Revue IBM Connections – Mise à jour 2020

Examen d’IBM Connections

Il semble qu’IBM Connections a été remanié en un outil de médias sociaux, abandonnant complètement la plupart des caractéristiques de stockage et d’EFSS. Ainsi, cette revue ne s’applique plus.

Meilleur EFSS

Les propriétaires de PME à la recherche d’un outil de collaboration cloud avec une touche de médias sociaux peuvent trouver ce qu’ils recherchent dans IBM Connections. En plus des fonctionnalités habituelles de synchronisation et de partage de fichiers, cet outil EFSS avancé vous permet de discuter, d’envoyer des e-mails, d’organiser des réunions en ligne et même de partager votre statut avec vos collègues.

Considérez-le comme le Facebook de l’espace EFSS.

Ses capacités de communication supplémentaires font-elles d’IBM Connections un meilleur choix que Dropbox, Box et tous les autres meilleurs fournisseurs EFSS? Restez avec nous lorsque nous présentons les fonctionnalités et les tarifs du service, puis décomposons l’expérience utilisateur, les capacités de collaboration, la sécurité et le support.

Forces & Faiblesses

Alternatives pour IBM Connections

Caractéristiques

Le tableau ci-dessous vous donnera un aperçu rapide de certaines des fonctionnalités clés intégrées à la plateforme Connections.

Logo IBM Connectionswww-03.ibm.com

À partir de 600 $ par moisTous les plans

Collaboration

Synchronisation des appareils

Synchronisation sélective

Synchronisation au niveau du bloc

Dossiers partagés

Liaison de fichiers

Versionnage des fichiers

Taille de fichier max
2 Go

Intégration Microsoft Office

Intégration de Google Docs

Bibliothèque d’intégration d’applications tierces

Surveiller l’activité des utilisateurs

Définir des rôles d’utilisateur

Créer des groupes d’utilisateurs

Sécurité

Chiffrement au repos
AES-128

Cryptage en transit

Intégration de chiffrement de bout en bout

Authentification à deux facteurs

Exigences de mot de passe personnalisé

Intégration de l’authentification unique (SSO)

Effacement à distance de l’appareil

Soutien

Chat en direct

Assistance téléphonique

Forum d’utilisateurs

Assistance 24/7

Connections est un cas intéressant dans la mesure où il comporte certaines fonctionnalités (comme les listes de tâches et les réunions en ligne) que vous ne trouverez pas avec d’autres plates-formes, mais en même temps il en manque certaines qui devraient être courantes (comme l’authentification à deux facteurs).

Il est également faible en ce qui concerne les intégrations d’applications tierces.

Nous vous donnerons une meilleure idée de la façon dont tout cela se déroulera afin que vous puissiez décider si Connections fonctionnera pour votre entreprise plus tard dans notre examen. Mais d’abord, parlons des prix.

Tarification

IBM Connections dispose de trois plateformes de prix de base: Social, S1 et S2. Vous pouvez avoir une bonne idée du service avec un essai gratuit de 14 jours avant de vous abonner.

Chaque plan vous offre 1 To de stockage en équipe et 1 Go de stockage personnel pour chaque compte d’utilisateur. Que vous optiez pour Social, S2 ou S1, il n’y a pas d’exigences utilisateur minimales, ce qui est un changement de rythme rafraîchissant. De nombreux autres fournisseurs EFSS ont non seulement des exigences élevées, mais coûtent deux fois plus par utilisateur.  

Huddle, par exemple, nécessite au moins 15 comptes et facture 20 $ pour chacun d’eux.  

Les trois plans Connections permettent l’édition, la synchronisation et le partage collaboratifs de documents. Chacun offre également des capacités de messagerie instantanée pour rester en contact avec vos employés. Connections S2 ajoute des réunions en ligne pouvant accueillir jusqu’à 200 participants. S1 ajoute un espace email et wiki.

Expérience utilisateur

Comme la plupart des outils de synchronisation et de partage de fichiers d’entreprise, une grande partie de l’interaction de l’utilisateur avec Connections s’effectue à partir de votre navigateur. Contrairement à eux, les fichiers ne sont pas au centre de l’expérience utilisateur: les interactions sociales.

L’écran d’accueil comprend un espace pour mettre à jour votre statut et lire ceux des autres, tout comme une plateforme de médias sociaux.  

À partir de la marge de gauche, vous pouvez naviguer entre quatre autres vues, qui incluent des mentions, des notifications, des éléments d’action et du contenu enregistré.

Sur le côté droit du portail se trouve un outil qui vous permet de rejoindre ou de lancer une réunion en ligne, un endroit pour les rappels d’événements et même un flux de «recommandations» qui vous donne des suggestions de contenu interne basées sur votre profil, vos connexions et d’autres critères.

La barre de navigation en haut de la page vous permet de visiter d’autres pages, notamment un courrier, un calendrier, votre liste de contacts et les communautés (groupes) auxquelles vous appartenez. Pour accéder réellement à vos fichiers, vous devez cliquer sur «plus» et sélectionner «fichiers» dans le menu déroulant.

L’approche n’est pas une mauvaise chose, c’est juste différente. IBM a décidé de mettre en avant les capacités sociales de Connections sur la synchronisation et le partage. Pour les propriétaires de PME travaillant avec une main-d’œuvre éloignée, c’est un moyen de favoriser un sentiment de communauté qui pourrait autrement manquer sans un refroidisseur d’eau à bavarder..

Les fonctionnalités sociales sont également un bon moyen de stimuler la collaboration.

En plus de l’interface Web, Connections dispose d’un client de bureau disponible pour Windows et Mac. Comme avec de nombreux autres outils EFSS, l’installation de ce client crée un dossier de synchronisation dans votre système de fichiers. Tous les fichiers ou dossiers placés dans ce dossier sont téléchargés sur votre espace de stockage cloud.

La majorité des outils de stockage cloud que nous avons évalués s’arrêtent là. Connections va encore plus loin en vous permettant de naviguer dans les vues du dossier de synchronisation du contenu partagé, des communautés et des collaborateurs..

Si vous êtes loin de votre ordinateur, vous pouvez également vous connecter à Connections depuis votre smartphone avec des applications pour Android, iOS et Windows Phone pour mettre à jour votre statut, vérifier les actions et visiter les communautés.

Vous pouvez également accéder à votre contenu cloud et télécharger de nouveaux contenus depuis votre téléphone.

S’il ne fait aucun doute que l’expérience utilisateur de Connections n’a pas l’approche simplifiée pour synchroniser et partager Dropbox et ses nombreux clones, c’est un bon changement de rythme que de nombreux propriétaires d’entreprise trouveront beaucoup plus à leur goût..

Gestion des utilisateurs

Une grande partie de la gestion des utilisateurs avec Connections repose sur son utilisation des «communautés». Les communautés sont un moyen de concentrer la collaboration en partageant plus facilement du contenu avec plusieurs personnes. Par exemple, vous pourriez avoir une communauté pour les graphistes ou une communauté pour le personnel de première ligne.

La plupart des autres outils EFSS appellent ces groupes. Cependant, IBM justifie largement le changement de terminologie. En effet, Connections va beaucoup plus loin dans l’amélioration des aspects collaboratifs des groupes que tout autre outil EFSS que nous avons testé..

Chaque communauté dispose de sa propre page de communauté, où les membres peuvent parcourir le contenu, afficher les mises à jour de statut, lire et ajouter au wiki de la communauté, participer au forum de la communauté et consulter les signets de la communauté pour des ressources vitales. 

Lors de l’ajout d’utilisateurs, Connections vous permet de leur attribuer l’un des quatre rôles pour contrôler leurs autorisations:

  • Utilisateur: collaboration et accès au courrier
  • Administrateur: accès complet pour la gestion du compte
  • Assistant d’administration: gestion de base des utilisateurs / mots de passe
  • Développeur d’applications: accès au développement d’extensions

Connections dispose également de bons outils de génération de rapports pour vous permettre de garder un œil sur votre main-d’œuvre. Il s’agit notamment des zones d’administration pour surveiller les téléchargements de fichiers et vérifier les mesures de base du site.

Dossier & Partage de fichiers

Bien que l’accès à votre contenu puisse être enterré sous un tas de fonctionnalités sociales, IBM Connections adopte une approche et un partage de fichiers plus ambitieux que la plupart des outils EFSS.

Lorsque vous créez un dossier, vous avez la possibilité de le garder privé ou de le partager avec des personnes et des communautés spécifiques. Les individus et les communautés peuvent avoir un accès en lecture seule, modifier ou propriétaire à ce dossier. Il existe également une option pour autoriser d’autres personnes à partager le dossier avec des personnes extérieures à votre entreprise.  

Les mêmes paramètres de partage, sans le statut de propriétaire, sont également disponibles pour les fichiers. Certains outils EFSS n’autorisent que le partage de dossiers, tous les fichiers d’un dossier donné étant régis par les mêmes autorisations d’accès. La personnalisation ajoutée est une bonne touche.

Une autre option de partage de fichiers est le partage de liens. Il vous suffit de cliquer avec le bouton droit sur un fichier et de cliquer sur “copier le lien”. Toute personne à qui vous donnez ce lien pourra accéder au fichier auquel elle est jointe. Bien que pratique, cette méthode de partage n’est pas exactement sécurisée, d’autant plus que Connections ne vous permet pas de protéger les liens par mot de passe ou de leur donner des dates d’expiration automatiques.

Un autre problème que nous avons avec l’approche de partage de Connections est que, bien que le service dispose de deux vues utiles qui vous permettent de voir quels dossiers et fichiers ont été partagés avec vous, il n’y a pas de vue analogue pour vérifier quels dossiers et fichiers vous avez partagés.

Les icônes au-dessus des dossiers et à côté des noms de fichiers vous permettent de rechercher du contenu partagé, mais une page pour tout auditer d’un seul coup d’œil sans avoir à rechercher faciliterait le suivi des partages.

Sync

IBM Connections gère bien la synchronisation, en utilisant un modèle de dossier de synchronisation qui sera familier à tous ceux qui utilisent Google Drive, Dropbox, Onedrive ou la plupart des autres outils de stockage cloud. IBM appelle ce dossier «My Drive».

Le modèle de dossier de synchronisation est populaire car il est simple au point d’élégance. Il ressemble et fonctionne principalement comme n’importe quel autre dossier du système de fichiers.

La seule vraie différence est que tout contenu à l’intérieur est stocké à la fois sur votre disque dur et dans le cloud. Tout contenu placé dans le dossier est envoyé à un centre de données Connections, puis transmis à d’autres appareils sur lesquels un client de synchronisation est installé. Cela vous permet de partager du contenu avec des collaborateurs en temps quasi réel.

Malheureusement, Connections n’utilise pas de synchronisation différentielle ou de niveau bloc comme Dropbox, ce qui est un moyen d’accélérer la synchronisation en déplaçant uniquement les parties des fichiers qui ont réellement changé..

Les connexions prennent en charge une autre excellente fonctionnalité de synchronisation, appelée synchronisation sélective, cependant. La synchronisation sélective vous permet de désactiver la synchronisation pour certains dossiers. Cela empêche le contenu du cloud d’être stocké sur votre disque dur, ce qui vous permet d’économiser de l’espace disque.

Outils de productivité

Connections est livré avec une poignée d’outils natifs intégrés que de nombreux utilisateurs professionnels approuveront. Ceux-ci incluent un client de messagerie, une liste de tâches pour suivre les éléments d’action, un calendrier et une application de notes.

Les éléments créés dans votre liste de tâches peuvent être attribués à d’autres personnes pour le suivi des tâches et l’affichage dans votre calendrier. Bien qu’elle ne soit pas aussi facile à utiliser ou aussi attrayante visuellement que Trello, son intégration avec Connections permet une gestion fluide de la collaboration.

De même, l’application Connections notes ne peut pas rivaliser avec Evernote, mais, en raison de son intégration, est toujours une bonne option pour améliorer la productivité au sein de l’écosystème Connections. Utilisez-le pour prendre des notes de réunion, faire un remue-méninges et travailler subrepticement sur ce roman pendant les heures de bureau

Bien qu’il existe de nombreuses applications de réunion virtuelle disponibles pour les utilisateurs professionnels qui s’intègrent au stockage dans le cloud, peu de services EFSS fournissent réellement les leurs. Connections le fait et l’utilisation de cette fonctionnalité ne vous coûtera pas d’argent supplémentaire.

Depuis votre page d’accueil Connections, cliquez simplement sur le bouton «Organiser une réunion» sur le côté droit de l’écran. Un ID de réunion et un lien seront générés que vous pourrez partager avec vos collaborateurs et la fenêtre de réunion s’ouvrira.

De là, vous pouvez partager votre écran ou un fichier spécifique que vous avez stocké.

Les fonctionnalités de partage d’écran fonctionnent aussi bien que toutes les autres que nous avons utilisées, y compris join.me, Skype Entreprise et Zoho, sans aucun décalage ni flou d’image pour parler..

Alors que les réunions Connections ne peuvent pas accueillir 250 participants comme Skype Entreprise, il peut en accueillir 200, ce qui devrait être beaucoup plus que suffisant pour la plupart des utilisateurs professionnels. Les options en réunion incluent une bibliothèque de fichiers, un flux de réunion, des outils de dessin et une option d’enregistrement.

Les connexions ne vous offrent qu’une poignée d’outils tiers parmi lesquels choisir. La liste n’est pas aussi longue ou intéressante que ce que vous trouvez avec Dropbox, Box et quelques autres plates-formes, bien que des favoris comme SalesForce et quelques applications de la suite Cisco soient très présents..

Les favoris manquants incluent Slack, Trello, IFFT, DocuSign, Zoho et de nombreux autres grands noms de la productivité du travail. Cependant, les capacités sociales de Connection rendent ces erreurs beaucoup moins critiques qu’elles ne le seraient avec tout autre outil EFSS..

Connections possède un plugin pour Microsoft Office afin que vous puissiez enregistrer des documents Word, Excel ou PowerPoint directement sur votre stockage Connections, mais nous aimerions voir une intégration basée sur un navigateur avec Office Online ou même Google Docs.

Sécurité

Toutes les données que vous stockez dans IBM Connections Cloud sont sauvegardées sur des serveurs redondants. Les serveurs eux-mêmes sont conservés dans des centres de données sécurisés destinés à résister aux incendies, tremblements de terre et autres catastrophes.

Au cas où, cependant, des centres de données sont maintenus sur les deux côtes des États-Unis et dans deux endroits japonais différents. Des scanners biométriques, des caméras de vidéosurveillance et des patrouilles de sécurité 24/7 sont également utilisés pour empêcher les visiteurs non autorisés de pénétrer.

Avant le transfert vers le cloud à partir de votre appareil, les données sont cryptées en AES 128 bits. Alors que l’AES 256 bits est plus sécurisé et plus courant dans le secteur du stockage cloud, il n’y a aucune raison réelle d’être effrayé par la décision d’IBM de choisir 128.

En théorie, il faudrait le supercalculateur le plus avancé au monde des milliards d’années pour casser AES 128 bits.Les données en transit sont encore sécurisées avec un tunnel SSL sur les appels HTTP. Puis, une fois arrivé, il reste chiffré au repos.

Le chiffrement en transit et au repos protège vos données contre certains types de criminalité en ligne. Le chiffrement en transit sécurise vos données contre les soi-disant attaques de l’homme du milieu, tandis que le chiffrement au repos protège vos données contre les éventuelles violations de serveur.

Vous pouvez en savoir plus sur la configuration de la sécurité en lisant le livre blanc sur la sécurité du cloud IBM Connections. Comme vous pouvez vous y attendre d’une entreprise technologique aussi vénérable qu’IBM, dans la plupart des cas, elle est très complète.

Il est à noter que IBM Connections ne prend pas en charge l’authentification à deux facteurs (2FA), ce qui obligerait les utilisateurs à saisir un code de sécurité envoyé sur leur téléphone lorsqu’ils se connectent à partir d’un périphérique inconnu..

Le problème avec la suppression de 2FA est que même si les clés de cryptage AES 128 bits peuvent être impossibles à déchiffrer, les mots de passe faibles ne le sont pas. La sécurité à deux facteurs signifierait que toute personne qui devine le mot de passe d’un propriétaire de compte devrait également avoir son téléphone pour l’utiliser..

Pour ajouter au problème, il n’y a pas d’option d’administration pour modifier les exigences de mot de passe obligatoires. Cela dit, Connections oblige au moins les utilisateurs à créer des mots de passe avec au moins huit caractères. En outre, vous pouvez définir des expirations de mot de passe pour forcer vos utilisateurs à modifier périodiquement leurs informations de connexion.

Service client

Trouver le meilleur canal d’assistance pour votre problème technique avec les grandes entreprises peut être un peu comme chercher une aiguille dans une botte de foin. IBM ne facilite pas les choses, du moins en ce qui concerne les connexions.

Une partie du problème est que la prise en charge des comptes n’est disponible que pour les administrateurs Connections. Tout le monde ne peut accéder qu’aux options d’auto-assistance. En tant qu’administrateur, pour obtenir de l’aide, vous devez d’abord vous inscrire avec votre numéro de client IBM (ICN).

L’assistance téléphonique est disponible, mais Connections Cloud ne figure pas sur la liste des produits IBM pris en charge via ce canal. Le chat en direct est disponible mais uniquement pour les demandes de vente.

Nous avons testé les temps de réponse à la fois pour les tickets d’assistance et l’adresse e-mail des demandes générales d’IBM. Dans les deux cas, nous n’avons jamais eu de réponse, ce qui était pour le moins troublant.  

Le support DIY comprend une documentation produit, une FAQ, des guides de dépannage et des forums de support communautaire. Il existe une option de recherche pour faciliter la navigation, bien que nous ayons remarqué que la plupart des pages renvoyées via la recherche étaient vides..

Nous n’avons également pas pu trouver d’informations sur des sujets clés tels que le contrôle de version et la synchronisation sélective. Également mauvais, la plupart des messages sur le forum d’assistance restent sans réponse, ce qui le rend pratiquement inutile.

Nous nous attendions à ce qu’une entreprise jouissant de la réputation d’IBM dans le secteur de la technologie bénéficie d’un meilleur support. Il est possible que nous ayons eu le sang froid sur nos demandes d’aide parce que nous étions sur un compte d’essai, mais ce n’est pas un moyen de gagner des clients.

Le verdict

En ce qui concerne l’expérience utilisateur et les composants, nous sommes repartis avec l’approche d’IBM d’EFSS. Certes, nous avons été surpris au début par le fait que le stockage de fichiers n’occupe pas le devant de la scène dans cette expérience. Une fois que vous vous y êtes habitué, cela ne nuit pas vraiment à la productivité du travail Avec un dossier de synchronisation, vos fichiers ne sont jamais difficiles à trouver, de toute façon.

Des fonctionnalités telles que les mises à jour de statut, les communautés virtuelles, les listes de tâches et les réunions en ligne font de Connections l’une des meilleures plateformes polyvalentes de l’espace EFSS en matière de collaboration avec les autres..  

Une poignée de faiblesses, cependant, l’empêche de se glisser dans le niveau supérieur des outils EFSS avec Dropbox for Business, Box, Egnyte Connections et Citrix ShareFile. Ceux-ci incluent aucune authentification à deux facteurs, aucune protection par mot de passe pour les partages de liens, des intégrations d’applications tierces minimales et un support médiocre.

Si ces échecs ne vous donnent pas de pause, Connections a un prix qui devrait attirer les PME soucieuses de leur budget qui veulent donner à leurs employés les avantages qui viennent avec la plate-forme de collaboration connectée au cloud.

C’est tout pour notre revue IBM Connections. Nous aimerions connaître votre opinion sur le service dans les commentaires ci-dessous.

Merci d’avoir lu.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
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