Cara Berbagi File di Dropbox – Panduan Pemula Utama

Jika Anda baru mengenal Dropbox, atau seluruh penyimpanan cloud secara umum, terkadang membingungkan untuk mengetahui cara berbagi file.


Karena salah satu alasan utama untuk penyimpanan cloud adalah kemampuan untuk dengan mudah berbagi file di seluruh sistem dan jaringan, kami di Cloudwards memperkirakan ini adalah ide yang bagus untuk menyatukan panduan cepat – tentang cara mendapatkan hasil maksimal dari komputer Anda. Akun Dropbox.

Jika Anda tertarik pada tinjauan mendalam yang mendalam, silakan kunjungi di sini: Tinjauan Dropbox. Dasar-dasarnya sangat sederhana dan mudah dipahami, tetapi Anda mungkin tidak tahu tentang beberapa fitur yang lebih canggih yang ditawarkan Dropbox dalam hal berbagi file.

Setelah membaca artikel ini, Anda akan menjadi jagoan nyata dalam berbagi file dan jika tidak hati-hati – Anda bahkan mungkin telah menjadi orang penting di kantor.

Daftar Isi

  • Berbagi File – Cara
  • Izin – Atur dengan benar
  • Mengomentari dan Mengedit teks
  • Permintaan File – Unggah file melalui tautan
  • Tim Dropbox – Apakah Anda memerlukan versi bisnis?
  • Pratinjau Foto Dropbox
  • Kertas Dropbox Baru

Apa yang Anda butuhkan

  • Akun Dropbox, jika Anda masih dalam proses memutuskan layanan mana yang paling berhasil, mulailah akun uji coba di sini
  • Beberapa file dan folder untuk dipusingkan, dan karena kami akan berbagi, Anda mungkin ingin memastikan tidak ada informasi sensitif di dalamnya
  • Buku alamat, Anda harus berbagi file dengan seseorang
  • Periksa dengan orang yang Anda gunakan sebagai kelinci percobaan pertama, karena mereka mungkin akan mendapatkan longsoran email

Berbagi File

Setelah masuk ke akun Dropbox Anda, akan ada daftar file dan folder di tengah layar Anda dan bilah navigasi di sebelah kiri; ini adalah dasbor dan Anda akan dapat melakukan hampir semua hal di Dropbox dari sini.

Dari dasbor, pilih file atau folder yang ingin Anda bagikan.

Penting untuk diingat di sini bahwa semua file (dan folder) di folder dibagi secara otomatis, jadi Anda mungkin ingin memeriksa ulang bahwa tidak ada yang sensitif bersembunyi antara dokumen kerja dan gambar pesta.

Klik kanan dan sebuah menu kontekstual kecil akan muncul, pilih opsi teratas yang ditandai sebagai “bagikan.”

Lihat, Anda sudah melakukan yang luar biasa.

Langkah selanjutnya adalah memilih dengan siapa Anda berbagi file / folder; Anda dapat secara manual memasukkan alamat email mereka (Dropbox akan mengingatnya untuk waktu berikutnya) atau mengimpor daftar kontak dari Gmail, Yahoo Mail dan Facebook.

Dan hanya itu yang ada di sana: orang yang dibagikan mendapat email yang memberi tahu mereka bahwa Anda berbagi file atau folder, dan jika mereka memiliki Dropbox, mereka cukup masuk dan file baru akan muncul di dasbor mereka.

Jika orang yang Anda bagikan tidak memiliki Dropbox, mereka masih dapat mengunduh dan mengakses file, tetapi mereka tidak akan dapat mengirimnya kembali dengan mudah.

Jika Anda memerlukan “pos pengembalian”, maka untuk itu, yang terbaik adalah jika mereka membuka akun sendiri, gratis dan dapat dibatalkan kapan saja jika mereka memutuskan itu tidak lagi diperlukan setelah proyek bersama Anda.

Izin

Sebelum kita melanjutkan, saya ingin meminta perhatian Anda ke bilah drop-down kecil di sebelah bidang, tempat alamat email penerima dimasukkan. Di sinilah izin ditetapkan, memungkinkan Anda memutuskan apakah penerima hanya dapat melihat dan mengomentari file, atau juga mengunduh dan mengeditnya.

Izin ini dapat ditetapkan untuk setiap orang atau seluruh kelompok.

Standarnya adalah “edit” dan menurut pengalaman saya, kemungkinan akan tetap seperti itu karena memungkinkan alur kerja yang lebih baik.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin hanya ingin orang melihat file / folder tanpa memberi mereka kemampuan untuk mengunduh atau mengeditnya, dan kemudian fungsi “view” ada untuk tujuan seperti itu..

Sekali lagi, Anda mungkin tidak sering menggunakannya, tetapi berguna untuk memilikinya.

Teman desainer grafis saya menggunakan fungsi ini untuk memberikan pratinjau pekerjaannya kepada klien, sambil memastikan mereka tidak dapat mencurinya atau mengedit secara langsung, masalah nyata dalam bidang pekerjaannya.

Izin dapat diubah kapan saja dengan mengklik kanan file atau folder, memilih “bagikan” dan kemudian menghapus seseorang dari daftar seluruhnya atau hanya mengubah “tampilan” menjadi “edit” atau sebaliknya – dari menu tarik-turun.

Mengomentari dan Mengedit

Saat Anda berkolaborasi dengan orang lain, memang sangat berguna jika semua pengguna dapat melihat apa yang telah diubah atau diedit orang lain dan mengapa.

Dalam hal ini, saya mengunggah file teks dengan menyeretnya dari sistem file saya ke Dropbox. Sesampai di sana (sekitar tiga detik unggahan), saya membukanya dengan mengklik kiri.

Anda akan melihat bahwa di samping kotak komentar di sebelah kanan, ada beberapa fungsi lainnya; Dropbox sendiri tidak mengizinkan pengeditan atau perubahan, pengguna harus mengunduh file untuk melakukan apa pun.

Jika tidak ada perubahan yang diperlukan, cukup tambahkan beberapa komentar dan kirim kembali file tersebut.

Mengomentari adalah masalah menyorot teks dan tombol kecil akan muncul di sebelahnya atau di bawah.

Anda kemudian dapat mengetik apa yang perlu dikatakan atau diubah.

Dan komentar yang baru dibuat akan muncul di sidebar untuk dilihat semua orang.

Sebagai fitur tambahan, jika Anda merasa bahwa komentar sangat penting, cukup letakkan @ [email protected] di depan komentar, dan orang itu akan mendapat pemberitahuan bahwa seseorang memiliki sesuatu untuk dikatakan tentang pekerjaan mereka.

Jika waktu sangat penting, saya sarankan menggunakannya dengan hemat, karena email dikirim setiap kali proses ini dilakukan.

Sebelum kita melanjutkan, saya harus menyebutkan tidak ada cara pada saat ini, untuk membuat komentar hanya terlihat oleh orang-orang tertentu. Setiap orang yang memiliki akses dapat melihat apa yang dikatakan orang lain.

Poin yang baik untuk diingat sebelum mengkritik proyek rekan kerja.

Gambaran

Semua fungsi di atas sangat berguna ketika berkolaborasi dalam sebuah tim, tetapi jika ada banyak orang di tim itu atau jika Anda bekerja dengan lebih dari satu set orang, kebingungan kadang-kadang dapat muncul dalam.

Dropbox menawarkan dua fungsi di bilah sisi kiri, “berbagi” dan “tautan,” di mana Anda dapat melihat daftar file yang telah Anda set izin pengeditan dan melihat untuk, masing-masing.

Keduanya memberikan ikhtisar kecil yang luar biasa tentang file mana yang digunakan, dan sangat berguna untuk orang-orang yang menyulap lebih dari satu tugas.

Permintaan

Omong-omong, Dropbox memiliki fitur yang (sejauh yang saya tahu), unik. Anda dapat mengirim seseorang email meminta file, mereka kemudian mengikuti tautan dan dapat mentransfer data langsung ke folder yang Anda tentukan.

Mereka bahkan tidak memerlukan akun untuk melakukannya. Saya suka fitur ini, karena menghapus banyak lalu lintas email yang tidak perlu dan mempercepat seluruh proses kolaborasi.

Untuk mengakses fungsi ini, cukup lihat bilah sisi dan klik opsi di bagian bawah.

Kotak dialog kecil lainnya akan muncul, tempat Anda dapat memasukkan alamat email dan juga melampirkan pesan singkat. Seperti halnya Dropbox lainnya – sistem ini intuitif dan mudah dinavigasi.

Tim

Kecepatan juga ikut berperan dengan fungsi “tim” yang ditawarkan Dropbox.

Pada dasarnya ini adalah folder biasa yang dapat ditetapkan oleh pemilik untuk orang-orang tertentu. Kemudian, ketika hal-hal perlu dibagikan, cukup pilih folder tim, daripada melalui proses menambahkan orang secara manual setiap kali.

Ini adalah fungsi kecil yang berguna yang memperlancar proses berbagi, untuk mengaksesnya, pergi ke opsi “tim” di bilah sisi ke kiri, klik dan dasbor terpisah untuk tim yang akan Anda buat akan muncul.

Selain itu, ini berfungsi seperti dasbor biasa dan membantu menjaga pekerjaan dan sisa hidup Anda terpisah satu sama lain.

Foto

Dropbox juga memiliki folder khusus untuk foto ketika Anda perlu keluar dari pekerjaan untuk sementara waktu. Opsi “foto” bilah samping berfungsi seperti semua hal lain di Dropbox, kecuali bahwa itu secara otomatis ditetapkan untuk ditampilkan sebagai galeri.

Saya sangat suka, karena seperti halnya dengan folder tim, itu membuat menemukan barang-barang sangat mudah karena semuanya dikategorikan dengan rapi dari awal. Sebagai bonus tambahan, gambar biasanya lebih menyenangkan daripada bekerja, jadi begitulah.

Kertas

Terakhir namun tidak kalah pentingnya adalah Dropbox Paper.

Saat ini masih dalam versi beta, tetapi Paper menawarkan beberapa opsi yang cukup bagus untuk kolaborasi simultan dengan pemrosesan dan slide teks terbatas. Menggunakannya sederhana, cukup klik tombol yang relevan di bilah kiri, dan Anda dapat mengatur izin dan berbagi dengan cara yang sama persis seperti file biasa.

Dibandingkan dengan suite Dropbox lainnya, Kertas itu unik, karena Anda akan dapat memproses teks dan gambar langsung menjadi file tanpa harus mengunduhnya; meskipun tidak memiliki nafas fungsionalitas, sebuah program akan didedikasikan untuk tugas-tugas tersebut.

Tetap saja, ini cukup praktis untuk dimiliki jika sesuatu yang hanya perlu dihilangkan dengan cepat.

Kesimpulannya…

Itu saja untuk tur berpemandu, seperti yang Anda lihat Dropbox tidak hanya mudah digunakan, tetapi juga memiliki berbagai opsi menarik yang membuat bekerja dari jarak jauh jauh lebih mudah daripada sebelumnya. Beri tahu kami jika ada pertanyaan di komentar di bawah.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map