Kuidas jagada faile Dropboxis – ülim algaja juhend

Kui olete Dropboxi või kogu pilvesalvestuse asja uus inimene, võib mõnikord olla segane nuputada, kuidas faile jagada.

Kuna üks peamisi pilvesalvestuse valimise põhjuseid on võimalus faile hõlpsalt süsteemides ja võrkudes jagada, arvasime siin Cloudwardsis, et oleks hea mõte kokku panna kiire juhend – kuidas oma Dropboxi konto.

Kui olete huvitatud põhjalikust põhjalikust arvustusest, minge siia: Dropboxi ülevaade. Põhitõed on väga lihtsad ja hõlpsad, kuid failide jagamisel ei pruugi te teada mõnda Dropboxi täiustatud funktsiooni..

Pärast selle artikli lugemist on teil failide jagamisel tõeline vinguja ja kui te pole ettevaatlik – võib-olla olete te isegi saanud kontori tüürimeheks.

Sisukord

  • Failide ühiskasutus – kuidas
  • Load – määrake need õigesti
  • Teksti kommenteerimine ja redigeerimine
  • Failitaotlused – failide üleslaadimine lingi kaudu
  • Dropboxi meeskonnad – kas vajate äriversiooni?
  • Dropboxi foto eelvaade
  • Uus Dropboxi paber

Mida sa vajad

  • Dropboxi konto, kui otsustate endiselt, milline teenus kõige paremini töötab, alustage siin proovikonto
  • Mõned failid ja kaustad, millega segadusse minna, ja kuna me jagame neid, võiksite veenduda, et nendes pole tundlikku teavet
  • Aadressiraamat, peate lõppude lõpuks faile kellegagi jagama
  • Võtke ühendust inimesega, keda kasutate kõigepealt merisead, kuna tõenäoliselt saavad nad meilide laviini

Failide jagamine

Pärast Dropboxi kontole sisselogimist kuvatakse ekraani keskel failide ja kaustade loend ning vasakul navigeerimisriba; see on armatuurlaud ja siin saate Dropboxis teha peaaegu kõike.

Valige armatuurlaual fail või kaust, mida soovite jagada.

Siinkohal on oluline meeles pidada, et kõiki kausta faile (ja kaustu) jagatakse automaatselt, nii et võiksite veelkord kontrollida, kas töödokumentide ja peopiltide vahel pole midagi tundlikku peidus..

Paremklõpsake sellel ja ilmub väike kontekstuaalne menüü. Valige ülemine variant, mille tähiseks on „jaga”.

Näete, teil läheb juba suurepäraselt.

Järgmine samm on valida, kellega faili / kausta jagate; võite nende e-posti aadressi käsitsi sisestada (Dropbox jätab selle järgmine kord meelde) või importida kontaktiloendeid Gmaili, Yahoo Maili ja Facebooki alt.

Ja selles on tõesti kõik: jagatud inimene saab meili, milles teatatakse, et olete faili või kausta jaganud, ja kui tal on Dropbox, saavad nad lihtsalt sisse logida ja uus fail ilmub nende armatuurlauale..

Kui inimesel, kellega jagasite, pole Dropboxi, saab ta failidele siiski alla laadida ja neile juurde pääseda, kuid nad ei saa neid hõlpsalt tagasi saata..

Kui vajate nn tagastamise postitust, on kõige parem, kui nad avavad endale konto, see on tasuta ja selle saab igal ajal tühistada, kui nad otsustavad, et pärast teie jagatud projekti pole seda enam vaja..

Load

Enne kui liigume edasi, tahaksin teie tähelepanu juhtida välja kõrval asuvale väikesele rippmenüüle, kuhu sisestatakse adressaadi e-posti aadress. Siin määratakse õigused, lubades teil otsustada, kas adressaadid saavad ainult faile vaadata ja kommenteerida või ka neid alla laadida ja redigeerida..

Need õigused saab seada igale inimesele või tervele rühmale.

Vaikeseade on “redigeerimine” ja minu kogemuste kohaselt jääb see tõenäoliselt selliseks, kuna see võimaldab paremat töövoogu.

Mõnel juhul võite siiski soovida, et inimesed lihtsalt vaataksid faili / kausta, andmata neile võimalust seda alla laadida või redigeerida, ja siis on funktsioon „vaade” sellel eesmärgil olemas.

Jällegi ei pruugi te seda sageli kasutada, kuid see on mugav.

Minu graafilise disaini sõber kasutab seda funktsiooni klientidele oma töö eelvaadete tegemiseks, veendudes samal ajal, et nad ei saa seda varastada ega otse redigeerida – see on tema töö valdkonnas tõeline probleem.

Lube saab igal ajal muuta, klõpsates hiire parema nupuga failil või kaustal, valides “jaga” ja seejärel kustutades inimese rippmenüüst täielikult loendist või muutes lihtsalt vaate “redigeerimiseks” või vastupidi -.

Kommenteerimine ja redigeerimine

Kui teete teistega koostööd, on tõesti väga mugav, kui kõik kasutajad saavad näha, mida teised on muutnud või redigeerinud ja miks.

Sel juhul laadisin üles tekstifaili, lohistades selle oma failisüsteemist Dropboxi. Olles seal (umbes kolmesekundiline üleslaadimine) avasin selle vasakklõpsuga.

Näete, et paremal asuva kommentaarikasti kõrval on muid funktsioone väga vähe; Dropbox ise ei luba muudatusi ega muudatusi, selle tegemiseks peavad kasutajad faili alla laadima.

Kui muudatusi pole vaja teha, lisage lihtsalt mõni kommentaar ja saatke fail tagasi.

Kommenteerimine on teksti esiletõstmine ja selle kõrval või all kuvatakse väike nupp.

Seejärel saate kirjutada, mida tuleb öelda või muuta.

Ja äsja tehtud kommentaar hüppab külgribale kõigile vaatamiseks.

Lisavõimalusena, kui teile tundub, et kommentaar on elulise tähtsusega, pange kommentaari ette lihtsalt @ [e-posti aadress on kaitstud] ja see inimene saab teate, et kellelgi on oma töö kohta midagi öelda..

Kui aeg on oluline, soovitan seda kasutada säästlikult, kuna iga kord, kui seda protsessi tehakse, saadetakse e-kiri.

Enne kui asume edasi liikuma, peaksin mainima, et praegu ei ole enam võimalust kommentaare nähtavaks teha ainult konkreetsetele inimestele. Kõik, kellel on juurdepääs, saavad näha, mida kõik teised ütlevad.

Hea mõte, mida meeles pidada enne töökaaslase projekti kritiseerimist.

Ülevaade

Kõik ülaltoodud funktsioonid on meeskonnas koostööd tehes ülitäpsed, kuid kui selles meeskonnas on palju inimesi või kui töötate mitme inimestega, võib segadust tekitada mõnikord.

Dropbox pakub vasakpoolsel külgribal kahte funktsiooni, „jagamine” ja „lingid”, kus näete vastavalt failide loendit, mille olete vastavalt määranud redigeerimise ja vaatamisõiguse jaoks.

Mõlemad annavad suurepärase väikese ülevaate sellest, kuhu fail läheb, ja on väga käepärane inimestele, kes žongleerivad mitme ülesandega.

Taotlused

Käepärastest rääkides on Dropboxil funktsioon, mis (minu teada) on ainulaadne. Võite saata kellelegi e-kirja, milles taotletakse faile, siis nad järgivad linki ja saavad andmeid edastada otse teie määratud kausta.

Selle tegemiseks pole neil vaja isegi kontot. Mulle see funktsioon meeldib, kuna see eemaldab palju ebavajalikku meililiiklust ja kiirendab kogu koostööprotsessi.

Sellele funktsioonile juurde pääsemiseks vaadake lihtsalt külgriba ja klõpsake allosas olevat valikut.

Ilmub veel üks väike dialoogiboks, kuhu saate sisestada e-posti aadressi ja lisada ka lühisõnumi. Nagu kõige muu Dropboxi puhul – on süsteem intuitiivne ja hõlpsalt navigeeritav.

Meeskonnad

Kiirus tuleb mängu ka Dropboxi meeskonnafunktsiooni abil.

Põhimõtteliselt on see tavaline kaust, mille omanik saab määrata konkreetsetele inimestele. Siis, kui asju on vaja jagada, valige lihtsalt meeskonna kaust, selle asemel et käia iga kord inimeste käsitsi lisamise protsessi.

See on mugav väike funktsioon, mis lihtsustab jagamisprotsessi, et sellele juurde pääseda, minge vasakul külgribal asuvasse suvandisse „meeskond”, klõpsake seda ja ilmub loodavale meeskonnale eraldi armatuurlaud.

Lisaks töötab see täpselt nagu tavaline armatuurlaud ja aitab hoida töö ja ülejäänud elu üksteisest eemal.

Fotod

Dropboxil on ka spetsiaalne kaust piltide jaoks, kui peate korraks töölt eemalduma. Külgriba suvand „fotod” töötab sarnaselt kõigele muule Dropboxis, välja arvatud see, et see on automaatselt seatud kuvama galeriina.

Mulle see väga meeldib, kuna nii nagu ka meeskonna kausta puhul, teeb see asjade leidmise väga lihtsaks, kuna kõik on jagatud kategooriliselt. Lisaboonusena on pildid tavaliselt pigem nalja kui töö kohta, nii et sinna lähete.

Paber

Viimane, kuid mitte vähem tähtis on Dropbox Paper.

Praegu on see endiselt beetaversioon, kuid Paper pakub mõnda toredat võimalust üheaegseks koostööks piiratud tekstitöötluse ja slaididega. Selle kasutamine on lihtne, klõpsake lihtsalt vasakpoolsel ribal vastavat nuppu ja saate seadistada õigused ja jagamise täpselt samamoodi nagu tavalised failid.

Võrreldes ülejäänud Dropboxi komplektiga on paber ainulaadne, kuna saate teksti ja pilte töödelda otse faili ilma, et peaksite seda alla laadima; kuigi neil puudub neile ülesannetele pühendatud programmi funktsionaalsus.

Sellegipoolest on see üsna mugav, kui on midagi, mis tuleb lihtsalt kiiresti ära rüübata.

Kokkuvõtteks…

Nii on see giidiga tutvumiseks, nagu näete, et Dropbox pole lihtsalt hõlpsasti kasutatav, vaid sellel on ka hulk huvitavaid võimalusi, mis muudavad kaugjuhtimisega töötamise palju lihtsamaks kui vanasti. Kui teil on allolevates kommentaarides küsimusi, palun andke meile sellest teada.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me