5 Alat yang Membuat Mengelola Dokumentasi Kurang Mengerikan


© Cloudwards.net


Tidak banyak frase tiga kata yang akan membuat Anda lebih cepat tidur daripada “manajemen dokumen bisnis”, tetapi tidak harus seperti itu.

Kembali pada zaman perangkat lunak warisan desktop, tidak ada cara yang mungkin untuk membuat mengelola dokumen bisnis kurang dari pengalaman yang mengerikan. Tapi sekarang, berkat aplikasi cloud yang elegan, kami memiliki sistem yang mudah dilihat dan dirancang untuk digunakan orang.

Berikut adalah lima alat untuk membuat dokumentasi bisnis kurang dari sakit kepala dan – jika mungkin – menyenangkan.

1. Kertas Dropbox

Dropbox Paper – berdasarkan pada hackpad sebelumnya – adalah jawaban Dropbox untuk Google Documents. Siapa pun yang menggunakan media untuk menulis, akan mengenali tata letak dan cara kerjanya. Setiap baris adalah bloknya sendiri, yang bisa berupa:

  • Gambar
  • File dropbox
  • Meja
  • Daftar berpoin
  • Daftar bernomor
  • Kotak centang
  • Pembagi
  • Blok kode

Untuk perusahaan dengan banyak elemen visual atau pemformatan khusus dalam dokumentasinya, Dropbox Paper memudahkan untuk memasukkan dan memformatnya. Itu lebih dari yang bisa dikatakan untuk Google Documents, yang agak terlalu dekat dengan Microsoft Word untuk keinginan saya.

Menempel tautan Dropbox Paper pribadi ke dokumen Kertas lain menggunakan tautan sebagai blok, otomatis mengisi judul dan membiarkan Anda dengan cepat beralih di antara dokumen yang berbeda, seperti wiki internal.

Dropbox Paper Sangat Bagus untuk Berkolaborasi dalam Pengembangan Dokumen

Sementara ada solusi yang bisa dibilang lebih baik untuk benar-benar mengelola dan mengatur dokumen, fitur komentar dan revisi Dropbox Paper sangat bagus untuk menyiapkan dokumen dengan tim, membuat revisi cepat dan bertukar pikiran, seperti ini:


© Cloudwards.net

Untuk cara yang lebih komprehensif dan terstruktur untuk mengelola dokumen bisnis, ada lebih banyak opsi.

Tips Dropbox Paper Pro:

  • Gunakan ikon Dropbox saat mengedit dokumen untuk menyematkan file langsung dari akun Dropbox
  • Tautkan langsung dokumen Dropbox Paper internal untuk membuat wiki perusahaan

2. MultCloud

Jika Anda berkolaborasi dengan tim dan departemen terpisah, yang menggunakan sistem manajemen dokumen yang berbeda, maka Anda akan menghemat banyak pertukaran dengan MultCloud.

Ini menggabungkan berbagai layanan cloud yang berbeda – seperti Dropbox, google Drive dan Evernote – semuanya dalam satu aplikasi. Bahkan dengan paket gratis, pengguna dapat menjejalkan semua layanan mereka di satu tempat dan memindahkan file secara bebas di antara mereka tanpa meninggalkan aplikasi.


© Cloudwards.net

“Masalah” dengan MultCloud, adalah bahwa ia dirancang lebih untuk mengatur dokumentasi dan lebih sedikit untuk melihatnya.

Sementara beberapa file terbuka dengan sempurna (gambar dan file teks, misalnya), yang lain gagal ditampilkan. Jelas bahwa Multcloud tidak sepenuhnya terintegrasi dengan Evernote, karena Anda mendapatkan kesalahan ketika mencoba untuk membuka catatan di panel pratinjau.

Multcloud adalah untuk Melihat dan Mengatur File Dari Berbagai Layanan

Multcloud adalah solusi berkualitas untuk mengunduh, melihat, dan mengatur file. Ini terhubung dengan beberapa layanan yang kurang dikenal, seperti Alfresco, Copy dan Mediafire. Jika Anda memiliki file di layanan tersebut, Anda dapat mentransfernya dengan mudah.

Tips Multcloud Pro:

  • Gunakan Multcloud untuk bermigrasi ke layanan cloud baru jika Anda berpikir untuk beralih ke Dropbox atau Google Drive
  • Salin tangkapan layar Evernote ke file server cloud mereka sendiri, untuk menghapus kekacauan notebook Anda

… tetapi ada aplikasi yang lebih elegan di luar sana, yang memiliki fungsi serupa – yaitu, odrive.

3. odrive

Sementara odrive memiliki fungsi online yang hampir sama dengan Multcloud (menjadi basis rumah untuk layanan multi-cloud), odrive juga memiliki keuntungan sebagai aplikasi desktop.

Sekarang, alih-alih beralih antara folder Dropbox lokal dan Google Drive – atau khawatir mana yang akan menjadi tempat terbaik untuk menyimpannya – Anda dapat membuang barang ke ruang odrive bersama dan mengaturnya dengan mudah, di dalam folder odrive di komputer Anda.

Belum lagi, pengalaman pengguna jauh, jauh lebih baik daripada Multcloud.


© Cloudwards.net

odrive adalah Untuk Penyimpanan Cloud Gabungan di Desktop

Untuk mengelola struktur dokumen bisnis yang kompleks, odrive memudahkan untuk melihat semuanya di satu tempat. Anda dapat menautkan Dropbox Anda, Google Drive, OneDrive, Gmail dan bahkan akun Slack, jadi file mengalir secara alami di mana pun Anda (atau orang lain) meletakkannya (lihat juga penyimpanan cloud terbaik kami untuk bagian Slack, juga).

Odrive Pro Tips:

  • Atur lampiran Gmail dan Slack yang tersebar di satu ruang bersama
  • Batasi batas unggahan dan kecepatan untuk menghemat bandwidth dan ruang disk

4. Jalan Proses

Process Street membantu membuat dan mengelola dokumen proses bisnis untuk tugas-tugas rumit seperti onboarding karyawan dan manajemen keamanan jaringan.

Jika Anda mendapatkan karyawan baru sesuai standar, mengoceh instruksi tentang Slack dan berharap yang terbaik bukanlah ide yang bagus, sebaliknya, buat proses yang menjelaskan semuanya dengan sempurna.

Sementara Process Street tidak akan mengelola file Dropbox atau dokumen Google, Anda dapat menjaga proses (dan daftar periksa mereka berjalan lengkap dengan jejak audit) semuanya di satu tempat dan tidak dicampuradukkan dengan dokumen yang tidak dapat ditindaklanjuti seperti FAQ dan pedoman.


© Cloudwards.net

Seperti yang Anda lihat, Anda dapat mengatur dokumen proses ke dalam folder dan menjalankan daftar periksa untuk setiap contoh (dalam hal ini, ini adalah satu daftar periksa per karyawan).

Process Street adalah untuk Mengatur Dokumen Proses dan Menugaskan Daftar Periksa Tim

Jika Anda menggunakan penyedia formulir seperti Formstack atau Typeform, dimungkinkan untuk mengirim semua data itu untuk memproses dokumen juga.

Misalnya, saat menjalankan proses orientasi klien, klien mungkin harus memasukkan data mereka ke dalam formulir (atau melakukannya sendiri). Ketika entri baru ditambahkan di Typeform, Anda bisa secara otomatis menjalankan daftar periksa untuk klien itu dan mengisinya dengan data formulir.

Ini bisa dilakukan dengan kekuatan Zapier yang luar biasa, yang akan saya bicarakan selanjutnya.

Tips Jalan Pro Proses:

  • Dengan Process Street Anda dapat mengubah dokumen proses menjadi daftar periksa interaktif untuk setiap proses yang dapat dieksekusi
  • Daftar dengan Zapier untuk mulai mengotomatisasi pekerjaan yang Anda benci, dan menautkannya ke Process Street untuk menjalankan tugas secara berurutan

5. Zapier

Zapier adalah platform untuk menghubungkan aplikasi bersama sehingga Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mentransfer data di web. Dengan Zapier, Anda hanya mengotomatiskannya.

Untuk menghubungkan dua aplikasi, cukup buat aturan kapan aplikasi saling berbicara.

Sebagai contoh:

  • Salin file Google Drive baru ke folder Dropbox tertentu
  • Simpan lampiran Evernote baru ke Box
  • Simpan Google Documents baru ke OneDrive

Ada banyak cara Zapier dapat membantu Anda mengendalikan manajemen dokumen. Dengan cara yang sama lebih mudah untuk memindahkan file antara penyedia penyimpanan cloud dengan odrive atau Multcloud, Zapier dapat mengotomatiskan tugas itu, sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang hal itu.

Zapier Memungkinkan Hampir Setiap Aplikasi Mengintegrasikan dan Menyinkronkan

Katakanlah misalnya bahwa Anda lebih suka menggunakan Dropbox sementara kolega Anda bersikeras menggunakan Google Drive. Cukup buat zap yang menyinkronkan semua yang dibagikan dengan Anda, ke folder Dropbox tertentu, yang memberi tahu Anda di Slack ketika sinkronisasi selesai.

Merayu! Tanpa usaha!


© Cloudwards.net

Lihatlah daftar integrasi Zapier untuk sejumlah besar aplikasi yang terhubung bersama! Terkadang saya menggunakan direktori hanya untuk menemukan alat baru yang keren.

Zapier Pro Tips:

  • Siapkan integrasi reaksi berantai (seperti: Unggah file ke Dropbox -> Salin ke OneDrive -> Kirim Sebuah email -> Notify in Slack) menggunakan fitur zap multi-langkah Zapier yang baru
  • Simpan direktori utama semua file dari mana saja tanpa menggunakan odesk atau Multcloud, dengan mengatur zap menyalin file dari mana saja ke dalam satu server

Untuk lebih banyak artikel tentang aplikasi cloud, termasuk ulasan dan perbandingan yang luar biasa, periksa seluruh blog Cloudwards.

Ini adalah kontribusi tamu dari Benjamin Brandall. Benjamin adalah seorang penulis di Process Street. Temukan dia di Twitter di sini.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map