Revue Citrix ShareFile – Mise à jour 2020

Examen de Citrix ShareFile

Si le suivi des activités de votre entreprise est votre principal critère lors de la sélection d’un EFSS, ne cherchez pas plus loin que Citrix ShareFile. Cependant, quand il s’agit d’intégrer d’autres suites, c’est un peu court, comme vous pouvez le lire dans cette revue complète de Citrix ShareFile.


Meilleur EFSS

Citrix ShareFile est un service de synchronisation et de partage de fichiers destiné à améliorer la productivité des personnes travaillant dans un environnement distant. Pour ce faire, il propose des fonctions classiques de stockage dans le cloud, telles que la synchronisation et la gestion des utilisateurs. Cependant, il possède également plus de fonctionnalités qui lui permettent de se classer parmi les meilleurs fournisseurs EFSS, dont nous allons parler en détail dans cette revue Citrix ShareFile. 

Un mécanisme clé de ShareFile est ses fonctionnalités de gestion des utilisateurs, qui sont parmi les meilleures du marché. De plus, l’expérience utilisateur est intuitive et agréable, la sécurité est solide et la synchronisation fonctionne sans accroc. Il existe également quelques fonctionnalités de partage innovantes. 

Cela dit, ShareFile présente certains inconvénients. Les intégrations tierces font défaut par rapport aux services concurrents, et sa fonction d’assistance par e-mail ne fonctionne pas non plus. De plus, les plans tarifaires exigent que vous ayez au moins cinq utilisateurs, ils ne sont donc pas aussi flexibles que ceux de la concurrence.

Ce n’est que la pointe de l’iceberg, nous verrons donc ce que ShareFile fait de mieux et ce qu’il ne fait pas. Restez avec nous car nous allons plus en détail ci-dessous pour vous aider à déterminer si Citrix ShareFile est un service qui répondra aux besoins de votre entreprise.

Forces & Faiblesses

Alternatives à Citrix ShareFile

Tarification

ShareFile dispose de quatre plans d’abonnement: salle de données standard, avancée, premium et virtuelle. Tous vous obligent à acheter au moins cinq licences, ce qui est plus que ce que vous devez acheter avec d’autres solutions EFSS, y compris Box et Dropbox, bien que vous payiez tout autant par utilisateur et par mois. ShareFile offre une remise annuelle de 10%,.

Prix ​​Citrix ShareFile

Tous les plans peuvent accueillir un nombre illimité d’utilisateurs et fournir une image de marque personnalisée, des applications mobiles, une synchronisation et une authentification à deux facteurs. De plus, votre espace de stockage est illimité et la taille de fichier maximale est de 100 Go..

C’est également l’ensemble des fonctionnalités que vous obtenez lorsque vous souscrivez au plan “standard”. Vous pouvez y souscrire – et le reste des plans – en payant les frais trimestriels ou annuels. 

Les frais se réduisent à 50 $ par mois pour cinq utilisateurs si vous payez pour l’année, ou à 55 $ si vous optez pour le paiement trimestriel. Chaque nouvel utilisateur coûte 9,90 $ ou 11 $, selon le type de paiement.

Le plan «avancé» étend la liste des fonctionnalités avec de puissants ajouts. Ils comprennent la co-édition de documents Office 365 (qui nécessite que vous ayez une licence Office 365), des plug-ins Outlook et Gmail, un flux de travail de rétroaction et d’approbation (plus d’informations sur les flux de travail dans une section ultérieure), des e-mails cryptés, un effacement sécurisé des données mobiles, complet -recherche de texte, modèles de création de dossiers et plus.

Pour profiter de cet ensemble de fonctionnalités, vous devrez débourser 77 $ par mois pour cinq utilisateurs si vous payez un an à l’avance, ou 85 $ si vous payez trimestriellement. L’ajout de nouveaux utilisateurs vous coûtera 15,30 $ par utilisateur, ou 17 $ si vous décidez de payer par trimestre.

Le prochain plan est «premium», que Citrix ShareFile annonce comme «le plan le plus populaire». Il a certainement des fonctionnalités supplémentaires en plus de celles disponibles pour les plans précédents. Ceux-ci incluent des flux de travail personnalisés et un ensemble de fonctionnalités qui fonctionnent avec les signatures électroniques.

Comme vous l’avez peut-être deviné, la «prime» n’est pas bon marché. Payer pour cinq utilisateurs revient à 122 $ par mois lorsque vous payez un an à l’avance. Chaque nouvel utilisateur vous coûtera 24,30 $. Si vous préférez payer trimestriellement, le prix pour cinq utilisateurs est de 135 $ par mois et l’ajout d’un nouvel utilisateur est de 27 $.

Le dernier plan est appelé «salle de données virtuelle» et ce n’est pas un plan de stockage cloud standard. Il s’agit plutôt d’un plan qui ne fournit que 5 Go de stockage mais vous offre des fonctionnalités avancées de sécurité, de contrôle et de partage. En tant que tel, c’est un excellent choix si vous avez des données sensibles que vous devez placer dans un stockage qui se comporte comme un coffre-fort.

Essai gratuit de Citrix ShareFile

Vous pouvez trouver une comparaison détaillée des fonctionnalités des plans ici. Cependant, il vaut mieux essayer vous-même Citrix ShareFile, et vous pouvez le faire en utilisant un essai gratuit de 30 jours. C’est bien que vous n’ayez même pas à saisir les informations de votre carte de crédit.

Nous aimons la façon dont Citrix ShareFile fournit un espace de stockage illimité, ainsi que certaines fonctionnalités avancées. Cependant, vous devez avoir au moins cinq utilisateurs, ce qui peut être inutile pour certaines petites entreprises. 

Avec OneDrive Entreprise, vous bénéficiez également d’un stockage illimité pour 10 $ par utilisateur et par mois, mais OneDrive vous permet de commencer avec un seul utilisateur. Une autre bonne alternative est Box, qui nécessite trois utilisateurs pour démarrer. Cependant, le forfait illimité de Box est de 17,30 $ par utilisateur et par mois. 

Pour plus d’informations sur ces services, lisez nos revues OneDrive Entreprise et Box séparées..

Expérience utilisateur

Citrix fournit des clients pour ordinateur de bureau, Web et mobile. Les clients de bureau sont disponibles pour Windows et macOS. Il n’y a pas de support client Linux, donc ceux qui le souhaitent devront rechercher un service différent, tel que Dropbox Business, qui fonctionne bien avec le pingouin.

Une fois que vous avez installé le client de bureau, vous verrez un dossier de synchronisation spécial dans votre système de fichiers de bureau et une icône de la barre d’état système. Le dossier de synchronisation apparaît comme un dossier normal, mais celui qui est connecté à votre espace de stockage cloud. 

Connexion à Citrix ShareFile

Notez que vous devez télécharger un client distinct appelé Citrix ShareFile Sync pour pouvoir modifier la synchronisation. La décision de séparer les options de synchronisation avancées des clients de bureau habituels est étrange et n’est pas celle que nous avons trouvée avec d’autres fournisseurs de stockage cloud. Nous parlerons plus en détail de la façon dont ShareFile effectue la synchronisation dans cette section, ci-dessous. 

Citrix-sharefile-desktop-client

Citrix ShareFile ne s’écarte pas de la recette établie par Dropbox il y a des années; son client de bureau se compose d’un dossier de synchronisation avec une icône de barre d’état système. Lorsque vous cliquez sur l’icône de la barre d’état, un volet s’ouvre au-dessus, que vous pouvez utiliser pour prévisualiser vos fichiers récents, afficher la file d’attente de synchronisation, ouvrir le dossier de synchronisation, modifier les paramètres et lancer le client Web.

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Utilisation de Citrix ShareFile Business

Le client de bureau est moderne et propre, et nous pouvons en dire autant du client Web. Sa vue par défaut est le tableau de bord, qui a des tuiles qui montrent vos fichiers récents, les actions les plus courantes et les tutoriels. Vous pouvez également modifier le tableau de bord pour inclure vos favoris ou supprimer l’une des tuiles activées.

Pour naviguer dans l’application, vous utilisez la barre latérale gauche, qui vous connecte à vos dossiers, workflows, boîte de réception, utilisateurs et paramètres. Lorsque vous cliquez sur «dossier», le contenu du volet central vous montrera les données dans le cloud. 

Vous pouvez choisir de le prévisualiser soit en affichage grille soit en affichage liste. Pour effectuer des actions sur un dossier ou des fichiers individuels, vous pouvez le sélectionner et choisir une action en haut du volet central. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un objet et sélectionner une action dans le menu. 

C’est une meilleure option car la sélection des fichiers s’est comportée de manière erratique pour nous. Cependant, le bug a été de courte durée. Nous ne pouvons pas en dire autant de l’utilisation de la barre de recherche, car la fonction de recherche était toujours bloquée sur la «recherche» et ne nous montrait aucun résultat..

Du côté positif, nous aimons la façon dont vous pouvez accéder et modifier les paramètres du dossier actuel dans lequel vous vous trouvez. Pour ce faire, passez la souris sur les trois points à côté du nom du dossier.

Citrix-sharefile-mobile-client

Si vous êtes loin de votre ordinateur, vous pouvez également accéder à vos fichiers dans le cloud à l’aide d’une application mobile pour Android ou iOS. L’application mobile vous permet également de marquer vos fichiers pour une utilisation hors ligne. Vous pouvez également télécharger des fichiers à partir de votre téléphone, ainsi que prendre des photos ou enregistrer des vidéos et du son à télécharger. Dans l’ensemble, l’application a un design simple et clair.

Gestion des utilisateurs

Citrix-sharefile-users

Pour profiter des puissantes fonctionnalités de gestion des utilisateurs de ShareFile, vous devez accéder à la barre latérale gauche et sélectionner «personnes». Cela vous permet d’attribuer des licences et d’effectuer des activités d’administration similaires.

citrix-sharefile-users-permissions

L’onglet «Accueil des utilisateurs» vous permet de créer des comptes «employés» ou «clients». Les comptes clients ne nécessitent pas de licence, mais ils n’ont pas d’espace de stockage alloué et ne peuvent pas bénéficier de certains privilèges d’administrateur. Ils peuvent cependant collaborer sur le contenu.

citrix-sharefile-user-settings

D’un autre côté, les comptes «employés» offrent plus d’options de personnalisation, qui incluent la définition de privilèges, et Citrix ShareFile offre un contrôle précis sur ce que les utilisateurs peuvent faire. 

Vous pouvez donner aux utilisateurs la possibilité de modifier leur mot de passe, de gérer les clients, de modifier les groupes de distribution, de gérer les modèles de dossier et plus encore. Vous pouvez également attribuer les cinq autorisations de dossier suivantes à des utilisateurs individuels: afficher, télécharger, télécharger, supprimer et administrer.

citrix-sharefile-report

Si vous avez besoin d’exercer plus de contrôle, vous pouvez générer des rapports pour diverses activités de compte. Vous pouvez générer 11 rapports distincts, que vous pouvez personnaliser davantage. Par exemple, il existe un éventail impressionnant de 14 activités différentes disponibles pour le rapport d’utilisation que vous pouvez personnaliser.

groupes-de-fichiers-citrix

Si vous avez de nombreux utilisateurs, les fonctionnalités de gestion de groupe sont importantes car elles vous permettent de gérer plusieurs utilisateurs à la fois, ce qui vous fait gagner du temps. 

Lorsque vous attribuez un accès aux dossiers à des groupes, vous pouvez leur accorder les mêmes autorisations que vous le feriez pour des utilisateurs individuels. Nous aimons à quel point cela est flexible, mais il n’y a aucun moyen de modifier les utilisateurs qui peuvent interagir avec les groupes. Si vous en avez besoin, nous vous invitons à nouveau à essayer Box.

Dossier & Partage de fichiers

Vous pouvez partager un dossier ou un fichier existant en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton «partager» du client Web. Vous pouvez choisir de partager par e-mail, d’obtenir un lien ou, dans le cas de fichiers, de partager pour approbation et commentaires. Les mêmes actions sont également disponibles à partir du client de bureau.

citrix-sharefile-share-email

Partage de fichiers avec Citrix ShareFile

Si vous partagez par e-mail, vous pouvez inclure plusieurs destinataires, restreindre le nombre de téléchargements par utilisateur de un à illimité, faire expirer l’accès après un certain nombre de jours – ou jamais expirer – et définir des autorisations. 

Les autorisations que vous pouvez définir sont: «afficher en ligne uniquement», «afficher en ligne avec filigrane», «afficher et télécharger avec filigrane» et «contrôle total». De plus, vous pouvez ajouter un chiffrement à votre e-mail et configurer pour recevoir un e-mail lorsque quelqu’un accède au partage.

Paramètres de lien de partage de fichier Citrix

Lorsque vous générez un lien, vous pouvez autoriser les destinataires à avoir un contrôle total ou simplement afficher le contenu partagé. Comme lors du partage d’un dossier, vous pouvez définir le lien pour qu’il n’expire jamais ou expire après un certain nombre de jours. Vous pouvez également restreindre (ou non) le nombre de téléchargements.

Une option supplémentaire et intéressante est la “validation”, qui informe les autres utilisateurs que vous modifiez actuellement un fichier. Cela empêche les confusions lors de la collaboration.

Les options de contrôle du contenu sont correctes, mais ShareFile ne vous permet pas de protéger les liens avec des mots de passe. Cela signifie que toute personne disposant de votre lien peut accéder à votre contenu.

citrix-sharefile-share-feedback

Lorsque vous partagez pour commentaires et approbation, vous pouvez choisir l’une des actions suivantes:

  • Obtenir l’approbation: les participants peuvent approuver, demander des modifications ou rejeter des modifications
  • Recueillir des commentaires: les participants peuvent commenter et aucune approbation officielle n’est requise
  • Créer une liste de demandes: vous pouvez demander à des personnes spécifiques d’effectuer des tâches

Les deux premières actions vous permettent également d’attribuer une date d’échéance, et la troisième vous permet de spécifier qui a des droits d’accès administratifs à la liste des demandes.

Sync

La synchronisation est l’une des fonctionnalités les plus importantes car elle vous permet d’utiliser de nombreux appareils et de collaborer en temps quasi réel sur des fichiers avec d’autres sans avoir à gérer les fichiers vous-même.

dossier de synchronisation-partage-citrix

Sync conserve les fichiers sur votre disque dur et les réplique dans le cloud, ce qui vous permet d’y accéder en mode hors connexion. Cependant, cela peut être un problème si vous avez un espace limité sur le disque dur. Si vous pensez que vous pourriez avoir un tel problème, vous devez utiliser la fonction «synchronisation sélective», qui vous aide à économiser de l’espace en désactivant la synchronisation pour des dossiers spécifiques.

Citrix-sharefile-selective-sync

Pour modifier le contenu que vous souhaitez synchroniser, vous devrez télécharger et installer l’application Citrix ShareFile Sync. Une fois que vous l’avez fait, cliquez sur l’icône de la barre des tâches de ShareFile Sync sur votre bureau et sélectionnez «préférences» pour choisir les dossiers que vous souhaitez synchroniser.

Les vitesses de synchronisation de ShareFile pour les téléchargements de fichiers initiaux se comparent bien avec les autres services EFSS. Nous avons réussi à télécharger notre dossier de test zippé de 1 Go en moins de temps que prévu, ce qui est un excellent résultat. 

Cependant, les téléchargements ultérieurs ne sont pas aussi rapides qu’ils pourraient l’être parce que Citrix ShareFile n’utilise pas d’algorithme de copie de fichiers au niveau du bloc, ce qui permet d’accélérer les téléchargements de fichiers en transférant uniquement les parties des fichiers modifiés, plutôt que le fichier entier.

Outils de productivité

Les outils qui améliorent la productivité sont importants pour une solution EFSS. ShareFile fournit plusieurs applications natives et tierces qui améliorent la productivité. 

Les applications natives incluent Citrix Files for Outlook, qui crypte les e-mails et vous permet d’envoyer et de demander des fichiers; ShareConnect, un outil qui vous permet d’accéder à distance à vos applications de bureau et de modifier des fichiers; Numériser vers ShareFile, qui vous permet d’envoyer des fichiers numérisés directement à ShareFile; et Print to ShareFile, une commande d’impression qui crée des PDF et les envoie à ShareFile.

Cependant, ShareFile ne dispose pas d’outils de productivité natifs comme certains des autres services. Pour cette raison, vous devez vous fier à des intégrations tierces. Citrix a un nombre décent de partenariats avec d’autres services, donc cela ne devrait pas être un gros problème.

Microsoft Office 365 est la première intégration tierce sur la liste de Citrix. Bien que vous puissiez utiliser Office Online gratuitement, il vous permet uniquement de prévisualiser les fichiers Office. Pour modifier et collaborer sur des documents en temps réel à partir de l’écosystème ShareFile, vous devez acheter un abonnement Office 365 pour votre entreprise.

citrix-sharefile-apps

Le deuxième module complémentaire mis en évidence est Zapier, qui vous permet d’automatiser les tâches répétitives pour gagner du temps. De plus, comme nous l’avons mentionné précédemment, ShareFile vous permet de créer des flux de travail personnalisés, qui vous aident à automatiser les tâches et les demandes manuelles. Cela vous permet de rationaliser la gestion de projet. C’est bien que vous ayez le choix entre quelques applications d’automatisation.

En plus de cela, ShareFile propose plusieurs intégrations tierces – telles que Okta, Lua, Orion, eFileCabinet et Applied – qui bénéficieront aux propriétaires de petites entreprises. 

Cependant, c’est une petite liste par rapport à de nombreux autres services. Si vous avez besoin de plus d’intégrations, un bon choix serait Egnyte Connect, que vous pouvez en apprendre plus à ce sujet dans notre revue Egnyte Connect.

Sécurité

Citrix crypte les fichiers avant de les envoyer au stockage. Les fichiers sont également protégés pendant les transferts par le protocole TLS, ce qui aide à empêcher les attaques – telles que les attaques de l’homme du milieu – de réussir.

Au repos sur les serveurs ShareFile, vos données sont protégées à l’aide du cryptage AES 256 bits, qui est le cryptage standard utilisé par les banques et autres institutions aujourd’hui.

Le chiffrement garantit que personne d’autre que vous ne peut lire vos fichiers en les brouillant côté serveur. Cela réduit l’impact des violations de données, car ceux qui ont accès à vos fichiers ne pourront pas les lire sans connaître également les clés de chiffrement de ces fichiers, qui sont conservées sur un serveur distinct. Il n’y a cependant pas de cryptage privé.

Les serveurs qui contiennent vos données sont stockés dans des centres de données renforcés conçus pour résister aux catastrophes naturelles, aux attaques physiques et aux attaques virtuelles. Les centres de données sont également certifiés ISO 27001, ce qui signifie qu’ils disposent d’une solide sécurité de l’information. Ils sont également conformes SOC1 et SOC 2.

Les fichiers sont également répliqués sur plusieurs serveurs à l’aide d’Amazon AWS et de Microsoft Azure pour garantir une durabilité et une disponibilité élevées des fichiers. Si vous ne connaissez pas Azure, lisez notre avis sur Microsoft Azure.

citrix-sharefile-security

Les fonctionnalités de cryptage et de sécurité du centre de données sont courantes, mais Citrix ShareFile fournit une fonctionnalité de sécurité rare: des exigences de mot de passe personnalisées. C’est une bonne idée car le chiffrement ne vous aidera pas à vous protéger contre les attaques qui pourraient casser vos mots de passe faibles. Si vous avez un mot de passe spécifique, vous pouvez être sûr que vos employés ont des mots de passe forts.

ShareFile fournit également une authentification à deux facteurs, qui est l’une de nos fonctionnalités préférées. Il nécessite que les employés et les utilisateurs clients entrent un code de sécurité qu’ils reçoivent par SMS en plus de leur nom d’utilisateur et mot de passe habituels lorsqu’ils se connectent à ShareFile à partir d’un appareil inconnu.

ShareFile vous permet également de gérer de manière personnalisée votre politique de connexion, y compris la déconnexion des utilisateurs après une période d’inactivité définie, le verrouillage des utilisateurs après un certain nombre de tentatives de connexion infructueuses et nécessitant une authentification à deux facteurs.

Si quelqu’un vole votre appareil, ShareFile vous permet de couper la synchronisation et de l’essuyer à distance. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez empêcher les gens d’accéder au contenu du cloud à partir d’un appareil volé. 

En plus de cela, vous pouvez configurer vos appareils pour exiger un code PIN ou un mot de passe pour l’accès, supprimer des comptes après une période de temps définie, désactiver la connexion automatique et désactiver l’accès hors ligne aux fichiers.

Soutien

Vous pouvez accéder au centre d’aide en cliquant sur le lien «aide» dans le coin supérieur droit du client Web. La base de connaissances contient des articles et des vidéos qui peuvent vous aider à résoudre vos problèmes. Vous pouvez également alimenter la page d’assistance d’une question spécifique, qui est ensuite utilisée pour rechercher des articles connexes.

Les articles sont faciles à suivre et comportent des captures d’écran qui vous guident. Il existe également une section FAQ qui vous aide à trouver des réponses aux questions les plus courantes. Cela dit, si la base de connaissances n’aide pas, ShareFile dispose également d’un forum communautaire et d’un support direct.

La communauté ShareFile est active et est fréquentée par des ingénieurs logiciels, probablement employés chez Citrix.

Citrix-sharefile-support

La dernière chose que vous pouvez essayer, si vous ne résolvez pas votre problème, est d’obtenir de l’aide directement auprès du support technique de ShareFile. Pour ce faire, vous pouvez les appeler ou soumettre un ticket. Cependant, lorsque nous avons essayé de soumettre une demande, le bouton pour le faire n’a pas fonctionné.

Le chat en direct est disponible 24h / 24, du lundi au vendredi, mais uniquement pour les utilisateurs qui s’abonnent au programme Customer Success Services de Citrix. Vous devrez cependant contacter Citrix pour obtenir une estimation du prix de cet abonnement..

Le verdict

Les prix de ShareFile sont similaires à ceux de la concurrence, mais il n’est pas aussi flexible. Les entreprises avec seulement quelques utilisateurs devraient probablement opter pour un service différent. 

Un autre inconvénient important est la médiocre bibliothèque des intégrations tierces. En avoir plus, c’est mieux pour les entreprises qui souhaitent améliorer la collaboration, et nous ne pouvons pas penser à celles qui ne le font pas. Nous avons également noté quelques bogues dans le client Web et la page d’assistance. 

Cela dit, il dispose d’une sécurité élevée, d’une synchronisation efficace et rapide et d’un partage de dossiers et de fichiers avec quelques fonctionnalités innovantes. Dans l’ensemble, nous pensons que Citrix ShareFile est un service performant.

Nous voulons savoir ce que vous pensez de ShareFile et ce que vous en pensez. Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous. Merci pour la lecture.

Kim Martin Administrator
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