Parhaat virtuaalitiimin ohjelmistotyökalut

On mahdollista, että olet yksi monista ihmisistä, jotka työskentelevät ympäri maailmaa hajallaan olevassa ryhmässä. Teknologian edistyessä ja rajojen näyttäessä häviävän yön yli, yhä useammat ihmiset työskentelevät ihmisten kanssa eri maissa tai aikavyöhykkeillä käyttämällä online-tallennusta työn tekemiseen.

Tällä hetkellä yli 30 miljoonaa Yhdysvaltain ihmistä työskentelee jo etäyhteydessä ja noin 90 prosenttia heistä on onnellisempia, koska he pystyvät ylläpitämään parempaa työ- ja perhe-elämän tasapainoa. Täällä Cloudwards.netissä meillä on myös virtuaalinen tiimi jäsenten kanssa, jotka työskentelevät ympäri maailmaa. 20 vuotta sitten tämä ei olisi ollut mahdollista, mutta nyt, muuttuvan kulttuurin, lisääntyneen Internet-nopeuden ja parannettujen työkalujen myötä, pystymme työskentelemään absoluuttisessa synkronoinnissa.

Jos sinäkin työskentelet virtuaalisessa joukkueessa, käytät mahdollisuuksiasi käyttää enemmän tuottavuustyökaluja, joista voit seurata vain varmistaaksesi, että kaikki ryhmän jäsenet tietävät tekevänsä ja että he ovat aina tekemisissä. Miksi käyttää viittä erilaista työkalua tekemään jotain mitä voit tehdä yhdellä sovelluksella?

All-in-one-virtuaalitiimiohjelmistotyökalulla voit hoitaa kaikki vaatimukset kerralla, eikä sinun tarvitse koskaan hypätä välilehdeltä toiselle. Tämä säästää sinulle ja joukkueellesi paljon vaivaa ja lisää tehokkuutta käynnistykseen.

Miksi jokainen virtuaalinen joukkue tarvitsee ohjelmistotyökaluja

Katsotaanpa joitain tärkeimmistä syistä, miksi tiimisi voi hyötyä näiden työkalujen käytöstä.

Parempi viestintä

Kun olet toimistossa ja tapaat työtovereita joka päivä, luot automaattisesti raportin. Sinulla on helppo lähestyä tiimin jäseniä ja pyytää heiltä apua keskustellessasi viime viikonloppuna julkaistusta uudesta elokuvasta.

Tällaisen suhteen luominen virtuaalisen joukkueen kanssa voi olla vaikeaa, kun puhut vain toistensa kanssa työstä. Löysyys auttaa täyttämään aukon tarjoamalla paikan vesijäähdytetyille keskusteluille hauskoilla hymiöillä ja gifillä.

Lisääntynyt tuottavuus

Jos jäsenet työskentelevät ympäri maailmaa, voi olla vaikea varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla ja tietävät mitä heidän on tehtävä. Voitko kuvitella kaaoksen, jos unohdat lähettää puolet joukkueen jäsenistä tärkeitä päivityksiä ja muutoksia projektiin liittyen?

Tehokas projektinhallintatyökalu voi pelastaa sinut kauhistuttavasta kurjuudesta ja lisätä myös tehokkuutta. Esimerkiksi Basecampissa on viestitaulu, joka on tarkoitettu päivityksiin. Ainoa mitä sinun on tehtävä, on kirjoittaa päivitykset tähän ja kaikille ryhmäsi jäsenille ilmoitetaan heti.

Hallittu näkyvyys

Vaikka joukkueille on tärkeää säilyttää läpinäkyvyys, on myös tärkeää hallita näkyvyyttä. Sääntelemällä sitä, kuka näkee mitä resursseja, voit lisätä organisaation turvallisuutta, rajoittaa työntekijöiden pääsyä ja tarkastella myös tapahtumalokia.

Esimerkiksi Asanan avulla käyttäjät voivat jakaa koko työtilansa, projektinsa tai vain yhden tehtävän. Jos käyttäjä ei seuraa tiettyä tehtävää, hän ei näe sitä tehtäväluettelossaan tai saa ilmoitusta siitä.

Vähemmän sähköpostien ylikuormitusta

Kuinka monta kertaa olet käynyt läpi suuren sähköpostireitin vain löytääksesi yhden kappaleen tärkeitä tietoja? Projektinhallintatyökaluilla, kuten Trello, on erillinen kuvausruutu jokaiselle tehtävälle, johon voit tallentaa kaikki tiedot ja käyttää niitä helposti aina kun tarvitset..

Parhaat virtuaalitiimin ohjelmistotyökalut

Tässä on viisi parasta kokeiltua virtuaalitiimin ohjelmistotyökalua:

asana

Jos etsit projektinhallintatyökalua, joka tarjoaa skaalautuvuuden, joustavuuden ja kontrolloidun näkyvyyden, niin Asana on paras laukaus.

Asanan avulla voit luoda erilaisia ​​projekteja ja tehtäviä, jotka voidaan antaa eri ryhmän jäsenille. Voit asettaa määräajan, tunnisteet, kuvauksen, lisätä kommentteja ja liittää tiedostoja. Yritykset, kuten Uber, Airbnb ja Pinterest, käyttävät sitä ilmaiseksi jopa 15 jäsenelle, mikä tekee siitä myös hienon työkalun pienille joukkueille ja freelancereille..

Mutta Asanan parhaan osan on oltava sen tarjoama näkyvyyden hallinta – vain ryhmän jäsenet, jotka seuraavat tiettyä tehtävää tai joille on annettu kyseinen tehtävä, voivat nähdä ne. He eivät voi nähdä muita projekteja tai tehtäviä, joita he eivät seuraa.

Kaiken kaikkiaan Asana on täydellinen ryhmille, jotka haluavat tehdä yhteistyötä, mutta haluavat silti hallita kunkin tehtävän näkyvyyttä jokaiselle jäsenelle.

Trello

Asana on melko tyhjentävä ja täydellinen suurille projekteille, mutta se ei mahdollista oikean yleiskuvan saamista koko projektista. Trello tulee tänne: Kanban-levykonseptiin perustuen Trello helpottaa koko projektin visualisointia kerralla, koosta riippumatta.

Se on kuin taulu luetteloilla ja muistilappuilla (Trello haluaa kutsua niitä korteiksi). Projektin edetessä voit siirtää muistiinpanot muihin luetteloihin. Jokainen kortti voidaan osoittaa useille käyttäjille. Voit myös lisätä korttiin tarroja, eräpäivämääriä, liitteitä, tarkistuslistoja ja kommentteja.

Valitettavasti näkyvyyden hallinta ei ole sama kuin Asanalla, koska kaikki tietyn tehtävän, luettelon tai taulun lisätyt jäsenet näkevät koko Trello-taulun ja sen, mitä muut jäsenet tekevät. Trello on ehdottomasti loistava luoville ryhmille, jotka etsivät avoimuutta ja parempaa yhteistyötä.

löysä

Projektinhallintatyökalut ovat välttämättömiä tehtävien osoittamisessa ja sen varmistamisessa, että kaikki on oikein, mutta kun työskentelet virtuaalitiimissä, viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Kaikki muut tämän luettelon työkalut tarjoavat kommenttiosion, mutta siellä on oltava erityinen alusta, jolla koko tiimi voi kommunikoida ja pysyä ajan tasalla.

Slackia käyttävien LinkedIn- ja Samsung -yritysten kanssa työkalu on todella osoittautunut virtuaalitiimien johtavaksi viestintäalustaksi. Slackin avulla voit luoda erillisiä kanavia jokaiselle projektille, mukaan lukien yhden vesijäähdytyskeskusteluille, ja integroida alustan helposti muiden valmistajien työkaluilla.

Basecamp

Jos sinulla on iso organisaatio, jolla on useita osastoja ja projekteja, mutta Asana ei ole sinulle tarpeeksi tyhjä, suunna suoraan Basecampiin.

Uskomattoman helppokäyttöisessä kojetaulussa Basecamp ei vain poista sähköpostihäiriöitä, mutta se myös tekee tiimistäsi erittäin tuottavan. Jokaisella joukkueella / projektilla on yhteinen kalenteri, joka merkitsee kaikki määräajat, ilmoitustaulu ilmoituksille, jokaiselle jäsenelle tehtäväluettelo, erillinen asiakirjakansio ja automaattinen sisäänkirjautumisosasto, jonka avulla ryhmän jäsenet voivat kysyä kysymyksiä toistuvasti..

Jos sinulla on vähintään 20 jäsenen joukkue, sinun tulisi ehdottomasti kokeilla Basecampia; se on ilmainen opiskelijoille, opettajille ja voittoa tavoittelemattomille.

Wrike

Markkinointi- ja luoville joukkueille Wrike on hämmästyttävä projektinhallintaratkaisu aikatauluilla, Gantt-kaavioilla ja online-asiakirjan muokkauksella.

Jos sinulla on sisältötoimisto ja olet kyllästynyt siirtymään dokumentitiedostosta toiseen, Wrike voi säästää paljon aikaa ja vaivaa. Voit muokata Word-, Excel-, kuvia ja .pdfs-tiedostoja lataamatta niitä käyttöympäristöstä. Wrike pitää myös kaikkien historiallisten tiedostojen versiohistoriaa, mikä helpottaa palaamista.

Se ei ehkä ole paras myynti- tai teknisen ryhmän virtuaalitiimiohjelmisto, mutta Wrike on ehdottomasti hyvä sisällöntuotannon ja digitaalisen markkinoinnin toimistoille..

johtopäätös

Freelancereiden, virtuaalisten tiimien ja alustojenvälisten sovellusten maailmassa tarvitaan voimakkaasti työkaluja, jotka mahdollistavat verkkoyhteistyön, synkronoinnin eri laitteiden kanssa ja auttavat välttämään liiallisia toimistossähköposteja..

Vaikka olen juuri luetellut parhaita markkinoilla tällä hetkellä saatavissa olevia virtuaalitiimien ohjelmistotyökaluja, täydellinen työkalu tiimillesi riippuu tarkista vaatimuksista. Joten valitaksesi työkalun, tee luettelo ryhmäsi tarpeista ja valitse sitten työkalu, joka täyttää suurimman osan luettelon kohteista.

Oletko käyttänyt mitään näistä työkaluista? Kerro meille alla olevissa kommenteissa, kiitos lukemisesta.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me