Πώς να χρησιμοποιήσετε το Cloud Storage σαν επαγγελματίας

Υπήρχε μια εποχή που η αποθήκευση cloud αφορούσε τη μεταφόρτωση και τη λήψη αρχείων από το cloud. Αυτές τις μέρες, μπορείτε να κάνετε πολύ περισσότερα με αυτό – όπως συγχρονισμός αρχείων με τοπικό σύστημα, συνεργασία σε έγγραφα, λήψη σημειώσεων και ενσωμάτωση δεδομένων cloud με εφαρμογές τρίτων.


Αλλά το μεγάλο ερώτημα είναι – χρησιμοποιείτε το cloud storage στο μέγιστο των δυνατοτήτων του; Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το cloud storage σαν επαγγελματίας, μεγιστοποιώντας τον ελεύθερο χώρο, ενσωματώνοντας τους παρόχους αποθήκευσης cloud με τα εργαλεία εργασίας που προτιμάτε, διασφαλίζοντας δεδομένα στο cloud και πολλά άλλα.

Εδώ είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε, για να χρησιμοποιήσετε το cloud storage σαν επαγγελματίας.

1. Αποκτήστε το μέγιστο δωρεάν χώρο αποθήκευσης

Οι περισσότεροι πάροχοι αποθήκευσης cloud έχουν ένα καθορισμένο όριο αποθήκευσης για δωρεάν χρήστες, αλλά εδώ είναι ένα μικρό, αλλά σημαντικό μυστικό: μπορείτε να υπερβείτε αυτό το όριο και να επεκτείνετε το ποσό του δωρεάν αποθηκευτικού χώρου που παρέχεται.

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αναζητήσετε τις σωστές προσφορές. Για παράδειγμα, το Dropbox παρέχει χώρο αποθήκευσης 2 GB, ο οποίος μπορεί να επεκταθεί σε πάνω από 16 GB, παραπέμποντας την υπηρεσία σε φίλους και κατεβάζοντας τις εφαρμογές για επιτραπέζιους και κινητές συσκευές. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε δωρεάν χώρο αποθήκευσης εάν αγοράσατε μια νέα συσκευή Lenovo, HP ή Samsung.

Παρομοίως, το Google Drive παρέχει δωρεάν χώρο αποθήκευσης για χρήστες Chromebook ή Asus και το OneDrive προσφέρει επίσης προσφορά για νέους πελάτες της Seagate.

Αυτές οι προσφορές ισχύουν μόνο για περιορισμένο χρονικό διάστημα και σε συγκεκριμένες συσκευές. Αλλά αν σκοπεύετε να αγοράσετε ένα νέο gadget ούτως ή άλλως, είναι καλύτερα να αναζητήσετε προσφορές αποθήκευσης στο cloud πριν κάνετε την τελική αγορά.

2. Αναζητήστε προγράμματα επί πληρωμή που ξεπερνούν τον αποθηκευτικό χώρο

Εάν έχετε αποφασίσει να πληρώσετε για αποθήκευση cloud, επιλέξτε έναν πάροχο που προσφέρει επιπλέον δυνατότητες, εκτός από την απλή παροχή χώρου αποθήκευσης cloud.

Για παράδειγμα, με τα προγράμματα επί πληρωμή του Google Drive (G Suite), έχετε πρόσβαση σε ολόκληρη τη σουίτα προϊόντων της Google και σε έναν δωρεάν επιχειρηματικό τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, εάν θέλετε να αποκτήσετε έναν επαγγελματικό τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε ξοδεύοντας 5 $ το μήνα, λαμβάνετε μια εξατομικευμένη διεύθυνση email, πρόσβαση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω Gmail και 30 GB αποθηκευτικού χώρου Google Drive.

Ομοίως, η Microsoft παρέχει 1 TB χώρου αποθήκευσης OneDrive για όλους τους χρήστες του Office 365. Έτσι, για 70 $ ετησίως, λαμβάνετε 1 TB χώρου cloud και Microsoft 365, το οποίο μπορείτε να κάνετε λήψη σε 1 υπολογιστή / Mac και σε ένα smartphone. Παρεμπιπτόντως, η αγορά 1 TB χώρου στο OneDrive κοστίζει 60 $ ετησίως, οπότε τεχνικά πληρώνετε μόνο 10 $ επιπλέον για ολόκληρη τη σουίτα Office 365.

3. Αποστολή συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Cloud

Ένας πρωταρχικός λόγος για τον οποίο οι χρήστες επιλέγουν αποθήκευση στο cloud είναι ότι μπορούν να μοιράζονται αρχεία στο διαδίκτυο, χωρίς να χρειάζεται να ανεβάζουν συνεχώς το ίδιο αρχείο, κάθε φορά που πρέπει να το στείλουν σε νέο άτομο. Πολλοί εξέχοντες πάροχοι αποθήκευσης cloud επιτρέπουν στους χρήστες να επισυνάψουν απευθείας αρχεία ως συνημμένα email, τα οποία ο παραλήπτης μπορεί στη συνέχεια να κατεβάσει απευθείας χωρίς να εγγραφεί σε οποιαδήποτε υπηρεσία αποθήκευσης cloud.

Το Google Drive, φυσικά, έχει ενσωματωμένη ενσωμάτωση Gmail, επιτρέποντας στους χρήστες να στέλνουν αρχεία Drive απευθείας ως συνδέσμους ή συνημμένα.

Το Dropbox παρέχει επίσης ενσωμάτωση στο Gmail, με την επέκταση Dropbox για Gmail Chrome. Ωστόσο, σε αντίθεση με το Google Drive, το Dropbox επιτρέπει στους χρήστες να προσθέσουν μόνο έναν σύνδεσμο αρχείου και όχι ένα συνημμένο αρχείο. Ομοίως, οι χρήστες του Microsoft Outlook μπορούν να επισυνάψουν απευθείας αρχεία OneDrive σε οποιοδήποτε email ή να αποθηκεύσουν συνημμένα μέσω email στο OneDrive.

4. Συνεργασία σε έγγραφα online

Η κοινή χρήση και η συνεργασία στο διαδίκτυο είναι απίστευτα βολική χάρη στο cloud storage, αλλά προτού ξεκινήσετε την κοινή χρήση κρίσιμων αρχείων, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τον τρόπο λειτουργίας του ελέγχου πρόσβασης και των αδειών αρχείων.

Υπάρχουν τρία επίπεδα δικαιωμάτων:

  • Μόνο προβολή
  • Δείτε και σχολιάστε μόνο
  • Μόνο επεξεργασία

Το πρώτο επίπεδο άδειας είναι ιδανικό για κοινή χρήση του ίδιου αρχείου με μεγάλο αριθμό χρηστών και δεν θέλετε να επεξεργάζονται ή να τροποποιούν το αρχείο, ακόμη και κατά λάθος.

Το δεύτερο επίπεδο άδειας είναι χρήσιμο όταν χρειάζεστε σχόλια χρηστών, ωστόσο, δεν θέλετε οι χρήστες να αλλάξουν ένα αρχείο με οποιονδήποτε τρόπο. Επίσης, εάν έχετε ήδη σχόλια στο αρχείο που θέλετε να βλέπουν οι χρήστες, τότε επιλέξτε την άδεια “μόνο σχόλια”. Δώστε δικαιώματα επεξεργασίας μόνο εάν θέλετε οι χρήστες να τροποποιούν αρχεία ή να συνεργάζονται μαζί σας.

5. Επιλεκτικός συγχρονισμός για πρόσβαση σε δεδομένα σε πολλές συσκευές

Ο επιλεκτικός συγχρονισμός επιτρέπει την πρόσβαση σε δεδομένα cloud σαν να ήταν σε τοπική μονάδα δίσκου. Συνήθως έχουμε πολλά αρχεία στους λογαριασμούς αποθήκευσης cloud και ο συγχρονισμός όλων με μια τοπική μονάδα δίσκου μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα χώρου στον υπολογιστή σας. Με τον επιλεκτικό συγχρονισμό, η έλλειψη χώρου δεν θα είναι ποτέ πρόβλημα και μπορείτε ακόμα να έχετε πρόσβαση σε σημαντικά αρχεία από πολλές συσκευές.

Για να ενεργοποιήσετε τον επιλεκτικό συγχρονισμό, θα πρέπει να κάνετε λήψη του υπολογιστή-πελάτη επιφάνειας εργασίας του συγκεκριμένου παρόχου υπηρεσιών cloud. Μόλις ολοκληρωθεί, απλώς επιλέξτε το σημάδι όλων των φακέλων που θέλετε να συγχρονίσετε με την τοπική μονάδα δίσκου. Τυχόν αλλαγές που γίνονται σε τοπικά αρχεία συγχρονίζονται με το σύννεφο κάθε φορά που το σύστημα συνδέεται με το Διαδίκτυο και οι αλλαγές στη συνέχεια είναι ορατές σε όλες τις συγχρονισμένες συσκευές.

6. Ενσωματώστε τα εργαλεία παραγωγικότητας

Τα εργαλεία παραγωγικότητας που βασίζονται σε σύννεφο έχουν καταστεί αναγκαιότητα, ειδικά για ελεύθερους επαγγελματίες και απομακρυσμένες ομάδες που έχουν μέλη από όλο τον κόσμο. Ορισμένοι πάροχοι αποθήκευσης cloud διαθέτουν ενσωματωμένα εργαλεία παραγωγικότητας και άλλοι υποστηρίζουν μεγάλο αριθμό πρόσθετων τρίτων.

Για παράδειγμα, το Google Drive παρουσίασε πρόσφατα την εφαρμογή τήρησης σημειώσεων της Google, Keep – ως ενσωματωμένη λειτουργία για τα Έγγραφα Google. Έτσι, κάθε φορά που εργάζεστε σε ένα έγγραφο, μπορείτε να ανοίξετε το Keep, να σημειώσετε και να το επισκέπτεστε κάθε φορά που ανοίγετε ξανά το έγγραφο.

Το Dropbox έχει μετατρέψει το νέο του εργαλείο επεξεργασίας κειμένου, το Dropbox Paper, σε ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών. Οι χρήστες μπορούν πλέον να προσθέσουν πλαίσια ελέγχου, να το εκχωρήσουν σε έναν χρήστη, να αφήσουν ένα σχόλιο και ακόμη και να θέσουν προθεσμία.

Το Evernote, μια εφαρμογή παραγωγικότητας για τη λήψη σημειώσεων, περιλαμβάνει επίσης την ενσωμάτωση του Google Drive. Έτσι, κάθε φορά που επικολλάτε έναν σύνδεσμο Google Drive στο Evernote, αρχίζει αυτόματα να εμφανίζει τις πληροφορίες του συνδέσμου.

Τα εργαλεία διαχείρισης έργων όπως τα Asana και Trello υποστηρίζουν επίσης παρόχους αποθήκευσης cloud, επιτρέποντας στους χρήστες να ανεβάζουν απευθείας αρχεία από έναν λογαριασμό cloud.

7. Κοινή χρήση εικόνων μέσω του cloud

Όταν πρόκειται για κοινή χρήση εικόνων μέσω του cloud, αναζητήστε έναν πάροχο αποθήκευσης cloud με άφθονο χώρο, καθώς οι εικόνες μπορούν να καταλαμβάνουν πολύ χώρο, ειδικά εάν χρησιμοποιείτε ψηφιακές φωτογραφικές μηχανές υψηλής απόδοσης. Το Google Drive παρέχει απεριόριστο χώρο αποθήκευσης στο cloud για φωτογραφίες, αρκεί η ποιότητα μιας εικόνας να είναι χαμηλότερη από 16 megapixel.

Και φυσικά, υπάρχει το Flickr, το οποίο παρέχει χώρο αποθήκευσης 1 TB για εικόνες χωρίς περιορισμούς μεγέθους αρχείου ή τύπου. Εάν θέλετε απλώς να αποθηκεύσετε εικόνες στο cloud για σκοπούς κοινής χρήσης, τότε ακριβώς θα κάνει ο πάροχος αποθήκευσης cloud. Αλλά ο επαγγελματίας φωτογράφος μπορεί να θέλει να χρησιμοποιήσει έναν προμηθευτή όπως το OneDrive ή το Flickr.

Επειδή εμφανίζουν μετα-δεδομένα κάθε εικόνας και μπορούν να προσθέσουν ετικέτες (παρόλο που το Flickr δεν πληροί τις προϋποθέσεις ως πάροχος αποθήκευσης cloud, καθώς αποτελεί περισσότερο μια πλατφόρμα για τους φωτογράφους να παρουσιάζουν τη δουλειά τους).

8. Κρυπτογράφηση δεδομένων στο σύννεφο

Η ασφάλεια είναι μια σημαντική ανησυχία όσον αφορά την αποθήκευση δεδομένων στο cloud. Για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας είναι πάντα ασφαλή στο cloud, επιλέξτε έναν πάροχο αποθήκευσης cloud με ιδιωτική κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο και πολιτική μηδενικής γνώσης.

Με ιδιωτική κρυπτογράφηση, το κλειδί για κρυπτογραφημένα δεδομένα παραμένει μαζί σας και όχι με τον προμηθευτή. Έτσι, τεχνικά, ακόμη και ο πάροχος αποθήκευσης cloud δεν μπορεί να γνωρίζει ποια δεδομένα αποθηκεύετε στους διακομιστές του. Ωστόσο, την ίδια στιγμή, εάν χάσετε ή ξεχάσετε το κλειδί κρυπτογράφησης, τότε δεν υπάρχει τρόπος πρόσβασης στα δεδομένα, ποτέ.

Επίσης, με ιδιωτική κρυπτογράφηση, δεν υπάρχει τρόπος προεπισκόπησης αρχείων. Πρέπει πρώτα να κατεβάσετε τα αρχεία, να εισαγάγετε το κλειδί κρυπτογράφησης και μόνο τότε μπορείτε να τα προβάλετε. Ναι, είναι άβολο, αλλά δυστυχώς αυτή είναι η τιμή του απορρήτου.

Συμπερασματικά

Είναι ασφαλές να πούμε ότι η ευκολία πρόσβασης και η κινητικότητα που προσφέρει η αποθήκευση cloud στο τραπέζι είναι απαράμιλλη. Επίσης, όπως πιθανότατα ανακαλύψατε, οι πάροχοι αποθήκευσης cloud προσφέρουν πολλές δυνατότητες, εκτός από την απλή μεταφόρτωση και λήψη αρχείων.

Κατανοώντας κάθε πτυχή αυτών των δυνατοτήτων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το cloud storage σαν επαγγελματίας και να εξερευνήσετε τις πραγματικές δυνατότητές του. Λοιπόν, ποια από αυτές τις συμβουλές γνωρίζετε ήδη?

Ενημερώστε μας στα σχόλια.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map