Dropbox Business Review – Mise à jour 2020

Évaluation de Dropbox Business

Si vous cherchez un EFSS pour propulser votre entreprise vers l’avant, opter pour Dropbox for Business pourrait être un bon pari. Il a toutes les forces de son petit frère axé sur le consommateur, ainsi que des fonctionnalités étonnantes qui lui sont propres. Lisez notre critique complète pour les détails.


Meilleur EFSS

Dropbox est un nom familier, il n’est donc pas étonnant que sa version commerciale soit souvent la première entreprise que les propriétaires de plates-formes EFSS recherchent lorsqu’ils décident de déplacer leurs données vers le cloud. Cela aide que Dropbox Business dispose d’un bon mélange de simplicité, de vitesse et de riches options de collaboration. En raison de ces qualités, il a fait notre meilleur rassemblement EFSS.

Dropbox a également défini de nombreuses tendances dans la synchronisation des appareils et le partage de fichiers, et il a une nouvelle fonctionnalité de synchronisation dont nous parlerons ci-dessous. Dropbox Business fournit des fonctionnalités de sécurité solides qui devraient protéger vos données, tant que vous en tirez parti. Si vous rencontrez un problème, vous pouvez utiliser les canaux d’assistance de Dropbox 24h / 24 et 7j / 7 pour obtenir de l’aide rapidement.

Cependant, Dropbox Business a des fonctionnalités de personnalisation et de génération de rapports limitées. De plus, ce n’est pas bon marché. Nous allons parler de ces inconvénients, ainsi que de ce que Dropbox Business fait correctement, dans les catégories ci-dessous. Si vous êtes intéressé, restez avec nous dans cette revue Dropbox Business. Si vous recherchez une solution personnelle, lisez notre revue Dropbox régulière.

Forces & Faiblesses

Alternatives pour Dropbox Business

Tarification

Dropbox Business propose trois plans, qui facturent par personne et nécessitent un minimum de trois utilisateurs. Les deux premiers plans, «standard» et «avancé», sont de bonnes options pour les PME, tandis que le troisième, «entreprise», est bon pour les grandes entreprises.. 

Vous devez contacter Dropbox pour obtenir une estimation de prix pour le plan «entreprise», mais les deux autres ont des abonnements mensuels et annuels disponibles.

Gardez à l’esprit que les 5 To de stockage que vous obtenez avec Dropbox Business sont de l’espace partagé. C’est ainsi que la plupart des plates-formes EFSS fonctionnent, OneDrive étant l’exception. Vous pouvez lire notre critique OneDrive Entreprise pour plus de détails à ce sujet. Néanmoins, vos utilisateurs peuvent également créer des comptes Dropbox personnels et obtenir 2 Go de stockage personnel gratuit.

Dropbox pour les tarifs professionnels

Les plans Dropbox Business ne sont pas bon marché. Par exemple, avec Egnyte, vous obtenez 5 To d’espace partagé pour 8 $ par mois et par utilisateur, ce qui représente presque la moitié du coût de Dropbox. Avant de vous abonner, assurez-vous d’utiliser la version d’essai gratuite de Dropbox Business de 30 jours, qui peut vous donner un excellent aperçu du fonctionnement du service..

Cela dit, le plan avancé de Dropbox vous offre un stockage illimité, mais il est beaucoup plus cher que le plan illimité de son autre concurrent, Crashplan. Si vous êtes une petite entreprise et que vous n’avez pas besoin d’intégrations avancées, il est préférable d’utiliser Crashplan. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre revue CrashPlan.

Expérience utilisateur

Dropbox est à la pointe de l’expérience utilisateur depuis son lancement en 2007. Cela vaut également pour sa version professionnelle. Le client de bureau Dropbox est disponible pour Windows et Mac. Nous aimons le fait que Linux soit pris en charge – distributions Ubuntu et Fedora – car de nombreux services de stockage cloud d’entreprise ne prennent pas en charge Linux.

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Après avoir installé le client de bureau, Dropbox crée un dossier spécial connecté au cloud dans votre système de fichiers. C’est ce qu’on appelle un «dossier de synchronisation», et toute l’expérience EFSS fonctionne autour de lui. En fait, cette fonctionnalité a été créée par le fondateur de Dropbox, Drew Houston. Nous parlerons plus en détail de la manière dont Dropbox gère la synchronisation dans la catégorie correspondante ci-dessous.

Le client de bureau est simple et vous permet de revoir vos activités récentes, ainsi que celles des membres de votre équipe. Vous pouvez également voir des dossiers, des activités et des notifications. Si vous avez de nombreux fichiers, le client de bureau vous permet d’utiliser la barre de recherche pour les trier rapidement.

De plus, vous pouvez accéder à l’application Dropbox Paper, ouvrir votre dossier de synchronisation, lancer le client Web et créer de nouveaux fichiers et dossiers. Dans l’ensemble, le client de bureau est agréable et rationalisé.

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Si vous êtes loin de votre ordinateur et que vous ne souhaitez pas télécharger le client de bureau pour obtenir un seul fichier, vous pouvez vous connecter au client Web. Le client vous permet également de gérer votre compte Dropbox Business et vos utilisateurs, dont nous parlerons plus tard. 

Le client Web a beaucoup d’espace négatif, ce qui le rend clair et simple. Les deux sont des traits de conception pour lesquels Dropbox est célèbre. 

La navigation dans le contenu est intuitive grâce au menu de gauche, mais si vous ne trouvez pas un dossier ou un fichier spécifique, vous pouvez simplement le rechercher à l’aide de la barre de recherche en haut. C’est bien qu’il commence la recherche dès que vous commencez à taper. 

De plus, vous pouvez accéder aux actions de fichiers et de dossiers les plus courantes simplement en les survolant. Si vous en avez besoin de plus, il vous suffit de cliquer sur les «trois points». De plus, vous pouvez voir les détails du fichier sur la droite et, en dessous, la liste des actions supplémentaires que vous pouvez prendre.

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Si vous êtes en déplacement, vous pouvez toujours accéder à vos fichiers et dossiers à l’aide de votre smartphone. Les clients mobiles de Dropbox fonctionnent sur Android et iOS. Comme les clients de bureau et Web, le client mobile est simple à utiliser. 

La vue par défaut affiche vos fichiers récents et favoris, ainsi qu’un gros bouton «+», qui vous permet de numériser un document, de prendre une photo, de télécharger des photos et des vidéos et de créer un nouveau dossier ou fichier texte. Le menu burger dans le coin supérieur gauche vous permet d’accéder à l’application Dropbox Paper, d’accéder à vos fichiers hors ligne, de gérer les paramètres et de surveiller l’activité de votre équipe.

Gestion des utilisateurs

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Vous pouvez gérer votre équipe depuis la console d’administration du client Web. Si vous êtes l’administrateur de l’équipe, vous pouvez inviter de nouveaux membres par e-mail, mais vous pouvez également télécharger un fichier de modèle CSV pour inviter des utilisateurs en masse. Si vous devez acheter plus de licences, vous pouvez également le faire à partir de la console d’administration.

Vous pouvez attribuer des rôles d’administrateur hiérarchisé aux utilisateurs, mais vous devez vous abonner à Dropbox Business Advanced ou Enterprise pour déverrouiller cette fonctionnalité. Sinon, vous pouvez accorder des autorisations utilisateur aux dossiers, qui peuvent être définis sur le niveau d’accès «afficher» ou «modifier».

En règle générale, les options de personnalisation des rôles de Dropbox sont relativement rares par rapport à certains autres outils; vous pouvez choisir d’affecter des utilisateurs à l’un des trois rôles d’administrateur. 

Le premier rôle est «administrateur d’équipe» et il permet à un utilisateur de tout gérer pour tous les administrateurs et membres. Le second est «administrateur de gestion des utilisateurs», qui peut ajouter, supprimer et gérer des comptes de membre. Enfin, un «administrateur du support» peut vous aider avec des tâches limitées, y compris la réinitialisation des mots de passe. Vous pouvez trouver une comparaison détaillée des rôles ici.

Il n’y a cependant aucun moyen de personnaliser les rôles. Si vous souhaitez une personnalisation avancée, un autre choix EFSS alternatif serait Citrix ShareFile, et vous pouvez en savoir plus dans notre revue Citrix ShareFile.

La console d’administration comprend également un tableau de bord, qui vous permet de surveiller l’utilisation du compte. De plus, il y a un onglet “activité” qui vous permet de créer des rapports personnalisés en fonction d’un vaste ensemble de facteurs, y compris les connexions, les partages de fichiers, les mots de passe, les modifications de fichiers et les synchronisations d’appareils.  

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Vous pouvez également utiliser Dropbox pour créer des groupes d’utilisateurs. Cela vous permet de gérer l’accès aux dossiers pour plusieurs personnes à la fois afin de réduire la quantité de travail administratif que vous devez faire. 

Cependant, le nombre d’options de personnalisation disponibles pour les groupes est assez limité par rapport à d’autres services. Pour un outil doté de puissantes options de gestion de groupe, consultez notre revue IBM Connections.

Dossier & Partage de fichiers

Lorsque vous configurez Dropbox Business, vous obtenez automatiquement un «dossier d’équipe» central auquel tous vos employés ajoutés auront accès. Vous pouvez y créer des sous-dossiers et restreindre l’accès à des utilisateurs ou des groupes spécifiques.

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Le partage de dossiers est la principale méthode de partage de contenu entre coéquipiers, mais les utilisateurs peuvent également partager des dossiers et des fichiers en générant un lien sécurisé. Pour ce faire, cliquez simplement sur le bouton «partager» qui apparaît lorsque vous survolez un objet donné.

Lorsque vous générez un lien, vous pouvez lui associer deux niveaux d’autorisation: «peut afficher» et «peut modifier». Avec l’autorisation «peut afficher», les utilisateurs peuvent afficher, télécharger et commenter. L’option «peut modifier» possède toutes les autorisations précédentes mais ajoute la possibilité de modifier, supprimer et ajouter des fichiers.

Une fois que vous avez créé un lien, vous pouvez le restreindre aux membres de l’équipe ou aux personnes disposant du mot de passe requis. Vous pouvez également le rendre accessible à tous, qu’ils aient ou non un compte Dropbox. 

Cependant, en tant qu’administrateur, vous pouvez empêcher les utilisateurs de partager du contenu en dehors de votre entreprise, ce qui est utile si vous travaillez avec une propriété intellectuelle sensible. Les autres options de contrôle de contenu incluent les dates d’expiration des liens, les mots de passe et la possibilité de désactiver les téléchargements.

Dropbox s’intègre nativement à Slack, vous pouvez donc y partager des fichiers directement en cliquant sur la flèche dans le menu “partager” associé à un fichier, puis en cliquant sur “partager dans Slack”. En fait, Dropbox est présenté dans notre meilleur stockage en nuage pour le tour d’horizon de Slack.

En plus de partager votre propre contenu, vous pouvez également inviter des collaborateurs à partager des fichiers avec vous en utilisant des demandes de fichiers. Vous pouvez définir ce que vous demandez et où les fichiers doivent aller dans votre dossier Dropbox. Si la demande est urgente, vous pouvez également fixer un délai.

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Dropbox fournit également une page d’audit pour les partages. Vous pouvez y accéder via le lien «partage» du menu de gauche du client Web. La page de partage vous permet de suivre facilement les dossiers partagés, les fichiers et les liens générés. Sans cette fonctionnalité, que de nombreux services de stockage dans le cloud ne possèdent pas, il serait facile de perdre de vue qui a accès à votre contenu.

Sync

La synchronisation des appareils, ou sync pour faire court, signifie que vous pouvez accéder au même contenu à partir d’une variété d’appareils. De plus, les modifications apportées au contenu sur un appareil s’afficheront en temps quasi réel sur les autres. Le mécanisme clé qui permet cela, comme nous l’avons dit, est le dossier de synchronisation.

Un dossier de synchronisation ressemble à n’importe quel autre dossier, mais toutes les données que vous y placez seront stockées à la fois sur le disque dur de votre ordinateur et sur le cloud. Dès que vous apportez une modification à ce fichier, Dropbox reflétera cette modification dans le cloud et tout autre appareil connecté. Pour cette raison, vous pouvez utiliser plusieurs appareils pour travailler sur vos fichiers et ne jamais sauter un battement. 

Les téléchargements de fichiers initiaux sur un serveur cloud peuvent être lents. Nous l’avons testé à l’aide de notre dossier zippé de 1 Go. La synchronisation initiale a pris plusieurs minutes de plus que ce à quoi nous nous attendions, compte tenu de notre vitesse de téléchargement, mais le transfert était toujours rapide.

Cependant, les modifications de votre contenu après le téléchargement initial seront plus rapides, grâce à l’utilisation de la copie de fichiers au niveau du bloc, qui transfère uniquement les parties modifiées des fichiers, plutôt que le fichier entier. Cela vous permet d’économiser du temps et de la bande passante.

Même si la copie de fichiers au niveau du bloc offre des avantages importants, la plupart des concurrents ne l’ont pas encore implémentée. En fait, Dropbox et OneDrive sont les deux seuls acteurs majeurs à le faire, et ce dernier ne l’utilise que pour synchroniser les fichiers Microsoft Office.

En plus de la synchronisation standard, Dropbox Business propose une «synchronisation intelligente», qui vous permet de configurer votre synchronisation pour stocker du contenu uniquement en ligne, pas sur votre disque dur, mais toujours le rendre visible dans votre explorateur de système de fichiers. Cela vous permet d’économiser de l’espace sur le disque dur, ce qui est particulièrement utile si vous êtes bloqué en utilisant l’un des petits disques SSD courants avec les ordinateurs portables plus récents

D’autres services EFSS ont une fonction similaire appelée «synchronisation sélective». La différence est que la synchronisation sélective ne vous permet pas de voir vos fichiers en ligne uniquement dans votre dossier de synchronisation.

Outils de productivité

Comme d’autres outils EFSS, Dropbox dispose d’une bibliothèque d’intégrations tierces. Cependant, Dropbox possède également quelques applications natives, appelées Dropbox Paper et Dropbox Showcase.

Dropbox Paper est une application qui vous permet d’ajouter du texte, des images, des vidéos et d’autres contenus à ce qui ressemble à une feuille de papier vierge. En fait, nous avons opposé Dropbox Paper à Google Docs, mais Google Docs s’est avéré meilleur pour travailler avec des documents texte. Si vous voulez en savoir plus sur le papier, lisez notre revue Dropbox Paper.

Cependant, si vous avez juste besoin de prendre des notes et que vous souhaitez que les fonctionnalités les enrichissent, lisez notre meilleure synthèse des applications de prise de notes.

Dropbox Showcase vous permet de partager votre contenu sur une page d’aspect professionnel, ce qui est une façon unique de promouvoir votre travail. Il n’y a aucun moyen de partager directement sur les réseaux sociaux, bien que.

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Dropbox Business ne peut pas égaler le nombre d’applications de productivité natives de Google Drive et One Drive, mais il compense cela avec sa bibliothèque d’intégrations. En fait, Dropbox Business s’intègre à la fois à Google et à Microsoft.

Cependant, vous devrez vous abonner à G Suite de Google ou à Office 365 de Microsoft pour modifier des fichiers. La prévisualisation des documents Office dans Office Online est cependant gratuite.

En plus des intégrations Office et Google, Dropbox propose de nombreux outils tiers parmi lesquels vous pouvez choisir. Vous pouvez rechercher parmi toutes les options disponibles en visitant la page d’intégration de l’application Dropbox. Certains des plus importants sont Slack, Asana et Adobe.

Sécurité

L’une des plus grandes préoccupations lors de la décision de stocker des données dans le cloud est la force et la fiabilité de la sécurité du cloud. Dropbox, en fait, a été impliqué dans l’un des vols de données les plus médiatisés jamais enregistrés en 2012. Cependant, depuis, Dropbox a amélioré sa sécurité. De plus, la sécurité de Dropbox Business est plus forte que celle de Dropbox ordinaire.

Dropbox sécurise les fichiers en transit de votre ordinateur vers ses serveurs à l’aide du protocole TLS, ce qui crée un tunnel de transfert protégé par un cryptage AES 128 bits ou supérieur. Lorsque vos fichiers sont au repos dans le cloud Dropbox, le cryptage AES 256 bits les brouille pour que personne ne puisse les lire.

Malheureusement, Dropbox gère votre clé de cryptage, vous n’avez donc pas l’avantage du cryptage privé. Cependant, Dropbox s’intègre à Boxcryptor, qui est un module complémentaire qui fournit un cryptage privé. Gardez à l’esprit que la synchronisation au niveau des blocs de Dropbox ne fonctionnera pas si vous choisissez d’activer Boxcryptor. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre revue Boxcryptor.

Un autre inconvénient de sécurité est que Dropbox conserve vos métadonnées de fichier en texte brut. Cependant, cela est courant avec la plupart des outils EFSS car les métadonnées sont utilisées pour indexer et accélérer l’expérience utilisateur. 

Bien que vos données soient au repos sur des serveurs, elles sont vulnérables aux dangers plus traditionnels, tels que les catastrophes naturelles et les intrusions. Pour contrecarrer ceux-ci et le risque de défaillance du serveur, Dropbox a renforcé les centres de données. Ils ont l’accréditation ISO 27001, ce qui signifie qu’ils sont certifiés comme ayant une bonne sécurité de l’information. Ils subissent également une authentification SOC 2.

En plus des intrusions dans les centres de données et des violations de données, il existe deux autres types de cybercriminalité que les entreprises devraient connaître: les attaques de ransomwares et les attaques de l’homme du milieu. Le ransomware crypte vos données et vous oblige à payer les pirates avant de les décrypter, tandis que les attaques man-in-the-middle sont un type d’écoute en transit. 

Dropbox vous protège contre les ransomwares en utilisant ses capacités de version. Le cryptage en transit et le protocole TLS vous protègent contre les écoutes. 

De plus, Dropbox possède deux autres fonctionnalités de sécurité qui plairont aux propriétaires d’entreprise qui ont besoin d’une assurance supplémentaire que leur contenu ne tombera pas entre de mauvaises mains.

La première est l’authentification à deux facteurs, qui garantit que même si quelqu’un parvient à voler vos informations d’identification, il ne pourra pas accéder à votre compte. Il le fait en obligeant vos employés à saisir un code spécial en plus de leurs informations d’identification d’utilisateur normales lorsqu’ils se connectent à partir d’un ordinateur non reconnu. 

Ce code est envoyé par SMS, et c’est une excellente méthode pour garantir que personne ne sera en mesure d’exploiter les mots de passe faibles que certains de vos employés pourraient avoir créés. Cependant, vous devez créer un mot de passe fort, même si l’authentification à deux facteurs est activée.

De plus, si quelqu’un vole votre appareil synchronisé ou si vous le perdez, vous pouvez effectuer un nettoyage à distance de cet appareil. Cela permet de rompre la connexion du dossier de synchronisation et de supprimer tout contenu à l’intérieur. Cela dit, tout contenu professionnel que le propriétaire de l’appareil pourrait avoir déplacé en dehors du dossier de synchronisation sera toujours vulnérable..

Soutien

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Résoudre les problèmes techniques n’est pas une idée amusante de personne, mais pour les utilisateurs de PME, ne pas le faire peut entraîner une perte de revenu. Pour cette raison, il est important pour un service d’avoir un bon support technique, ce qui permet de résoudre rapidement les problèmes. Vous pouvez trouver de l’aide en entrant dans votre console d’administration et en cliquant sur “aide”. 

Depuis la page d’aide, vous pouvez consulter le guide Dropbox, parcourir les articles d’aide et contacter le support technique par chat ou par téléphone.

La page de guide contient en fait la prise en charge de trois groupes d’utilisateurs différents: les administrateurs d’équipe, les membres de l’équipe et les utilisateurs individuels qui utilisent Dropbox normal. Les guides s’adressent principalement aux nouveaux utilisateurs et sont assez rudimentaires.

Les articles du site d’auto-assistance sont plus utiles. Parmi eux figurent des articles sur des sujets tels que la récupération de fichiers supprimés, nécessitant une authentification à deux facteurs et la synchronisation de dépannage. Ils sont précis et clairs, vous n’avez donc pas besoin d’être très technique pour les comprendre.

Vous pouvez parcourir les articles par catégorie ou lancer une recherche si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez. Vous avez également accès à un forum d’utilisateurs, qui est toujours un bon ajout car ils vous permettent d’obtenir de l’aide de la communauté au lieu d’un seul technicien d’assistance. La communauté est active et vous ne devriez pas avoir à attendre longtemps une réponse.

Si vous n’avez pas envie de chercher une solution vous-même, vous pouvez contacter le support technique de Dropbox et obtenir une réponse de sa part.. 

Les utilisateurs bénéficient d’une assistance téléphonique quel que soit leur plan, et vous pouvez y accéder depuis la console d’administration de l’équipe. Il est disponible 24 heures sur 24 pour les utilisateurs “entreprise” et pendant les heures ouvrables pour les utilisateurs sur les plans “standard” et “avancés”. Il existe également une assistance par chat disponible 24h / 24 et 7j / 7. Nous l’avons essayé et nous avons rapidement contacté un représentant.

Vous pouvez envoyer un e-mail au support 24/7, mais vous pouvez attendre jusqu’à 24 heures pour une réponse, même en tant qu’utilisateur professionnel. Nous avons envoyé un e-mail posant quelques questions et obtenu une réponse dans environ 15 heures.

Le verdict

Dropbox Business est un excellent service. Il y a eu une brèche il y a des années, mais le service a amélioré sa sécurité pour compenser et il a maintenant toutes les fonctionnalités de sécurité que nous aimons voir dans une solution EFSS.

L’expérience utilisateur est simple mais offre un nombre suffisant de fonctionnalités pour améliorer le flux de travail et la collaboration d’équipe. Bien que Dropbox soit réputé pour son expérience utilisateur, son principal avantage est sa capacité de synchronisation. 

Les concurrents ont copié le modèle, mais ils ne correspondent pas tout à fait à la véritable collaboration en temps réel comme Dropbox. De plus, la synchronisation intelligente rend l’expérience encore plus agréable.

Cela dit, les fonctionnalités de productivité native de Dropbox sont limitées à l’application Dropbox Paper. C’est une fonctionnalité intéressante, mais elle ne peut pas correspondre à celles fournies par Google Drive et OneDrive Entreprise. Cependant, Dropbox s’intègre à Microsoft Office et G Suite, afin que vous puissiez profiter de leurs fonctionnalités tant que vous avez un abonnement.

L’autre gros inconvénient est le prix. Il existe d’autres solutions moins chères qui sont toujours capables, que vous pouvez essayer. Cela dit, si vous sentez que vous en avez pour votre argent avec Dropbox Business, alors allez-y. Sinon, consultez nos avis EFSS pour des idées alternatives.

Nous aimerions connaître vos réflexions et vos expériences avec Dropbox Business. Comment la comparez-vous aux autres solutions EFSS? Dites-le nous dans les commentaires ci-dessous. Merci pour la lecture.

Kim Martin Administrator
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