Fájlok megosztása a Dropboxon – A végső kezdő útmutató

Ha még nem ismeri a Dropbox alkalmazást, vagy általában az egész felhő-tárolási dolgot, néha zavarba hozhatja a fájlok megosztásának módját..

Mivel a felhőalapú tárolás egyik fő oka a fájlok egyszerű megosztása a rendszereken és hálózatokon keresztül, itt, a Cloudwards-nál gondoltuk, hogy jó ötlet összeállítani egy gyors útmutatót – arról, hogy miként lehet a legtöbbet kiaknázni Dropbox fiók.

Ha érdekli egy kimerítő, részletes áttekintés, kérjük, látogasson el ide: Dropbox áttekintés. Az alapok nagyon egyszerűek és könnyen kiszámíthatók, de lehet, hogy nem ismeri a Dropbox fejlettebb funkcióinak néhányát a fájlmegosztás során..

Miután elolvasta ezt a cikket, valódi zsarnokság lesz a fájlok megosztásakor, és ha nem vigyázol, akkor az irodának a srácjává is válhat.

Tartalomjegyzék

  • Fájlmegosztás – Hogyan
  • Engedélyek – Helyesen állítsa be őket
  • Szöveg kommentálása és szerkesztése
  • Fájl kérések – Fájlok feltöltése link segítségével
  • Dropbox csapatok – Szüksége van az üzleti verzióra?
  • Dropbox Photo Preview
  • Az új Dropbox papír

Amire szükséged lesz

  • A Dropbox-fiókkal, ha még mindig dönt arról, hogy melyik szolgáltatás működik a legjobban, indítson itt próbafiókot
  • Néhány fájl és mappa összezavarodhat, és mivel megosztjuk, érdemes lehet ellenőrizni, hogy nincsenek benne érzékeny információk
  • Egy címjegyzék, meg kell osztania a fájlokat valakivel
  • Keresse meg először a tengerimalacként használt embert, mivel valószínűleg e-mailek lavinaja lesz

Fájlok megosztása

Miután bejelentkezett a Dropbox fiókba, a képernyő közepén található fájlok és mappák listája, a bal oldalon pedig navigációs sáv; ez az irányítópult, és itt mindent megtehetsz a Dropboxban.

Az irányítópulton válassza ki a megosztani kívánt fájlt vagy mappát.

Fontos itt megjegyezni, hogy a mappában lévő összes fájlt (és mappát) automatikusan megosztják, tehát érdemes még egyszer ellenőrizni, hogy nincs-e érzékeny rejtőzés a munkadokumentumok és a buli képek között..

Kattintson a jobb gombbal, és megjelenik egy kis összefüggő menü, majd válassza a „megosztás” jelöléssel ellátott felső beállítást.

Látja, máris jól teljesítesz.

A következő lépés annak kiválasztása, kivel osztja meg a fájlt / mappát; vagy manuálisan beírhatja e-mail címüket (a Dropbox legközelebb emlékezni fog rá), vagy importálhat névjegylistákat a Gmailből, a Yahoo Mailből és a Facebookból.

És ez valójában minden, amire szükség van: a megosztott személy e-mailt kap, amelyben értesíti őket, hogy megosztott egy fájlt vagy mappát, és ha van Dropboxuk, egyszerűen bejelentkezhetnek, és az új fájl megjelenik az irányítópulton..

Ha a megosztott személynek nincs Dropbox-ja, akkor is letöltheti és elérheti a fájlokat, ám nem tudják őket könnyedén visszaküldeni..

Ha úgynevezett „visszatérési üzenetre” van szüksége, akkor az a legjobb, ha számlát nyitnak maguknak, ingyenes és ingyenes, és bármikor visszavonható, ha úgy ítélik meg, hogy a megosztott projekt után már nincs rá szüksége..

Engedélyek

Mielőtt továbbmennénk, felhívnám a figyelmüket a mező melletti kis legördülő sávra, ahova a címzett e-mail címe bekerült. Itt állítják be az engedélyeket, így eldöntheti, hogy a címzettek csak fájlokat tekinthetnek meg és kommentálhatnak azokat, illetve letölthetik és szerkeszthetik azokat..

Ezek az engedélyek beállíthatók minden személyre vagy egy egész csoportra.

Az alapértelmezés a „szerkesztés”, és tapasztalatom szerint valószínűleg így marad, mivel lehetővé teszi a jobb munkafolyamatot.

Bizonyos esetekben azonban érdemes lehet, hogy az emberek csak nézzenek meg egy fájlt / mappát anélkül, hogy megadnák számukra a letöltés vagy szerkesztés lehetőségét, majd a „nézet” funkció ott van erre a célra..

Ismét előfordulhat, hogy nem használja gyakran, de nagyon hasznos.

A grafikus barátom ezt a funkciót arra használja, hogy megtekintse munkáinak áttekintését az ügyfelek számára, miközben megbizonyosodik arról, hogy nem tudják ellopni vagy közvetlenül szerkeszteni – ez egy igazi probléma a munkavégzés során..

Az engedélyek bármikor megváltoztathatók, ha jobb egérgombbal kattintanak egy fájlra vagy egy mappára, kiválasztják a “megosztás” lehetőséget, majd törölnek egy személyt a listából teljes egészében, vagy csak a “nézetet” változtatják “szerkesztésre”, vagy fordítva – a legördülő menüből..

Kommentálás és szerkesztés

Amikor másokkal együttműködik, akkor nagyon hasznos, ha minden felhasználó láthatja, hogy mások mit változtattak vagy szerkesztettek, és miért.

Ebben az esetben egy szöveges fájlt töltöttem fel, húzva a fájlrendszerből a Dropbox-ba. Miután ott voltam (kb. Három másodperces feltöltés), bal egérgombbal nyitottam meg.

Látni fogja, hogy a jobb oldalon található megjegyzés mező mellett nagyon kevés más funkció található; A Dropbox önmagában nem engedélyezi a szerkesztéseket vagy a módosításokat, a felhasználóknak letöltniük kell a fájlt, hogy bármilyen műveletet elvégezzenek.

Ha nincs szükség változtatásra, csak adjon hozzá néhány megjegyzést, és küldje vissza a fájlt.

A kommentálás a szöveg kiemelésének kérdése, és egy kis gomb jelenik meg mellette vagy alatt.

Ezután beírhatja, amit el kell mondani vagy meg kell változtatni.

És az újonnan tett megjegyzés megjelenik az oldalsávon, hogy mindenki láthassa.

Kiegészítő szolgáltatásként, ha úgy érzi, hogy egy megjegyzés létfontosságú, csak tegye a @ [e-mail védett] elemet a megjegyzés elé, és az a személy értesítést kap arról, hogy valakinek van mit mondani a munkájáról..

Ha az idő nélkülözhetetlen, azt javaslom, hogy óvatosan használja, mivel minden egyes alkalommal e-mailt küldünk.

Mielőtt továbbmennénk, megemlítenem kell, hogy jelenleg nem létezik olyan lehetőség, hogy az észrevételeket csak konkrét emberek számára lehessen láthatóvá tenni. Mindenki, aki hozzáfér, láthatja, amit mások mondtak.

Jó emlékezet, hogy emlékezzen egy munkatárs projekt kritikájára.

Áttekintés

A fenti funkciók nagyon hasznosak, ha egy csapatban együttműködünk, de ha sok ember van abban a csapatban, vagy ha egynél több emberrel dolgozik, a zavar néha felbukkanhat.

A Dropbox két funkciót kínál a bal oldali sávban, a „megosztás” és a „linkek”, ahol láthatja a szerkesztéshez és a megtekintési engedélyhez megadott fájlok listáját, illetve.

Mindkettő nagyszerű áttekintést nyújt arról, hogy melyik fájl megy oda, és nagyon hasznos azok számára, akik egynél több feladatot zsonglőrködnek.

kéri

A praktikusról beszélve, a Dropbox olyan funkcióval rendelkezik, amely (amennyire tudom) egyedülálló. Küldhet e-mailben fájlokat kérő e-maileket, majd hivatkozást követnek, és az adatokat közvetlenül a megadott mappába továbbíthatják.

Még csak nincs is szükségük fiókra. Tetszik ez a szolgáltatás, mert eltávolítja a sok felesleges e-mail forgalmat és felgyorsítja a teljes együttműködési folyamatot.

Ennek a funkciónak a eléréséhez egyszerűen nézze meg az oldalsávot, és kattintson az alján található opcióra.

Megjelenik egy újabb párbeszédpanel, ahol megadhat egy e-mail címet, és csatolhat egy rövid üzenetet. Mint minden más Dropbox esetében – a rendszer intuitív és könnyen navigálható.

csapatok

A sebesség a Dropbox „team” funkciójával is szerepet játszik.

Alapvetően egy szokásos mappa, amelyhez a tulajdonos bizonyos embereket hozzárendelhet. Ezután, amikor meg kell osztani a dolgokat, csak válassza ki a csapat mappáját, ahelyett, hogy minden alkalommal kezdené az embereket.

Ez egy praktikus kis funkció, amely ésszerűsíti a megosztási folyamatot annak eléréséhez menjen a bal oldali oldalsávban a „csapat” opcióra, kattintson rá, és megjelenik egy külön irányítópult a létrehozni kívánt csapat számára..

Ezen felül ugyanúgy működik, mint a szokásos műszerfal, és segíti a munka és az élet többi része egymástól való távol tartását.

fotók

A Dropboxnak van egy speciális mappája a képekhez is, amikor egy időre el kell mennie a munkától. Az oldalsáv „fényképei” opció nagyjából úgy működik, mint a Dropbox minden másé, kivéve, hogy automatikusan beállítja, hogy galériaként jelenjen meg.

Nagyon tetszik, mivel ugyanúgy, mint a csapatmappában, ez nagyon megkönnyíti a dolgok megtalálását, mivel mindent szépen besorolunk a get-go kategóriába. További bónuszként a képek általában inkább a szórakozásról szólnak, mint a munkáról, tehát odamennek.

Papír

Utolsó, de nem utolsósorban a Dropbox papír.

Jelenleg még bétaverzióval rendelkezik, de a Paper néhány nagyon szép lehetőséget kínál a korlátozott szövegfeldolgozás és a diák egyidejű együttműködésére. Használata egyszerű, csak kattintson a bal oldali sáv megfelelő gombjára, és beállíthatja az engedélyeket és a megosztás pontosan ugyanúgy, mint a szokásos fájlok..

A Dropbox csomag többi részéhez képest a Paper egyedülálló, mivel a szöveget és a képeket közvetlenül fájlba tudja feldolgozni anélkül, hogy letöltené azokat; bár hiányzik a funkcionalitása, amelyet egy, az ezekre a feladatoknak szentelt program fog rendelkezni.

Ennek ellenére nagyon hasznos, ha van valami, amit csak gyorsan ki kell koptatni.

Összefoglalva…

Ez az irányított túra, mivel láthatja, hogy a Dropbox nem csak egyszerűen használható, hanem számos érdekes lehetőséggel rendelkezik, amelyek sokkal könnyebbé teszik a távoli munkát, mint régen. Kérjük, tudassa velünk, ha kérdése van az alábbi megjegyzésekben.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me