Cara Menggunakan Gantt Chart: A Beginner’s Guide for 2020

Ada banyak alat di luar sana untuk membantu Anda mengatur diri. Perangkat lunak manajemen proyek menawarkan berbagai fitur untuk membantu Anda merencanakan pekerjaan Anda. Kami fokus pada cara tertentu mengatur tugas dalam tutorial ini tentang cara menggunakan bagan Gantt.


Kami akan menjelaskan apa yang bisa dilakukan bagan Gantt untuk Anda, lalu lihat bagaimana berbagai hal bekerja pada beberapa platform. Pertama, kita akan melihat contoh sederhana di monday.com, yang dapat Anda baca di ulasan monday.com kami. Lalu, kita akan melalui contoh yang lebih maju dengan TeamGantt, yang dapat Anda baca di ulasan TeamGantt kami.

Grafik Gantt canggih. Jika Anda lebih suka sesuatu yang lebih sederhana, lihat cara kami menggunakan artikel papan kanban. Ulasan Trello kami membahas contoh hebat alat kanban.

Apa Itu Gantt Chart?

Ada banyak alat yang memungkinkan Anda menambah dan mengatur tugas dan melihatnya dengan cara yang berbeda. Alat Gantt menawarkan keuntungan besar dibandingkan yang lain karena memungkinkan Anda untuk menambah dan mengelola dependensi, sehingga Anda dapat membuat satu hal terjadi tergantung pada yang lain.

Itu berarti Anda dapat melihat apa yang perlu dilakukan sebelum setiap tugas selesai. Jika Anda membutuhkan kentang yang dikirim sebelum Anda bisa membuat kentang goreng, Anda bisa membuat hubungan itu dalam bagan Gantt. Jika ada masalah dengan pengiriman Anda, Anda dapat melihat apa efeknya dengan mengikuti ketergantungan ke depan.

Anda juga dapat menghitung efek yang akan ditimbulkan penundaan. Dalam hal ini kedengarannya sepele, tetapi dalam proyek yang kompleks banyak tugas yang mungkin saling bergantung. Gantt chart akan memungkinkan Anda untuk dengan mudah menghitung ketukan pada efek dari masalah apa pun.

Bagan Gantt biasanya menunjukkan kerangka waktu tertentu, seperti seminggu atau sebulan, dan memungkinkan Anda untuk membalik atau menggulir tanggal, seperti dengan sebagian besar alat berbasis kalender.

Gantt Chart Creator

Grafik Gantt pertama diciptakan oleh akademisi Polandia Karol Adamiecki pada tahun 1896. Namun, itu tidak menghasilkan banyak percikan. Henry Gantt, untuk siapa sistem ini sekarang dinamai, menerbitkan versinya pada tahun 1910.

Bagan awal menunjukkan tanggal mulai dan berakhirnya tugas yang menyusun sebuah proyek. Ketergantungan ditambahkan kemudian, meskipun mereka adalah kunci kegunaan Gantt Chart.

Gantt Charts dan Bekerja dengan Ketergantungan

Membuat tugas biasanya mudah. Anda menambahkan nama dan mungkin deskripsi. Jika Anda bekerja dalam tim, tugas dapat diberikan kepada orang-orang. Mereka dapat dikategorikan dan diprioritaskan. Seringkali, Anda dapat meninggalkan komentar atau melampirkan file ke sana. Hal-hal itu akan tergantung pada alat yang Anda gunakan.

Dengan alat berbasis bagan Gantt Anda juga ingin menetapkan tanggal mulai, serta tanggal akhir atau perkiraan berapa lama tugas akan dilakukan. Dengan begitu, tugas dapat muncul di posisi yang benar di kalender Anda, menunjukkan kapan sesuatu akan terjadi, atau setidaknya ketika Anda berharap itu akan terjadi.

Untuk membuat dependensi di antara mereka, Anda biasanya mengklik dan menarik dari akhir satu tugas ke awal yang lain. Itu membuat tugas kedua tergantung pada yang pertama. Anda dapat menggunakan Microsoft Excel untuk membuat grafik Gantt, tetapi menggunakan program khusus biasanya jauh lebih mudah.

Beberapa alat memiliki tombol yang memungkinkan Anda membuat dependensi dengan mengisi rincian di jendela sembulan. Dalam proyek yang kompleks, itu mungkin lebih mudah daripada metode drag-and-drop.

Di beberapa alat, Anda dapat menyesuaikan panjang tugas, memindahkannya dan mengubah tanggal mulai dan berakhir secara terpisah. Namun, alat yang memungkinkan Anda melakukan semua itu bisa lebih sulit untuk digunakan, karena lebih sulit untuk menemukan pegangan untuk membuat dependensi..

Latihan menjadi sempurna, tetapi perlu ditunjukkan bahwa hanya karena Anda menemukan satu implementasi tidak sesuai dengan Anda, mungkin ada yang lain yang sesuai.

Masalah Gantt Chart

Jika tugas dijadwalkan untuk dimulai sebelum tergantung pada selesai, Anda memiliki masalah. Gantt chart akan memberi tahu Anda saat itu terjadi, memungkinkan Anda untuk memperbaikinya. Anda dapat melakukannya secara manual dengan menyeret tugas untuk menjadwal ulangnya atau mengubah perkiraan panjangnya.

Beberapa alat akan memperbarui jadwal Anda secara otomatis agar tetap bisa digunakan. Itu berarti jika suatu tugas bergantung pada yang lain, permulaannya akan menyesuaikan secara otomatis jika tugas itu bergantung pada tidak selesai pada waktunya. Itu bisa menjadi rumit, tetapi membuat kompleksitas itu dapat dikelola adalah untuk apa Gantt chart diperuntukkan.

Banyak platform juga akan memberi tahu Anda jika Anda memiliki loop ketergantungan. Jika tugas satu bergantung pada tugas kedua, coba buat tugas kedua bergantung pada tugas satu dan lihat apa yang terjadi. Ini adalah situasi yang tidak mungkin, tetapi, sekali lagi, Gantt chart dapat melihat hubungan-hubungan itu di antara jaringan tugas yang kompleks dan menghemat Anda menjadwalkan sakit kepala..

Cara Membuat Bagan Gantt dengan Cara Sederhana: monday.com

monday.com memiliki garis waktu, yang mirip dengan bagan Gantt tetapi tidak menyertakan manajemen ketergantungan. Garis waktu memungkinkan Anda untuk mengatur tanggal mulai dan berakhir untuk tugas.

bagaimana cara menggunakan gantt-chart-monday-timeline

Anda dapat memindahkan item dengan menarik atau mengubah tanggal mulai dan berakhirnya. Anda dapat memberikan tugas kepada orang-orang juga, serta melihat siapa yang melakukan apa. Ini memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan apa yang perlu dilakukan dan memungkinkan Anda menemukan masalah.

Merencanakan proyek jauh lebih mudah dengan alat-alat seperti itu. Untuk proyek besar dengan banyak tugas yang saling tergantung, bekerja secara visual dan intuitif mungkin tidak cukup baik. Di situlah dependensi dapat membantu.

monday.com memiliki antarmuka yang fantastis, serta fitur keamanan yang sangat baik untuk melindungi Anda dari kejahatan dunia maya. Menjaga keamanan sangat penting ketika bekerja di cloud, jadi komitmen monday.com terhadap keamanan online menjadikannya pilihan yang kuat untuk mengelola proyek Anda.

Free Gantt Chart: Langkah demi Langkah dengan TeamGantt

Selanjutnya, kita akan melihat TeamGantt, yang, seperti namanya, dibangun di sekitar tampilan Gantt-nya. Ini memiliki tingkat gratis yang memungkinkan hingga tiga orang menggunakannya tanpa biaya. Itu berarti Anda mungkin dapat mengujinya tanpa harus memutar lengan bos terlalu banyak. Di luar itu, ada paket berbayar dengan fitur tambahan.

Mari kita lihat bagaimana memulainya. Setelah mendaftar, Anda akan ditanya beberapa pertanyaan dan, jika Anda menggambarkan diri Anda sebagai seorang pemula, tunjukkan video pengantar kepada Anda. Setelah itu, saatnya membuat proyek pertama Anda.

Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana memulai dari awal, tetapi ada template. Mereka cukup mendasar dan mencakup proyek sampel yang bagus untuk mempelajari jalan Anda di sekitar TeamGantt. Ada juga proyek dasar dengan beberapa tugas dan grup yang diatur agar Anda dapat menggunakan atau mengganti nama sesuai kebutuhan.

bagaimana cara menggunakan proyek-gantt-chart-teamgantt-new-project

Klik “proyek saya” di panel sebelah kiri jika Anda belum ada di sana, lalu klik tombol biru “proyek baru” di sebelah kanan. Anda akan melihat layar berikut.

bagaimana cara menggunakan proyek-gantt-chart-teamgantt-new-project

Di sana, Anda dapat memberi nama proyek Anda, memilih templat seperti yang dibahas di atas dan bahkan memilih hari dalam seminggu untuk digunakan dalam proyek Anda. Pilih semua tujuh hari jika Anda tipe yang sibuk, lima jika Anda suka sebagian besar dari kita atau dua jika Anda lebih suka pendekatan yang lebih kasual untuk hidup.

Kemudian, klik tombol “buat proyek baru” untuk mewujudkan proyek Anda. Anda harus menonton video cepat terlebih dahulu, jadi silakan membuat kopi cepat dan kembali dua menit kemudian.

Inilah tampilan proyek Anda setelah dibuat. Ada satu grup yang berisi satu tugas. Grup memungkinkan Anda mengatur tugas Anda ke dalam kategori. Anda dapat memberi nama mereka apa yang Anda suka.

bagaimana cara menggunakan gantt-chart-teamgantt-blank

Tugas TeamGantt

Pertama, mari kita buat tugas baru, lalu kita akan memodifikasi grup kami sebelum melihat dependensi.

Untuk membuat tugas, klik teks “tugas” di sebelah tombol plus di bawah tugas pertama yang disediakan. Teks “tonggak sejarah” dan “kelompok tugas” memungkinkan Anda membuatnya.

bagaimana cara menggunakan gantt-chart-teamgantt-first

Tugas baru Anda akan muncul, disorot dan dengan kursor di bidang nama sehingga Anda dapat menyebutnya apa yang Anda suka, seperti yang telah kami lakukan di sini. Tekan kembali atau klik mouse dan tugas akan siap.

Ada hal lain yang bisa Anda lakukan dengan tugas. Dengan TeamGantt, Anda dapat menetapkan masing-masing ke pengguna, menandai berapa banyak yang telah dilakukan atau menambahkan daftar periksa subtugas untuk memecahnya menjadi potongan yang lebih mudah. Kami akan melupakan semua itu untuk saat ini.

Tugas dan grup berisi ikon pena kecil yang dapat Anda klik untuk mengeditnya. Ada juga tanda silang untuk menghapusnya. Mereka terlihat jika Anda memindahkan tugas atau grup dengan mouse.

Klik tombol edit dan sebuah jendela akan muncul yang memungkinkan Anda untuk mengedit detail tugas.

Kami telah menambahkan beberapa tugas dan grup baru dan mengganti nama proyek kami. Sekarang klasik kuliner, telur rebus dan tentara.

bagaimana cara menggunakan gantt-chart-teamgantt-multi-task

Ketergantungan TeamGantt

Sekarang kita akan membuat ketergantungan. Anda harus memasukkan air ke dalam panci sebelum mendidih. Tugas kedua tergantung pada yang pertama. Kami dapat menambahkan hubungan itu ke TeamGantt. Dengan begitu, kita tidak bisa menjadwalkan tugas kedua untuk memulai sebelum yang pertama.

Itu jelas dalam kasus ini, tetapi mungkin tidak dalam proyek besar.

Untuk membuat ketergantungan, kita gerakkan mouse ke atas tugas “air mendidih”. Saat kami melakukannya, titik-titik kecil muncul di kedua sisi itu. Kami kemudian klik dan seret dari titik ke kiri, ke tugas “menaruh air di panci”. Saat kami melepaskan mouse, ketergantungan dibuat.

bagaimana-cara-menggunakan-gantt-bagan-timgantt-ketergantungan ditambahkan

Kami bisa menyeret titik di sebelah kanan “taruh air di panci” dan diseret ke tugas “mendidihkan air”. Either way, efeknya sama. Yang penting adalah Anda menggunakan titik di sebelah kiri untuk membuat tugas itu bergantung pada sesuatu yang lain dan titik di sebelah kanan untuk membuat sesuatu yang lain bergantung padanya.

Jika Anda melihat tangkapan layar di atas, Anda akan melihat garis berwarna merah. Itu menunjukkan bahwa jadwal kami tidak mungkin. Kedua tugas terkait dijadwalkan pada waktu yang sama. Jelas, dalam hal ini, seseorang harus menyelesaikan sebelum yang lain bisa mulai. Jika kita menyeret tugas “air mendidih” ke kanan, semuanya akan baik-baik saja dan garis akan berubah warna untuk menunjukkan itu.

bagaimana cara menggunakan gantt-chart-teamgantt-task-dijadwal ulang

Jika Anda memerlukan alat yang dapat menjadwal ulang dependensi untuk Anda sehingga Anda tidak perlu menyeretnya sendiri, lihat ulasan ClickUp kami..

Sekarang Anda memahami dasar-dasar manajemen ketergantungan dan dapat membuat dan menghubungkan tugas Anda sendiri. TeamGantt dan monday.com memiliki uji coba gratis, jadi lihat apa yang dapat Anda lakukan dengan mereka.

Pikiran terakhir

Ada banyak platform yang menyertakan bagan Gantt. Kami membahasnya secara teratur di artikel manajemen proyek kami. Gantt chart cenderung ditampilkan dalam alat yang lebih berfokus pada bisnis, tetapi seperti yang telah kita lihat, mereka tidak harus sulit untuk digunakan. Menguasai teknik yang kuat ini dan Anda dapat meningkatkan alur kerja Anda dan membuat semua orang di tim Anda sibuk.

Untuk melihat apa yang bisa dilakukan platform favorit kami, lihat kumpulan perangkat lunak manajemen proyek terbaik kami.

Melihat melampaui monday.com dan TeamGantt, salah satu alat favorit kami, Wrike, melakukan pekerjaan yang baik dalam pengelolaan ketergantungan. Baca lebih lanjut di ulasan Wrike kami. Jika Anda lebih suka bekerja secara lokal, lihat ulasan GanttProject kami untuk mempelajari tentang perangkat lunak desktop kuno yang cocok untuk penggunaan kantor.

Jika Anda pernah menggunakan salah satu alat Gantt di sini atau tahu tentang orang lain yang belum kami sebutkan, silakan bagikan pengetahuan Anda dalam komentar di bawah. Terima kasih sudah membaca.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map