας σε σχέση με την άλλη, έγκειται στις ενσωματώσεις εφαρμογών τρίτων. Για παράδειγμα, πολλά από τα εργαλεία που εξετάσαμε, όπως το Syncplicity, δεν είχαν καθόλου τέτοιες ενσωματώσεις. Άλλοι, όπως οι τρεις νικητές μας σε αυτήν την κατηγορία, έχουν κάνει εντυπωσιακή δουλειά δημιουργώντας τεχνολογικές συνεργασίες που θα ωφελήσουν σε μεγάλο βαθμό τους επιχειρηματικούς χρήστες.

Τέτοιες ενσωματώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:

  • Διαχείριση έργου: Trello, Wrike και Asana
  • Δημιουργία εγγράφων: Office Online και Έγγραφα Google
  • Συλλογή eSignature: DocuSign, HelloSign και Adobe Sign
  • Επικοινωνία: Slack, HipChat και Hootsuite
  • Ροή εργασίας: Zapier, IFTTT και built.io

Δείτε τους τρεις νικητές μας.

Πρώτη θέση: Dropbox Business

Το Dropbox έχει κάνει καλύτερες συνεργασίες τεχνολογίας δημιουργίας θέσεων εργασίας από οποιαδήποτε άλλη πλατφόρμα EFSS που αξιολογήσαμε κατά την περίοδο ελέγχου. Μπορείτε να εξετάσετε μόνοι σας τις επιλογές μεταβαίνοντας στη βιβλιοθήκη με δυνατότητα αναζήτησης της υπηρεσίας.

Η βιβλιοθήκη σάς επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση με βάση το όνομα του προμηθευτή ή να περιηγηθείτε σε ένα ευρύ φάσμα κατηγοριών. Οι επιλογές περιλαμβάνουν, Slack, Trello Microsoft Office, Asana και πολλά, πολλά άλλα.

Το Dropbox διαθέτει επίσης μια εγγενή εφαρμογή notetaking που ονομάζεται Dropbox Paper. Συγκρίναμε το Paper vs τα Έγγραφα Google και το βρήκαμε ένα καλό εργαλείο για ιδέες ανταλλαγής ιδεών ή για τη λήψη σημειώσεων σε σύσκεψη, αν και δεν είναι στο ίδιο πρωτάθλημα με μερικές από τις καλύτερες εφαρμογές λήψης σημειώσεων εκεί έξω. Στην πραγματικότητα, ένας τομέας όπου το Dropbox Business είναι πολύ σύντομο είναι οι ενοποιήσεις με αυτά τα προϊόντα. Μπορείτε, ωστόσο, να ρυθμίσετε μια ενοποίηση Dropbox και Evernote χρησιμοποιώντας IFTTT εάν αυτό είναι κάτι που πραγματικά χρειάζεστε.

Δεύτερη θέση: Box Business

Το Box Business εντυπωσιάζει με ενσωματώσεις στο Office Online, στο Office 365 και στα Έγγραφα Google. Πολλά εργαλεία EFSS λειτουργούν με τη Microsoft, αλλά πολύ λίγα λειτουργούν με τα Έγγραφα Google, πόσο μάλλον τόσο τα Microsoft όσο και τα Έγγραφα Google.

Όπως το Dropbox, το Box έχει επίσης τη δική του εφαρμογή σημειώσεων, η οποία ονομάζεται Box Notes. Επίσης, όπως το Dropbox, το Box διαθέτει μια βιβλιοθήκη με δυνατότητα αναζήτησης τρίτων μερών για την ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας.

Ο λόγος για τον οποίο κατατάξαμε το Box χαμηλότερο από το Dropbox είναι επειδή, ενώ είναι καλύτερο από τα περισσότερα, η βιβλιοθήκη Box υπολείπεται αυτού που προσφέρει το Dropbox Business (αν και όχι πολύ).

Τρίτη θέση: Συνδέσεις IBM

Συζητήσαμε εκτενώς δίνοντας την τρίτη θέση στην Egnyte, η οποία διαθέτει μια καλή βιβλιοθήκη εφαρμογών τρίτων και, όπως το Box, ενσωματώνεται τόσο με τα Έγγραφα Google όσο και με το Office Online. Στο τέλος, όμως, αποφασίσαμε να πάμε με το IBM Connections.

Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν μια παράξενη επιλογή δεδομένου ότι οι Συνδέσεις σάς παρέχουν μόνο μια προσθήκη για το Office 365 και δεν ενσωματώνονται στο Office Online ή στα Έγγραφα Google. Έχει μια πιο αδύναμη βιβλιοθήκη τρίτων από την Egnyte. Ωστόσο, ήμασταν τόσο εντυπωσιασμένοι με την καινοτόμο προσέγγιση της IBM Connections για την κοινωνικοποίηση της συνεργασίας, που απλά έπρεπε να της δώσουμε μια θέση.

Οι συνδέσεις μοιάζουν σχεδόν σαν μια πλατφόρμα κοινωνικών μέσων παρά μια πλατφόρμα EFSS. Στην αρχική σελίδα, μπορείτε να αφήσετε ενημερώσεις κατάστασης, να ελέγξετε αυτές των συνεργατών σας και να ελέγξετε τις αναφορές.

Οι συνδέσεις σάς επιτρέπουν επίσης να δημιουργήσετε σελίδες κοινότητας, οι οποίες είναι σαν ομάδες φόρτισης με υπερφόρτιση. Οι κοινότητες μπορούν να μοιράζονται περιεχόμενο εσωτερικά, να συνδέονται πιο εύκολα με άλλα μέλη, να χρησιμοποιούν ένα φόρουμ και ακόμη και να δημιουργούν wikis.

Εκτός από τις κοινωνικές πτυχές του, το Connections διαθέτει επίσης δυνατότητες διαχείρισης εργασιών και σας επιτρέπει να διοργανώνετε ζωντανές συναντήσεις με έως και 200 ​​συμμετέχοντες.

Οι συνδέσεις δεν θα είναι κατάλληλες για κάθε επιχείρηση, ειδικά αν χρησιμοποιείτε ήδη εργαλεία όπως το Trello, το Slack και το Skype για επιχειρήσεις. Ωστόσο, για τους κατόχους SMB που θέλουν να διαχειριστούν τα γενικά έξοδα και ταυτόχρονα να προκαλέσουν μια βαθιά ατμόσφαιρα ομάδας, υπάρχουν πολλά να σας αρέσουν με αυτήν την υπηρεσία.

Επιλογές EFSS καλύτερης αξίας

Η μείωση του κόστους είναι πάντα μεγάλη ανησυχία για τους ιδιοκτήτες μικρομεσαίων επιχειρήσεων που προσπαθούν να παραμείνουν στο μαύρο. Παρόλο που είναι σημαντικό, μην αφήσετε αυτόν τον στόχο να σας ξεγελάσει για να μεταβείτε σε μια υπηρεσία με χαμηλή τιμή αυτοκόλλητου. Με πολλά εργαλεία EFSS φιλικά προς τον προϋπολογισμό, παίρνετε αυτό που πληρώνετε.

Ένα καλό παράδειγμα αυτού είναι το Syncplicity. Παρόλο που το ετήσιο κόστος των 60 $ ανά χρήστη είναι ελκυστικό, το Syncplicity σας προσφέρει μόνο 300 GB κοινόχρηστου χώρου αποθήκευσης στο cloud και δεν διαθέτει βιβλιοθήκη ενοποίησης εφαρμογών.

Οι τρεις επιλογές παρακάτω προσφέρουν έναν συνδυασμό χαμηλών τιμών και καλών χαρακτηριστικών, καθιστώντας τις ιδανικές λύσεις για επιχειρήσεις στο κυνήγι μιας σταθερής, φθηνής λύσης αποθήκευσης στο cloud.  

Μηνιαίο κόστοςΕλάχιστοι χρήστεςΣυνολική αποθήκευση
OneDrive για επιχειρήσεις5 $ ανά χρήστη11 TB
Γραφείο Egnyte Connect8 $ ανά χρήστη55 TB (κοινόχρηστο)
IBM Connections Social6 $ ανά χρήστη11 TB (κοινόχρηστο)

Πρώτη θέση: OneDrive για επιχειρήσεις

Η πρώτη θέση είναι το OneDrive για επιχειρήσεις. Πέντε δολάρια ανά χρήστη τους παίρνει 1 TB αποθηκευτικού χώρου το καθένα και, σε αντίθεση με τους περισσότερους προμηθευτές, η Microsoft σας αναγκάζει να εγγραφείτε σε έναν ελάχιστο αριθμό χρηστών. Ακόμα καλύτερα, εάν εγγραφείτε σε πέντε ή περισσότερους χρήστες, η Microsoft σάς προσφέρει έναν απεριόριστο χώρο αποθήκευσης. Αυτή είναι μακράν η καλύτερη αξία οποιουδήποτε εργαλείου EFSS που εξετάσαμε όταν εξετάσαμε μόνο το κόστος και τον αποθηκευτικό χώρο.

Εκτός από αυτό το σχέδιο, η Microsoft διαθέτει αρκετά περισσότερα διαθέσιμα, καθιστώντας το επίσης το πιο ευέλικτο εργαλείο EFSS που δοκιμάσαμε όσον αφορά την επεκτασιμότητα. Ορισμένα σχέδια σάς επιτρέπουν ακόμη και να κάνετε λήψη πλήρων εκδόσεων του Office 365. Η φθηνότερη επιλογή είναι το Office 365 Business, το οποίο κοστίζει μόλις 8,25 $ ανά χρήστη ανά μήνα και παρέχει σε καθένα από αυτά 1 TB αποθηκευτικού χώρου.

Δεύτερη θέση: Egnyte Connect

Αυτό το σημείο πηγαίνει στο Egnyte Connect Office. Το σχέδιο απαιτεί τουλάχιστον πέντε χρήστες, κάτι που είναι ένα drag, αλλά αυτό είναι ακόμα καλύτερο από πολλές από τις εναλλακτικές λύσεις. Η τιμή των 8 $ είναι επίσης πολύ καλή, ειδικά για αποθήκευση 5 TB. Σε αντίθεση με το OneDrive, ωστόσο, αυτός είναι ο κοινόχρηστος αποθηκευτικός χώρος, με τον οποίο λειτουργούν οι περισσότερες πλατφόρμες EFSS.

Οι πρόσθετες άδειες δεν σας προσφέρουν περισσότερο χώρο, εκτός και αν βρείτε το λιγότερο λογικό πρόγραμμα Egnyte Connect Business, το οποίο απαιτεί τουλάχιστον 25 χρήστες και κοστίζει 15 δολάρια ανά χρήστη για 10 TB κοινόχρηστου χώρου.

Τρίτη θέση: IBM Connections Social  

Όπως και με την Egnyte, ο χώρος αποθήκευσης που λαμβάνετε με το IBM Connections Social μοιράζεται στην ομάδα σας. Ωστόσο, αυτό γίνεται πιο προβληματικό λόγω του γεγονότος ότι έχετε μόνο 1 TB χώρου αντί για 5 TB. Κάθε αδειοδοτημένος χρήστης αποκτά 1 GB προσωπικού αποθηκευτικού χώρου με τις συνδέσεις, αλλά αυτό δεν είναι πολύ να δουλέψουμε.

Για λίγο περισσότερη προοπτική σχετικά με το γιατί επιλέξαμε τα τρία κορυφαία, δείτε μια από τις χαμηλότερες τιμές για ορισμένα από τα άλλα εργαλεία EFSS που εξετάσαμε, χωρίς συγκεκριμένη σειρά… εκτός από το να θέσουμε το Huddle νεκρό τελευταίο.   

Μηνιαίο κόστοςΕλάχιστοι χρήστεςΣυνολική αποθήκευση
Επιχειρηματικό πρότυπο Dropbox15 $ ανά χρήστη32 TB (κοινόχρηστο)
Box Business Starter5 $ ανά χρήστη3100 GB
Citrix ShareFile15 $ ανά χρήστη51 TB (κοινόχρηστο)
Huddle Essential20 $ ανά χρήστη15100 GB (κοινόχρηστο)

Με 20 $ ανά χρήστη με τουλάχιστον 15 χρήστες και μόλις 100 GB κοινόχρηστου χώρου αποθήκευσης στο cloud για να συνεργαστεί, ο Huddle κερδίζει την ατυχής διάκριση της συνολικής χαμηλότερης τιμής.

Καλύτερες επιλογές ασφαλείας EFSS

Η εύρεση της πιο ασφαλούς λύσης αποθήκευσης cloud είναι ένα από τα θέματα που ακούμε περισσότερο από τους αναγνώστες μας στο Cloudwards.net. Είναι μια λογική ανησυχία δεδομένου του πόσο έγκλημα στον κυβερνοχώρο είναι στις ειδήσεις αυτές τις μέρες. Οι προειδοποιητικές ιστορίες περιλαμβάνουν την παραβίαση του Dropbox το 2012, την εισβολή στο iPhone του 2014 και τις επιθέσεις κακόβουλου λογισμικού ransomware όπως το WannaCry και η Petya.   

Εκτός από τις βάσεις δεδομένων και τα ransomware, οι επιθέσεις man-in-the-middle και man-in-the-cloud, οι οποίες αποτελούν μορφές υποκλοπής στις μεταδόσεις δεδομένων, αυξάνονται, καθιστώντας την ισχυρή ασφάλεια κατά τη μεταφορά πιο σημαντική από ποτέ.  

Τα περισσότερα εργαλεία EFSS σήμερα, συμπεριλαμβανομένων όλων των προτάσεων που κάναμε σε αυτήν τη συγκέντρωση, ενσωματώνουν κρυπτογράφηση τόσο σε διαμετακόμιση όσο και σε κατάσταση ηρεμίας για να αποτρέψουν τους κακούς από την ανάγνωση των αρχείων σας. Ωστόσο, ενώ η καλή κρυπτογράφηση είναι, για όλους τους πρακτικούς σκοπούς, αδύνατη η βίαιη παραβίαση, υπάρχουν και άλλοι τρόποι με τους οποίους τα δεδομένα σας θα μπορούσαν να παραβιαστούν, ξεκινώντας με αδύναμους κωδικούς πρόσβασης υπαλλήλων.  

Οι ασφαλείς πλατφόρμες EFSS προσφέρουν μια σειρά δυνατοτήτων για να διατηρήσετε το περιεχόμενό σας μακριά από ανεπιθύμητα μάτια. Τέτοιες δυνατότητες περιλαμβάνουν έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων, απομακρυσμένα μαντηλάκια συσκευών, σκληρυμένα κέντρα δεδομένων και ενοποίηση με εφαρμογές κρυπτογράφησης από άκρο σε άκρο όπως το Boxcryptor.

Box BusinessDropbox BusinessCitrix ShareFileEgnyte ConnectIBM Συνδέσεις
ΚρυπτογράφησηAES 256AES 256AES 256AES 256AES 128
Έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων
Προσαρμοσμένες απαιτήσεις κωδικού πρόσβασης
Σκουπίστε από απόσταση
Καρφίτσωμα συσκευής
Ενσωμάτωση SSO*
Ενσωμάτωση Boxcryptor

* Το Dropbox Business Advanced περιλαμβάνει ενοποίηση SSO. Το Dropbox Business Standard δεν το κάνει.

Πρώτη θέση: Egnyte Connect

Η Egnyte χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση AES 256-bit για να ανακαλύψει δεδομένα κατά τη μεταφορά και σε κατάσταση ηρεμίας στο cloud. Πολλά χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και κυβερνητικοί οργανισμοί χρησιμοποιούν μόνο κρυπτογράφηση 128-bit, αν και η κρυπτογράφηση 256-bit είναι αρκετά τυπική μεταξύ των υπηρεσιών αποθήκευσης cloud.

Αυτό που πραγματικά τράβηξε την προσοχή μας με την Egnyte ήταν όλα τα πρόσθετα προνόμια ασφαλείας που σας προσφέρει. Για παράδειγμα, το Egnyte σάς επιτρέπει να προστατεύετε το περιεχόμενό σας από την απειλή αδύναμων κωδικών πρόσβασης με τις δυνατότητες:

  • Ορίστε υποχρεωτικές απαιτήσεις ισχύος κωδικού πρόσβασης
  • Απαιτείται επαναφορά κωδικού πρόσβασης ρουτίνας
  • Αναστολή λογαριασμών χρηστών μετά από πολλαπλές αποτυχημένες συνδέσεις
  • Απαιτείται έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων

Το Egnyte Connect ενσωματώνεται επίσης στο Boxcryptor, το οποίο σας επιτρέπει να κρυπτογραφείτε τα αρχεία σας πριν τα στείλετε στο cloud. Με αυτόν τον τρόπο, η Egnyte δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει τα κλειδιά κρυπτογράφησης που αποθηκεύει για να αποκρυπτογραφήσει τα αρχεία σας. Αυτό, με τη σειρά του, εμποδίζει την υπηρεσία να παραδώσει τα δεδομένα σας στην κυβέρνηση για να συμμορφωθεί με προγράμματα παρακολούθησης ή εντάλματα.

Για μεγαλύτερο έλεγχο των κωδικών πρόσβασης των υπαλλήλων σας, μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε το Egnyte με μια υπηρεσία ενιαίας σύνδεσης (SSO). Αυτές οι υπηρεσίες όχι μόνο σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε καλύτερα τις συνδέσεις, εάν χρησιμοποιείτε άλλες πλατφόρμες που ενσωματώνονται με το ίδιο SSO, οι υπάλληλοί σας μπορούν να χρησιμοποιούν τον ίδιο κωδικό πρόσβασης για όλες αυτές. Η Egnyte προσφέρει μερικές διαφορετικές επιλογές ενσωμάτωσης SSO: OneLogin, Bitium, Okta και Ping Identity.

Το Egnyte σάς επιτρέπει επίσης να παρακολουθείτε συσκευές υπαλλήλων που είναι συγχρονισμένες με το χώρο αποθήκευσης στο cloud και διακόπτετε αυτήν τη σύνδεση. Με αυτόν τον τρόπο, εάν μια συσκευή χαθεί ή κλαπεί, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τις πιθανότητες μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης δεδομένων.

Τέλος, το Egnyte Connect σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε μια υβριδική προσέγγιση για την αποθήκευση cloud. Με τον υβριδικό χώρο αποθήκευσης, μπορείτε να διατηρήσετε ορισμένα δεδομένα στο cloud και ορισμένα δεδομένα στους δικούς σας ιδιωτικούς διακομιστές. Με αυτόν τον τρόπο, εάν έχετε ιδιαίτερα εμπιστευτικές πληροφορίες, μπορείτε να διατηρήσετε τον πλήρη έλεγχο αυτού του περιεχομένου και να ορίσετε τα δικά σας πρωτόκολλα ασφαλείας.

Δεύτερη θέση: Box Business

Το Box Business έχει παρόμοιες δυνατότητες ασφαλείας με το Egnyte, συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων κρυπτογράφησης AES 256-bit και προσαρμοσμένων κωδικών πρόσβασης. Ωστόσο, οι επιλογές απαίτησης κωδικού πρόσβασης δεν είναι τόσο διαφορετικές όσο με το Egnyte και δεν μπορείτε να ορίσετε υποχρεωτικές επαναφορές. Το Box επίσης δεν σας επιτρέπει να εκτελείτε απομακρυσμένα μαντηλάκια συσκευής. Μπορείτε να διακόψετε τις συνδέσεις συγχρονισμού με συσκευές, αλλά αυτό δεν διαγράφει το περιεχόμενο της αποσυνδεδεμένης συσκευής.

Το Box διαθέτει σύστημα διαχείρισης κλειδιών (KMS), το οποίο σας επιτρέπει να ρυθμίσετε και να διατηρήσετε τα δικά σας κλειδιά κρυπτογράφησης. Ωστόσο, αυτές οι επιλογές είναι διαθέσιμες μόνο για πελάτες Enterprise. Η ενσωμάτωση SSO είναι μια άλλη επιλογή, αλλά όχι στους τυπικούς λογαριασμούς.

Συνολικά, η υπηρεσία παρέχει μεγάλη ασφάλεια, αλλά διατηρεί μερικές από τις καλύτερες δυνατότητες για τους πελάτες του Fortune 500 και όχι για τις μικρές επιχειρήσεις.

Τρίτη θέση: Citrix ShareFile

Το Citrix ShareFile κάνει ό, τι κάνουν οι Egnyte και Box, μείον την ενσωμάτωση του Boxcryptor και την καρφίτσα της συσκευής. Ακόμη και υπό το φως αυτών των ελλείψεων, με κάποιους τρόπους θα μπορούσατε να υποστηρίξετε ότι το ShareFile είναι η πιο ασφαλής πλατφόρμα των τριών χάρη στις δυνατότητες προσαρμογής του ρόλου του. Ωστόσο, θα αποφασίσουμε να πιστώσουμε το ShareFile για αυτήν την πτυχή της πλατφόρμας του στην ενότητα διαχείρισης χρηστών, που θα ακολουθήσει στη συνέχεια.  

Οι επιλογές απαίτησης κωδικού πρόσβασης του ShareFile είναι εξαιρετικές, επιτρέποντάς σας όχι μόνο να ορίσετε ελάχιστη διάρκεια και ημερομηνίες λήξης, αλλά να υπαγορεύετε πόσους αριθμούς και ειδικούς χαρακτήρες πρέπει να συμπεριληφθούν.

Βέλτιστες επιλογές διαχείρισης χρηστών EFSS

Στενά συνδεδεμένη με το θέμα της ασφάλειας του cloud είναι η διαχείριση χρηστών. Οι ισχυρές δυνατότητες διαχείρισης χρηστών σάς επιτρέπουν να ελέγχετε τι μπορούν και τι δεν μπορούν να κάνουν οι χρήστες. Συνήθως, θα δείτε τουλάχιστον επιλογές για να δώσετε στους χρήστες δικαιώματα επεξεργασίας ή μόνο για προβολή σε αρχεία. Τα καλύτερα εργαλεία προσφέρουν πιο ισχυρή προσαρμογή ρόλων. Άλλα χαρακτηριστικά που θέλουμε να δούμε είναι οι δυνατότητες δημιουργίας και διαχείρισης ομάδων και εκτέλεσης αναφορών σχετικά με τη χρήση και τη δραστηριότητα των χρηστών.

Επιλέξτε ένα εργαλείο με καλά στοιχεία ελέγχου διαχείρισης χρηστών εάν εργάζεστε με ιδιαίτερα ευαίσθητη πνευματική ιδιοκτησία. Η πιο συνηθισμένη αιτία παραβίασης δεδομένων είναι αμελείς και κακόβουλοι υπάλληλοι. Η καλή εποπτεία και οι περιοριστικές δυνατότητες περιορίζουν αυτόν τον κίνδυνο.

Πρώτη θέση: Citrix Sharefile

Όσον αφορά την προσαρμογή ρόλων, το Citrix Sharefile ξεπερνά πραγματικά τον ανταγωνισμό. Από την κονσόλα διαχειριστή, μπορείτε να αναλύσετε τις άδειες χρήστη για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε δυνατότητες όπως η δυνατότητα δημιουργίας φακέλων σε επίπεδο ρίζας, η πρόσβαση σε εργαλεία αναφοράς και η χρήση προσωπικού χώρου αποθήκευσης.

Το ShareFile σας επιτρέπει επίσης να ρυθμίσετε κοινόχρηστα και προσωπικά βιβλία διευθύνσεων, ομάδες και φακέλους ομάδας.

Τέλος, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ευρύ φάσμα αναφορών με το ShareFile για παρακολούθηση της δραστηριότητας. Οι επιλογές αναφοράς περιλαμβάνουν την εκτέλεση αναφορών για συγκεκριμένους χρήστες ή ομάδες και την επιλογή διαφόρων ενεργειών όπως συνδέσεις, λήψεις και διαγραφές.

Δεύτερη θέση: Box Business

Το Box Business είναι πολύ κοντά στο ShareFile όσον αφορά τη διαχείριση των χρηστών. Μας αρέσει να μπορείτε να ελέγχετε πόση αποθήκευση μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι μεμονωμένοι χρήστες. Μπορείτε επίσης να ορίσετε γενικά δικαιώματα χρήστη που περιορίζουν τη δυνατότητα διαγραφής, επεξεργασίας και μεταφόρτωσης αρχείων. Υπάρχουν επίσης επιλογές για τον περιορισμό των δυνατοτήτων συγχρονισμού και τον περιορισμό των χρηστών από την κοινή χρήση περιεχομένου εξωτερικά.

Η διαχείριση των πιο προηγμένων αδειών πρόσβασης διαχειρίζεται σε επίπεδο φακέλου, όπου μπορούν να εκχωρηθούν επτά διαφορετικοί τύποι επιπέδων πρόσβασης:  

  • Συνιδιοκτήτης: μπορεί να κάνει οτιδήποτε, συμπεριλαμβανομένων όλων των εργασιών διαχειριστή
  • Επεξεργαστής: μπορεί να κάνει τα πάντα εκτός από τον περιορισμό προσκλήσεων
  • Viewer Uploader: βασικός χρήστης με δυνατότητες μεταφόρτωσης
  • Previewer Uploader: περιορισμένος χρήστης με δυνατότητες μεταφόρτωσης
  • Viewer: βασικός χρήστης χωρίς δυνατότητες μεταφόρτωσης
  • Previewer: περιορισμένος χρήστης χωρίς δυνατότητες μεταφόρτωσης
  • Μεταφόρτωση: μπορεί να ανεβάσει περιεχόμενο και να δημιουργήσει υποφακέλους

Ενώ μερικές από τις καλύτερες δυνατότητες διαχείρισης χρηστών προορίζονται για πελάτες της Box Enterprise, υπάρχουν πολλά στοιχεία ελέγχου που βοηθούν τους κατόχους ΜΜΕ να ελέγχουν στενά το περιεχόμενό τους..

Τρίτη θέση: Egnyte Connect (Business)

Το Egnyte Connect έχει προχωρημένη προσαρμογή ρόλου χρήστη, αλλά πρέπει να είστε προηγμένος χρήστης προγράμματος για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτούς. Δεδομένου ότι αυτό το επίπεδο προγράμματος απαιτεί τουλάχιστον 25 χρήστες, ενδέχεται να μην είναι η καλύτερη επιλογή για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις.

Σε οποιοδήποτε επίπεδο συνδρομής, μπορείτε να δημιουργήσετε τυπικούς χρήστες, προχωρημένους χρήστες και διαχειριστές. Οι διαχειριστές μπορούν να διαχειρίζονται φακέλους και ομάδες προσθέτοντας χρήστες και ορίζοντας δικαιώματα. Οι ισχυροί χρήστες μπορούν να συγχρονίζουν και να μοιράζονται περιεχόμενο, να βλέπουν χρήστες και να προσκαλούν τυπικούς χρήστες να έχουν πρόσβαση σε περιεχόμενο. Οι τυπικοί χρήστες είναι περιορισμένοι χρήστες που περιορίζονται στην πρόσβαση στο περιβάλλον χρήστη Ιστού.  

Ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε το Πρότυπο πρόγραμμα ή το Πρόγραμμα για προχωρημένους, η Egnyte σάς παρέχει πρόσβαση σε δυνατότητες αναφοράς, αλλά όχι στο ShareFile, για την παρακολούθηση της χρήσης του λογαριασμού σας. Από το κέντρο αναφορών, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε έναν γενικό πίνακα ελέγχου, καθώς και καρτέλες για μέγεθος διακομιστή αρχείων, μέγεθος φακέλου, περίληψη συνδέσμου, κατάσταση συγχρονισμού, περίληψη κλειδώματος και δικαιώματα χρήστη. Υπάρχει επίσης μια επιλογή “αναφοράς ελέγχου” για την εκτέλεση λεπτομερών αναφορών σχετικά με πράγματα όπως η χρήση αρχείων και οι συνδέσεις.

Καλύτερες συνολικές επιλογές EFSS

Εξετάσαμε όλα τα παραπάνω και εξετάσαμε επίσης τη βασική εμπειρία χρήστη και την υποστήριξη πελατών για να δημιουργήσουμε μια λίστα με τις καλύτερες συνολικές πλατφόρμες EFSS. Αυτές οι βαθμολογίες είναι ικανές να προκαλέσουν λίγη συζήτηση, όπως συμβαίνει και με αυτά τα πράγματα. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν υπάρχει «σωστή» πλατφόρμα αποθήκευσης cloud για κάθε ιδιοκτήτη επιχείρησης.

Παρόλο που υπάρχουν πολλά σημεία σχετικά με το συγχρονισμό, την κοινή χρήση αρχείων, τα εργαλεία παραγωγικότητας, την αξία, την ασφάλεια και τη διαχείριση χρηστών που είναι κυρίως αντικειμενικά, υπάρχουν επίσης πολλά που είναι υποκειμενικά, επίσης, ιδίως όσον αφορά την εμπειρία χρήστη.

Στη συνέχεια, φυσικά, οι επιχειρήσεις έχουν διαφορετικές ανάγκες όσον αφορά πράγματα όπως το cloud storage space. Κάποιοι μπορεί να χρειάζονται 10 TB, ενώ άλλοι μπορεί να είναι καλά με 100 GB. Το ίδιο ισχύει και για την ταχύτητα συγχρονισμού. Εάν δεν εργάζεστε ενεργά με συνεργάτες, ίσως να είστε εντάξει παραλείποντας τις δυνατότητες συγχρονισμού σε επίπεδο μπλοκ των Dropbox Business και Egnyte Connection υπέρ κάποιου άλλου χαρακτηριστικού, όπως οι κοινότητες της IBM Connection και οι λειτουργίες φιλοξενίας συσκέψεων.

Έτσι, μη διστάσετε να διαφωνήσετε. Στην πραγματικότητα, χαιρετίζουμε τις απόψεις σας στα παρακάτω σχόλια. Διαφορετικές προοπτικές θα βοηθήσουν και τους άλλους ιδιοκτήτες SMB και θα μας βοηθήσουν να συντονίσουμε αυτήν την αναφορά για μελλοντικές επαναλήψεις.

Χωρίς άλλη παραλλαγή, εδώ είναι οι έξι κορυφαίες επιλογές μας για τις καλύτερες πλατφόρμες EFSS για κατόχους SMB. Περιλαμβάνουμε μια σύντομη ανακεφαλαίωση ορισμένων από τα σημεία από ψηλά, μαζί με μερικές άλλες σημειώσεις σχετικά με το γιατί μας αρέσει κάθε υπηρεσία.

Πρώτη θέση: Egnyte Connect

Το Egnyte Connect κάνει σχεδόν τα πάντα σωστά, ξεκινώντας με τις πιο κεντρικές δυνατότητες ενός εργαλείου EFSS, συγχρονισμού και κοινής χρήσης αρχείων. Το Egnyte είναι το μόνο άλλο εργαλείο EFSS εκτός από το Dropbox που εξετάσαμε για να προσφέρουμε συγχρονισμό σε επίπεδο μπλοκ, τοποθετώντας το δεύτερο στη συγκεκριμένη κατηγορία. Ήταν επίσης το πιο προηγμένο εργαλείο που εξετάσαμε όσον αφορά τις δυνατότητες κοινής χρήσης φακέλων και αρχείων. Στη συνέχεια, το επισημάνουμε ως νούμερο ένα στην ασφάλεια, νούμερο δύο σε αξία και νούμερο τρία στη διαχείριση χρηστών.

Η μόνη κατηγορία που δεν ονομάσαμε την υπηρεσία Egnyte με τις τρεις πρώτες θέσεις είναι τα εργαλεία παραγωγικότητας, όπου ήταν τρίτη θέση από την IBM Connections, αλλά μόλις.

Αγαπάμε επίσης την εμπειρία χρήστη του Egnyte. Τόσο η διεπαφή ιστού όσο και η εφαρμογή για κινητά είναι τέλεια σχεδιασμένα και αισθητικά ευχάριστα. Το Egnyte διαθέτει επίσης ενσωματωμένες δυνατότητες διαχείρισης εργασιών και μια καλή βιβλιοθήκη εφαρμογών τρίτων.

Για τους ιδιοκτήτες SMB που αγοράζουν ένα ισχυρό παντού εργαλείο, το Egnyte αξίζει μια δοκιμή. Η υπηρεσία ενδέχεται να μην έχει τη βάση χρήστη του Dropbox Business and Box, αλλά δεν θα εκπλαγούμε που βλέπουμε αυτήν την αλλαγή στο εγγύς μέλλον.

Δεύτερη θέση: Dropbox Business

Όπως κάθε μεγάλη εταιρεία, το Dropbox περιστασιακά παίρνει το μερίδιο του κακού τύπου. Μερικά από αυτά αξίζει, συμπεριλαμβανομένης της παραβίασης δεδομένων του 2012, στην οποία παραβιάστηκαν περισσότεροι από 68 εκατομμύρια λογαριασμοί χρηστών. Κάνοντας τα πράγματα χειρότερα, το Dropbox δεν ανέφερε την πλήρη έκταση της παράβασης μέχρι τέσσερα χρόνια αργότερα.

Ωστόσο, υπάρχει ένας λόγος που πολλοί χρήστες αγαπούν αυτήν την υπηρεσία. Το Dropbox βρίσκεται στην αιχμή των δυνατοτήτων συγχρονισμού από τότε που ιδρύθηκε το 2008. Ένα από τα πιο συνηθισμένα σχόλια σχετικά με το Dropbox που ακούμε από τους χρήστες είναι πόσο πιο γρήγορος και πιο αξιόπιστος είναι ο συγχρονισμός του από άλλες υπηρεσίες αποθήκευσης cloud, όπως το Google Drive και OneDrive. Όλα αυτά χάρη στην αρχιτεκτονική συγχρονισμού σε επίπεδο μπλοκ και για αυτό το λόγο αξιολογήσαμε το Dropbox Business ως το καλύτερο εργαλείο EFSS για συγχρονισμό.

Το Dropbox διαθέτει επίσης μια μεγάλη βιβλιοθήκη εφαρμογών παραγωγικότητας, η οποία την κέρδισε στην πρώτη θέση σε αυτήν την κατηγορία.

Εάν ανησυχείτε ότι τα αρχεία σας δεν είναι ασφαλή με το Dropbox, υπάρχουν πολλά βήματα που μπορείτε να κάνετε για να το διορθώσετε. Το Dropbox Business σάς επιτρέπει να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων και τις συσκευές απομακρυσμένης διαγραφής. Επίσης, το Dropbox ενσωματώνεται στο Boxcryptor εάν θέλετε να ρυθμίσετε κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο. Απλώς να γνωρίζετε ότι, με αυτόν τον τρόπο, η λειτουργία συγχρονισμού σε επίπεδο μπλοκ του Dropbox δεν θα λειτουργεί πλέον, επειδή αυτές οι δύο λειτουργίες είναι αμοιβαία αποκλειστικές.  

Τρίτη θέση: Box Business

Το Box Business προσφέρει πολύ περισσότερη αξία στους πελάτες του Enterprise από τους χρήστες SMB, αλλά είναι μια ισχυρή επιλογή. Η υπηρεσία δεν κατέλαβε την πρώτη θέση σε καμία κατηγορία, αλλά κατέλαβε τη δεύτερη θέση στα εργαλεία παραγωγικότητας, τη διαχείριση και την ασφάλεια των χρηστών και την τρίτη στην κοινή χρήση αρχείων. Μας αρέσει ιδιαίτερα ότι το Box ενσωματώνεται τόσο στο Office Online όσο και στα Έγγραφα Google και σας παρέχει προχωρημένες επιλογές προσαρμογής χρήστη.

Όπως και το Dropbox Business και το Egnyte Connect, η εμπειρία χρήστη του Box είναι εξαιρετική και δεν πρέπει να προσφέρει σημαντικά εμπόδια για τον εξορθολογισμό των συνεργασιών σας. Πραγματικά, το μόνο χτύπημα στο Box είναι η έλλειψη συγχρονισμού σε επίπεδο μπλοκ, το οποίο προσφέρουν και οι δύο κορυφαίες δύο επιλογές μας.

Τέταρτη θέση: Citrix ShareFile

Περισσότερο από οποιοδήποτε άλλο εργαλείο που ελέγξαμε, το ShareFile υπερέλαβε τον ρόλο χρήστη και τις επιλογές προσαρμογής αναφορών. Αυτές οι δυνατότητες έδωσαν την υπηρεσία στην κορυφή της κατηγορίας διαχείρισης χρηστών. Ωστόσο, για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτές τις δυνατότητες, θα πρέπει να εγγραφείτε στο πρόγραμμα Citrix ShareFile Business.

Μας άρεσε επίσης η συνολική προσέγγιση του ShareFile στην ασφάλεια, η οποία κέρδισε το νούμερο τρία θέση σε αυτήν την κατηγορία. Θα θέλαμε να δούμε το ShareFile να επεκτείνει τη βιβλιοθήκη εφαρμογών τρίτου μέρους ώστε να ταιριάζει με αυτή του Dropbox, Box και Dropbox. Θα θέλαμε επίσης να μειωθούν οι χρόνοι απάντησης υποστήριξης. Τέλος, η εμπειρία χρήστη, αν και εντάξει, δεν είναι τόσο ισχυρή όσο αυτή που έχετε με τα Dropbox, Box, Egnyte και μερικά άλλα εργαλεία.

Πέμπτη θέση: Microsoft OneDrive για επιχειρήσεις

Αν ψάχνετε για οικονομικό εργαλείο EFSS, το OneDrive για επιχειρήσεις είναι το καλύτερο στοίχημά σας. Όχι μόνο δεν γίνεται κοινή χρήση του χώρου αποθήκευσης στο cloud, το μέσο κόστος χρήστη είναι γενικά φθηνότερο από τα περισσότερα άλλα εργαλεία. Ακόμα καλύτερα, ενσωματώνεται στο Office Online και ορισμένα σχέδια σας προσφέρουν το Office 365.

Ωστόσο, το OneDrive δεν επιτρέπει να ανεβεί τη λίστα μας, ωστόσο. Οι επιλογές αναφοράς χρηστών είναι εβδομαδιαίες και ενώ βρίσκονται εκεί έξω, η Microsoft δεν διευκολύνει την εύρεση ενοποιήσεων τρίτων. Η ασφάλεια είναι επίσης αδύναμη, ή φαίνεται να είναι, ούτως ή άλλως. Η τεκμηρίωση για την ασφάλεια του OneDrive (και τα περισσότερα άλλα προϊόντα της Microsoft, για αυτό το θέμα) είναι επίσης αραιή.

Μας αρέσει ότι το OneDrive υποστηρίζει αυξητικό συγχρονισμό για αρχεία του Office, αλλά θα θέλαμε να δούμε αυτή τη λειτουργία να επεκτείνεται σε όλους τους τύπους αρχείων, όπως έχει ήδη δηλώσει η Microsoft ότι επρόκειτο να κάνει.

Έκτη θέση: Συνδέσεις IBM

Το IBM Connections είναι το περίεργο της λίστας και μας αρέσει αυτό. Τα περισσότερα εργαλεία EFSS μοιάζουν με κλώνους του Dropbox. Οι συνδέσεις IBM δεν συμβαίνουν και οφείλεται στις κοινωνικές δυνατότητές της.

Οι ενημερώσεις κατάστασης, οι κοινότητες, τα wiki και οι διαδικτυακές δυνατότητες συναντήσεων θα προσελκύσουν τους κατόχους SMB που θέλουν να δημιουργήσουν μια πιο προσωπική προσέγγιση στη διαχείριση της ομάδας. Ακόμα καλύτερα, είναι φθηνό, το οποίο κέρδισε την τρίτη θέση στην κατάταξη «καλύτερης αξίας».   

Υπάρχουν μερικές αδυναμίες στην υπηρεσία, ωστόσο, που θα θέλαμε να δούμε να διορθώνονται. Αυτά δεν περιλαμβάνουν προστασία με κωδικό πρόσβασης για κοινές χρήσεις συνδέσμων και σχεδόν ανύπαρκτο χαρτοφυλάκιο ενσωματώσεων εφαρμογών τρίτων.

Επιλαχόντες: Syncplicity, Huddle, eFolder Anchor.

Τελικές σκέψεις

Στο μυαλό μας, υπάρχει λίγο ερώτημα ότι αυτή τη στιγμή η μάχη για την υπεροχή του EFSS είναι ένας αγώνας τριών αλόγων μεταξύ Egnyte, Dropbox και Box.

Και οι τρεις εταιρείες εξυπηρετούν πρωτίστως τους επιχειρηματικούς πελάτες. Με τη δική του παραδοχή, η Egnyte έχει ιστορικά επικεντρωθεί σε πελάτες SMB, που αποτελούν μέρος του λόγου που τα πήγε τόσο καλά σε αυτήν την ενημέρωση. Το Box, εν τω μεταξύ, φαίνεται να προτιμά τη στόχευση πελατών της επιχείρησης. Dropbox… Λοιπόν, το Dropbox θέλει σε όλους.

Για λύσεις εκτός κουτιού, οι συνδέσεις Citrix ShareFile και IBM αξίζουν μια ματιά, αν και για διαφορετικούς λόγους. Για χρήστες με γνώμονα τον προϋπολογισμό, το OneDrive είναι πιθανότατα το καλύτερο στοίχημα.

Φυσικά, θα θέλαμε να ακούσουμε από περισσότερους χρήστες SMB για τις προτιμώμενες επιλογές EFSS, οπότε μην ξεχάσετε να μας αφήσετε μια σημείωση στην παρακάτω ενότητα σχολίων. Ευχαριστώ για την ανάγνωση.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map