5 tööriista, mis muudavad dokumentide haldamise vähem kohutavaks


© Cloudwards.net


Pole palju kolmesõnalisi fraase, mis panevad teid magama palju kiiremini kui “äridokumentide haldus”, kuid see ei pea nii olema.

Töölaua pärandtarkvara päevil ei olnud võimalik äridokumentide haldamist muuta vähemaks kui kohutavaks kogemuseks. Kuid nüüd, tänu elegantsetele pilverakendustele, on meil süsteemid, mis on silmadele lihtsad ja mõeldud inimestele reaalseks kasutamiseks.

Siin on viis tööriista, mis muudavad äridokumentatsiooni vähem peavaluks ja – kui vähegi võimalik – lõbusaks.

1. Dropboxi paber

Dropboxi paber – mis põhineb varasemal häkkpadjal – on Dropboxi vastus Google Docsile. Kõik, kes on meediumit kirjutanud, tunnevad ära paigutuse ja selle toimimisviisi. Iga rida on oma plokk, mis võib olla kas:

  • Pilt
  • Dropboxi fail
  • Tabel
  • Täpploend
  • Nummerdatud loend
  • Märkeruut
  • Jagaja
  • Koodiplokk

Ettevõtetele, mille dokumentatsioonis on palju visuaalseid elemente või spetsiaalset vormindamist, teeb Dropbox Paper nende sisestamise ja vormindamise lihtsaks. Seda on rohkem, kui võib öelda Google Docs’i kohta, mis minu meelest on Microsoft Wordi jaoks pisut liiga lähedal.

Privaatse Dropboxi paberlingi kleepimine teise paberidokumenti kasutab seda plokki, täites pealkirja automaatselt ja võimaldades teil kiiresti liikuda erinevate dokumentide vahel, nagu näiteks sisemine viki.

Dropboxi paber on suurepärane koostöö dokumentide arendamisel

Ehkki dokumentide tegelikuks haldamiseks ja korraldamiseks on vaieldamatult paremaid lahendusi, muudab Dropbox Papi kommenteerimis- ja redigeerimisfunktsioonid selle suurepäraseks dokumentidega meeskonnaga piitsutamiseks, kiireteks korrektsioonideks ja ajurünnakuks:


© Cloudwards.net

Äridokumentide haldamiseks terviklikuma ja struktureerituma viisi jaoks on palju rohkem võimalusi.

Dropbox Paper Pro näpunäited:

  • Failide otse manustamiseks Dropboxi kontolt kasutage dokumendi redigeerimisel Dropboxi ikooni
  • Ettevõtte wiki loomiseks ühendage otse Dropboxi paberi sisedokumendid

2. MultCloud

Kui teete koostööd eraldi meeskondade ja osakondadega, mis kasutavad erinevaid dokumendihaldussüsteeme, säästate MultCloudiga palju ümberlülitumist.

See ühendab suure hulga erinevaid pilveteenuseid – nt Dropbox, Google Drive ja Evernote – kõik ühes rakenduses. Isegi tasuta paketi korral on kasutajad teretulnud koondama kõik oma teenused ühte kohta ja teisaldama faile vabalt nende vahel rakendusest lahkumata.


© Cloudwards.net

MultCloudi probleem on selles, et see on mõeldud rohkem dokumentide korraldamiseks ja vähem nende vaatamiseks.

Kui mõned failid avanevad ideaalselt (näiteks pildi- ja tekstifailid), siis teisi ei kuvata. On ilmne, et Multcloud pole Evernote’iga täielikult integreeritud, kuna märkmete avamisel eelvaatepaanil ilmub tõrge.

Multcloud on mõeldud erinevate teenuste failide vaatamiseks ja korraldamiseks

Multcloud on kvaliteetne lahendus failide allalaadimiseks, vaatamiseks ja korraldamiseks. See on ühendatud mõne vähemtuntud teenusega, näiteks Alfresco, Kopeeri ja Mediafire. Kui teil on neis teenustes faile, saate neid hõlpsalt üle kanda.

Multcloud Pro näpunäited:

  • Kui soovite vahetada Dropboxi või Google Drive’i, kasutage uude pilveteenusesse üleviimiseks Multcloudi
  • Sülearvutite segaduse katkestamiseks kopeerige Evernote’i ekraanipildid oma pilveserveri faili

… aga seal on veel elegantne rakendus, millel on sarnane funktsionaalsus – nimelt odrive.

3. odrive

Ehkki odrive’il on umbes sama veebifunktsionaalsus kui Multcloudil (olles mitme pilveteenuste kodubaas), on selle eeliseks ka töölauarakendus.

Nüüd saate kohalike Dropboxi ja Google Drive’i kaustade vahel vahetamise asemel – või muretsedes, mis oleks nende salvestamiseks parim koht – saate paigutada kraami ühisesse odrive-ruumi ja korraldada selle hõlpsalt arvuti odrive-kausta sees.

Rääkimata sellest, et kasutajakogemus on palju, palju toredam kui Multcloudi oma.


© Cloudwards.net

odrive on kombineeritud pilvesalvestuseks töölaual

Komplekssete äridokumentide struktuuride haldamiseks teeb odrive hõlpsa nägemise kõik ühest kohast. Saate linkida oma Dropboxi, Google Drive’i, OneDrive, Gmaili ja isegi Slacki kontod, nii et failid voolavad loomulikult olenemata sellest, kuhu teie (või keegi teine) neid paigutate (vaadake ka meie Slacki tüki parimat pilvesalvestust).

odrive Pro näpunäited:

  • Korraldage hajutatud Gmaili ja Slacki manused ühes jagatud ruumis
  • Ribalaiuse ja kettaruumi kokkuhoidmiseks piirake üleslaadimise limiiti ja kiirust

4. Töötle tänav

Process Street aitab luua ja hallata äriprotsesside dokumente selliste keerukate toimingute jaoks nagu töötajate pardaleminek ja võrguturbe haldamine.

Kui saate uusi töötajaid standarditele vastavaks, pole juhiste kallale minemine Slackile ja lootmine parimale, see pole just hea mõte, selle asemel looge protsess, mis selgitab kõike veatult.

Kuigi Process Street ei halda Dropboxi faile ega Google’i dokumente, saate hoida protsesse (ja nende kontrollnimekiri töötab koos kontrolljälgedega) kõik ühes kohas ja mitte segada mittetoimeliste dokumentidega, nagu KKK ja juhised.


© Cloudwards.net

Nagu näete, saate protsessidokumendid kaustadesse korraldada ja iga eksemplari jaoks kontrollnimekirju käitada (sel juhul on see üks kontrollnimi töötaja kohta).

Protsessi tänav on mõeldud protsessidokumentide korraldamiseks ja meeskondade kontrollnimekirjade määramiseks

Kui kasutate vormiteenuse pakkujat, näiteks Formstack või Typeform, on võimalik kogu see teave saata ka dokumentide töötlemiseks.

Näiteks võib klient sisselogimisprotsessi käivitades sisestada oma andmed vormi (või teha seda ise). Kui tüüpvormis lisatakse uus kirje, saate selle kliendi kontrollnimekirja automaatselt käivitada ja selle vormi andmetega täita.

Seda saab teha Zapieri vinge jõuga, millest ma räägin järgmisena.

Töötage Street Pro näpunäited:

  • Protsessi tänava abil saate muuta dokumendid iga käivitatava protsessi interaktiivseteks kontroll-loenditeks
  • Registreeruge Zapieriga, et hakata vihatud tööd automatiseerima, ja ühendage see Process Streetiga, et järjestikku ülesandeid täita

5. Zapier

Zapier on rakendusrakenduste ühendamise platvorm, et saaksite veeta vähem aega andmete ülekandmiseks veebis. Zapieri abil automatiseerite selle lihtsalt.

Kahe rakenduse ühendamiseks looge lihtsalt reegel, millal rakendused omavahel räägivad.

Näiteks:

  • Kopeerige uued Google Drive’i failid konkreetsesse Dropboxi kausta
  • Salvestage uued Evernote manused kasti
  • Salvestage uus Google Docs OneDrive’i

On palju viise, kuidas Zapier aitab teil dokumendihalduse kontrolli alla saada. Samamoodi on faile teisaldamine pilve salvestamise pakkujate vahel odrive või Multcloud abil, Zapier saab selle ülesande automatiseerida, nii et te ei pea kunagi selle pärast muretsema.

Zapier võimaldab peaaegu kõiki rakendusi integreerida ja sünkroonida

Oletame näiteks, et eelistate kasutada Dropboxi, kui teie kolleegid nõuavad Google Drive’i kasutamist. Lihtsalt looge tõmblukk, mis sünkroonib kõik teiega jagatud konkreetsesse Dropboxi kausta, mis teavitab teid sünkroonimise lõppedes Slackist.

Woo! Pole vaja pingutada!


© Cloudwards.net

Vaadake Zapieri integratsiooniloendit, kus on ülekaalus arv lingitud rakendusi! Mõnikord kasutan kataloogi lihtsalt uute lahedate tööriistade otsimiseks.

Zapier Pro näpunäited:

  • Seadistage ahelreaktsiooni integreerimine (nt: laadige fail üles Dropboxi -> Kopeerige see OneDrive’i -> Emaili saatma -> Teavitage aeglaselt), kasutades Zapieri uut mitmeastmelist zap-funktsiooni
  • Hoidke kõigi failide peakataloog kõikjalt, ilma odeski või Multcloudi kasutamata, seadistades failide zap-kopeerimise kõikjalt ühte serverisse

Pilverakenduste kohta leiate rohkem artikleid, sealhulgas vingeid ülevaateid ja võrdlusi, vaadake ülejäänud Cloudvardi ajaveebi.

See oli Benjamin Brandalli külalise kaastöö. Benjamin on Process Streetil kirjanik. Siit leiate teda Twitterist.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map