FreshBooks Review – Mise à jour 2020

Critique de FreshBooks

FreshBooks est un outil comptable solide pour les très petites entreprises et les indépendants, surtout s’ils se concentrent sur la prestation de services plutôt que sur les bons. Cependant, les grandes entreprises ou celles dont les dépenses sont complexes peuvent vouloir aller plus loin. Lisez notre revue complète de FreshBooks pour plus de détails.


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FreshBooks est une excellente plateforme de comptabilité cloud pour les entreprises basées sur les services et les projets. Il dispose d’un large éventail d’outils qui fonctionnent parfaitement les uns avec les autres pour vous aider à suivre vos revenus. Sa fonction de facturation est facile à utiliser et dispose de nombreuses options d’automatisation, telles que les factures répétitives et planifiées.

FreshBooks a des fonctionnalités inhabituelles, mais il manque également certaines fonctionnalités de base, telles que la paie et les rappels de factures. Il ne dispose pas non plus d’un outil de suivi des stocks, ce qui le rend mal adapté aux entreprises basées sur les produits. Pour compenser cela, FreshBooks offre une intégration avec plus de 100 applications, mais il est toujours plus facile d’utiliser une plate-forme plus équilibrée, comme Xero ou Wave.

Si FreshBooks ne semble pas convenir à votre entreprise, vous pouvez consulter notre liste des meilleurs outils logiciels de comptabilité pour trouver quelque chose de mieux.

Cependant, si vous faites partie d’une petite équipe à la recherche d’une plate-forme pour gérer vos projets et suivre les heures facturables, essayez l’essai gratuit de FreshBooks de 30 jours ou lisez la suite pour la révision complète.

Forces & Faiblesses

Alternatives pour FreshBooks

Caractéristiques

La plupart des fonctionnalités de FreshBooks, telles que les «rétentions», les «projets» et le «suivi du temps», se complètent parfaitement. La combinaison de ces fonctionnalités fait de la comptabilité cloud FreshBooks un bon moyen de surveiller les heures de travail et les revenus.

La fonction «rétention» s’intègre parfaitement au «suivi du temps» et aux «projets». Un contrat de mandat est un contrat qui vous permet, à vous et à votre client, de fixer des salaires et des heures fixes pour une certaine période. Vous pouvez mettre un projet ou une entrée de temps sous une retenue pour mettre à jour automatiquement votre contrat avec votre nouvelle entrée.

Visitez la page «mandats» sous la catégorie «factures» dans la barre de navigation pour voir une liste de vos contrats. Pour ouvrir un accord, sélectionnez-le dans votre liste de contrats, ce qui vous amènera à votre page d’état, où vous trouverez un graphique et une liste des heures que vous avez enregistrées. 

Le graphique montrera si vous avez dépassé le budget, et vous pouvez facturer les heures supplémentaires en cliquant sur le bouton «générer une facture».

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La fonction “projets”, que vous trouverez dans la barre de navigation, conserve toutes vos affectations au même endroit. Comme pour les mandats, une liste de vos affectations est affichée dans la page «projets». À partir de la page d’état d’un projet, vous pouvez trouver les détails et les heures enregistrées, ainsi que d’envoyer une facture à un client.

Projets FreshBooks

Pour ouvrir un nouveau projet, cliquez sur le bouton «créer un nouveau» en haut à droite de la page, et vous pouvez sélectionner soit un tarif forfaitaire soit un projet horaire. Ensuite, vous devez remplir la section «nom du projet» et «client». Le reste, comme la date de fin et le taux, sont facultatifs.

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Si vous créez un projet horaire, définissez vos tarifs via le paramètre “définir les tarifs horaires” sur le côté droit de la page. Il existe trois options: «tarif horaire unique», «tarifs pour les membres de l’équipe» et «tarifs de service».

Facturation FreshBooks

Pour créer une facture pour une affectation, cliquez sur le bouton “plus d’actions” en haut de la page d’état du projet, puis cliquez sur l’option “générer une facture”.

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La fonctionnalité de «suivi du temps», que vous trouverez dans la barre de navigation, est une autre des meilleures fonctionnalités de FreshBooks. Il y a deux onglets dans la page “suivi du temps”: “suivre” et “réviser”.

Vous pouvez afficher vos heures hebdomadaires ou quotidiennes dans l’onglet «piste». L’affichage quotidien est parfait si vous souhaitez vous concentrer sur l’ajout d’une nouvelle entrée de temps, car il vous montre une liste de vos heures et projets enregistrés. Pendant ce temps, vous pouvez utiliser la vue hebdomadaire – qui montre un tableau avec toutes vos heures enregistrées – pour revoir le temps global que vous avez consacré à vos projets dans une semaine.

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Dans «Revue», vous pouvez trouver le temps total travaillé par les membres de votre équipe chaque mois. Il affiche un graphique des heures travaillées par chaque membre en haut de la page. En bas, vous verrez une liste détaillée de toutes vos heures enregistrées et de celles de vos membres dans la section «entrées de tous les temps».

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Comme Xero et QuickBooks en ligne, FreshBooks offre une intégration avec de nombreuses applications. Cela vous aidera à gérer votre entreprise avec plus d’efficacité car vous pouvez tout contrôler à partir d’un seul endroit. Cependant, il est plus efficace d’utiliser une plate-forme équilibrée, telle que Xero, si vous avez besoin de fonctionnalités telles que les immobilisations et le gestionnaire de factures..

FreshBooks a beaucoup de fonctionnalités intéressantes qui fonctionnent bien les unes avec les autres. Il complète également la plupart de ses fonctionnalités avec des options d’automatisation. Cependant, il manque également certains outils de base, tels que la paie, le suivi des stocks et les rappels de factures. Cela dit, FreshBooks propose de nombreuses intégrations, ce qui peut vous aider à obtenir des fonctionnalités qu’il n’offre pas.

Tarification

Le forfait le moins cher de FreshBooks, Lite, coûte 15 $ par mois, et il déverrouille la plupart des fonctionnalités dont vous aurez besoin, telles que la facturation, les dépenses, les paiements en ligne, le suivi du temps et les estimations. Si vous avez cinq clients facturables ou moins, ce plan vous suffit pour gérer votre entreprise.

Cependant, si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités automatisées de FreshBooks, la plupart d’entre elles ne sont disponibles qu’à partir du plan Plus.

Tarifs FreshBooks: plans avancés

Une mise à niveau vers Plus, qui coûte 25 $ par mois, vous donne accès aux autres fonctionnalités de FreshBooks, telles que les propositions, les factures récurrentes et les rappels de paiement. Il vous permet également d’ajouter jusqu’à 50 clients facturables. Une mise à niveau vers «Plus» vaut le prix si vous souhaitez déverrouiller les fonctionnalités automatisées de FreshBooks, ce qui peut vous aider à augmenter votre efficacité.

La dernière mise à niveau vers Premium, qui coûte 50 $ par mois, augmente le nombre de clients facturables que vous pouvez avoir à 500 clients. Même si l’augmentation du créneau client est énorme, vous devez payer deux fois le prix du plan «Plus». L’écart de prix entre ces plans est assez important, étant donné qu’il n’y a pas de nouvelles fonctionnalités pour cette mise à niveau.

Chaque plan d’abonnement inclut la possibilité d’amener votre équipe sur FreshBooks. Malheureusement, vous devez payer un supplément de 10 $ par mois pour chaque membre. Cela signifie qu’il y a des frais supplémentaires pour utiliser les outils collaboratifs de FreshBooks, tels que la discussion de projet ou le suivi du temps pour les membres de votre équipe. Si vous avez une grande équipe, pensez à demander le support de FreshBooks à propos de FreshBooks Select.

Le plan de FreshBooks Lite est dangereusement près de perdre par rapport à Wave. C’est parce que, en plus d’être gratuit, Wave a l’avantage de ne pas avoir de limite de client et d’avoir presque toutes les fonctionnalités de FreshBooks Lite (en savoir plus sur notre revue Wave). La seule chose qui fait que FreshBooks vaut toujours le prix est ses fonctionnalités supérieures de facturation et de suivi du temps.

Comparé au plan de croissance de Xero, qui coûte 30 $ par mois, le plan «Plus» de FreshBooks est meilleur si vous dirigez une entreprise basée sur les services. 

De plus, vous pouvez utiliser plusieurs devises et projets, qui ne sont disponibles que sur le plan établi de Xero pour 60 $ par mois. Cependant, si vous avez besoin d’un suivi d’inventaire ou d’une facturation, Xero a plus de fonctionnalités à offrir et un meilleur outil de reporting que FreshBooks.

Convivialité

Il est facile de s’inscrire à l’essai gratuit de 30 jours de FreshBooks. Inscrivez-vous en remplissant votre adresse e-mail et votre mot de passe. Ensuite, vous recevrez un e-mail avec un lien de vérification. Cliquez sur le lien, puis vous devez remplir vos informations personnelles et professionnelles avant de pouvoir accéder à votre compte FreshBooks.

FreshBooks a une mise en page nette, contrairement à FreeAgent. Il y a beaucoup d’espace entre les éléments et tout est clairement étiqueté. Presque chaque page a un résumé en haut, ce qui vous permet de numériser rapidement ses informations. En bas de la page, vous trouverez les détails du contenu, comme une liste de vos factures ou projets.

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La barre de navigation de FreshBooks est située sur le côté gauche et affiche la plupart des pages, y compris les “factures”, qui ont deux sous-options: “mandats” et “autres revenus”.

Dans la partie supérieure de la barre de navigation, vous verrez les paramètres et les notifications de votre profil. Vous pouvez accéder aux paramètres de votre compte, à la liste des «articles et services» et à la page d’assistance de FreshBooks via les paramètres de votre profil.

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FreshBooks a une légère courbe d’apprentissage, mais vous pouvez la maîtriser rapidement car la plupart des outils sont simples et vous obtenez des explications lorsque vous ouvrez une page pour la première fois. Il a une disposition claire et ses applications Android et iOS sont également faciles à utiliser. Vous pouvez également suivre votre temps ou consulter vos factures lors de vos déplacements grâce à ces applications.

Facturation

Il existe deux façons de générer une facture à partir de zéro. Vous pouvez créer une facture via le tableau de bord en sélectionnant le bouton «créer nouveau» ou via la page «factures».

Dans la page “factures”, vous trouverez un résumé de vos factures en haut et une liste de vos factures en bas. Vous pouvez également connecter votre compte à Stripe via le bouton «activer le paiement en ligne» pour recevoir les paiements par carte de crédit.

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Pour créer une facture à partir de la page “factures”, cliquez sur le bouton “nouvelle facture” dans le coin supérieur droit de la page. Contrairement à QuickBooks en ligne ou Xero, FreshBooks vous permet de remplir votre facture directement sur le modèle, afin que vous puissiez la voir comme le feraient vos clients.

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Cliquez sur le bouton «ajouter un client» pour affecter une facture à un client. Lorsque vous remplissez les coordonnées de votre client, FreshBooks vous propose des clients disponibles. Vous pouvez choisir un client dans votre liste de clients ou continuer à remplir le formulaire pour ajouter un nouveau client.

Pour créer un nouvel article de facture, cliquez sur le bouton «ajouter une ligne» sous le tableau de description de l’article. Tout comme l’ajout de clients, vous pouvez choisir un produit dans votre liste d’articles ou ajouter un nouveau produit. Si vous créez une facture pour un client avec des heures non facturées, FreshBooks recommande d’ajouter les heures dès que vous cliquez sur la case “nom de l’article”.

Les fonctions «demander un acompte» et «ajouter un échéancier de paiement» divisent votre facture en plusieurs modalités de paiement. Vous pouvez choisir un taux forfaitaire ou un pourcentage pour les deux fonctionnalités.

«Dépôt» divise votre facture en deux paiements, tandis que «calendrier de paiement» la divise en 12 termes. Ces fonctionnalités peuvent être utiles si vous entreprenez un gros projet et avez besoin de plusieurs paiements.

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Vous pouvez configurer des rappels de facture via le bouton «envoyer des rappels» sous les paramètres du client, qui apparaîtra après avoir choisi un client. Vous pouvez envoyer jusqu’à trois rappels avec des intervalles personnalisables et des messages personnels. FreshBooks enverra automatiquement des rappels au client pour ses futures factures, vous n’avez donc besoin de le faire qu’une seule fois.

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Si vous souhaitez créer une facture récurrente, cliquez sur le bouton «rendre récurrent» sous vos paramètres de facture. Ensuite, la section «paramètres» affichera un formulaire où vous pouvez configurer le calendrier, la livraison et les options de paiement pour vos factures répétitives.

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Pour personnaliser le modèle de facture de FreshBooks, cliquez sur le bouton “personnaliser la facture” dans la section “paramètres de facture”. FreshBooks n’a que deux polices et modèles à utiliser, contrairement à Xero ou QuickBooks en ligne. Heureusement, vous pouvez toujours choisir une couleur d’accent, télécharger votre logo et ajouter une image d’en-tête pour personnaliser vos factures.

Dépenses

La fonction «dépenses» de FreshBooks ne dispose pas d’un gestionnaire de factures où vous pouvez configurer des rappels ou payer vos factures en ligne, comme vous pouvez le faire avec QuickBooks en ligne (lisez notre revue QuickBooks en ligne pour en savoir plus). Cependant, vous pouvez toujours suivre vos dépenses en utilisant FreshBooks.

Comme pour les factures, vous pouvez ajouter une nouvelle dépense via le tableau de bord ou via la page «dépenses». Dans le tableau de bord, cliquez sur le bouton «créer un nouveau» et choisissez «dépenses» dans le menu déroulant. Sinon, à partir de la page «dépenses», cliquez sur le bouton «nouvelle dépense» dans le coin supérieur droit de la page.

Sur la page «nouvelle dépense», vous pouvez renseigner le détail de votre dépense. Si vous en avez besoin, vous pouvez également joindre un reçu via cette page. Contrairement aux «factures», vous ne pouvez pas ajouter d’articles à cette entrée, donc joindre un reçu vous permet de garder une trace de ce que vous achetez.

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Vous pouvez affecter une dépense à un client via l’option «marquer comme facturable» sur le côté droit de la page. FreshBooks proposera d’ajouter ce coût la prochaine fois que vous créerez une facture pour le client et marquera l’article comme «non facturé» dans la page «dépenses».

Vous pouvez également ajouter rapidement une entrée via le bouton «nouvelle dépense» dans la section «toutes les dépenses». Plutôt que de vous diriger vers une nouvelle page, un formulaire apparaîtra où vous pourrez remplir les détails sans quitter la page «dépenses».

Une autre option consiste à ajouter une connexion bancaire, qui importera automatiquement vos transactions dans la page «dépenses». Cela importera également vos relevés dans la catégorie «comptabilité» de la barre de navigation pour rapprocher vos transactions.

Rapports

Vous pouvez accéder à la fonctionnalité de création de rapports de FreshBooks dans l’option «rapports» de la barre de navigation. Semblable à Wave, FreshBooks a des explications sur la page «rapports» qui vous aideront à comprendre chaque rapport. Les modèles de rapport de FreshBooks ne sont pas aussi personnalisables ou abondants que QuickBooks en ligne ou Xero, mais il comporte 14 modèles de rapport sous quatre sections.

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Sur la facture & des notes de frais », vous voyez un rapport de dépenses et trois rapports de ventes organisés par facture, article et client. Les rapports de vente vous donnent un aperçu de vos revenus, par exemple quel article est le plus populaire ou quel client est le plus rentable. Cette connaissance est cruciale lorsque vous souhaitez mettre en œuvre une nouvelle stratégie pour votre entreprise.

Il y a deux rapports dans la section «rapports de paiement»: «vieillissement des comptes» et «paiements collectés». Les deux rapports offrent un aperçu de vos revenus sous différents angles. Le «vieillissement des comptes» vous donne un rapport sur les clients qui vous sont encore redevables, le montant et le délai de retard. Pendant ce temps, «paiements collectés» donne un bref rapport de toutes vos factures payées.

La section «Rapports comptables» de FreshBooks se compose de six rapports, dont les «bénéfices & perte »,« balance de vérification »et« bilan ». Vous pouvez utiliser ces rapports pour surveiller la santé financière de votre entreprise. Depuis 2019, FreshBooks utilise le modèle de comptabilité à double entrée pour ces rapports, ce qui facilite le suivi de l’argent dans vos comptes.

La section «rapports de suivi du temps» se compose de deux rapports: «détail de saisie du temps» et «résumé de la rétention». Les deux rapports vous permettent de voir un aperçu des heures que vous avez enregistrées, semblable à ce que vous pouvez voir dans la page «suivi du temps» et «retenues».

Les options de personnalisation de chaque rapport varient, mais chaque rapport vous permet au moins de personnaliser la période. Comparativement, QuickBooks en ligne et Xero sont plus personnalisables, car ils ont plus de filtres et d’options de colonnes à utiliser.

Lorsqu’elles sont comparées à Wave, les fonctionnalités de création de rapports de FreshBooks et de Wave sont presque au même niveau. Les deux ont moins de 20 modèles et des options de personnalisation limitées. Malgré cela, les mises en page des rapports de Wave sont plus belles, en particulier pour les personnes qui débutent dans les logiciels de comptabilité, car elles ont un résumé en haut de chaque rapport..

Soutien

Pour accéder au centre d’aide de FreshBooks, cliquez sur le “?” dans le coin inférieur droit de chaque page. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre “centre d’aide” apparaîtra, où vous pouvez taper un problème ou un sujet dans la barre de recherche pour rechercher une réponse dans la base de données d’aide de FreshBooks.

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Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté de votre photo de profil et sélectionnez l’option “Besoin d’aide”.

Il y a trois options qui apparaîtront sur votre écran. Vous pouvez soit explorer la FAQ de FreshBooks, où vous pouvez rechercher votre problème par vous-même, soit contacter le centre d’assistance de FreshBooks par e-mail ou par téléphone. Notez que l’assistance FreshBooks n’est disponible que du lundi au vendredi de 8 h à 20 h. EST, donc si vous vivez en dehors des États-Unis, vous devrez peut-être attendre.

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Le verdict

FreshBooks est un outil puissant, en particulier pour les entreprises basées sur les services et les projets. Son «time tracking» et ses «projets» sont idéaux pour que les entreprises gèrent leurs projets et les lient à leurs revenus. Il existe également de nombreuses fonctionnalités automatisées, en particulier avec la facturation, qui peuvent vous aider à vous concentrer sur des questions plus importantes.

FreshBooks n’est peut-être pas la meilleure option pour les entreprises basées sur les produits. Il n’a pas de gestionnaire de factures ou de suivi d’inventaire, vous aurez donc du mal à gérer vos finances via FreshBooks.

Son prix est juste, d’autant plus qu’il dispose de fonctionnalités robustes que vous pouvez utiliser pleinement à partir du plan Plus à 25 $ par mois. Cependant, pour inviter les membres de votre équipe à FreshBooks, vous devez payer 10 $ supplémentaires par mois et par membre, ce qui s’additionne rapidement. Si vous avez une grande équipe, pensez à demander à son support client à propos de FreshBooks Select.

La fonctionnalité de création de rapports de FreshBooks perd encore pour QuickBooks en ligne et est comparable à Wave, qui offre ces fonctionnalités gratuitement. Les options de personnalisation de FreshBooks sont limitées et pas aussi puissantes que QuickBooks en ligne ou Xero. Bien que les dispositions des rapports soient simples et numérisables, les modèles Wave sont plus faciles à consulter, car ils incluent un résumé en haut des rapports..

Si vous dirigez une entreprise basée sur des services ou des projets avec une petite équipe, pensez à essayer la version d’essai de 30 jours de FreshBooks pour voir si cela vous convient.

Avez-vous déjà essayé FreshBooks? Dites-nous ce que vous en pensez dans la section commentaires ci-dessous. Merci pour la lecture.

Kim Martin Administrator
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