Kuinka jakaa tiedostoja Dropboxissa – perimmäinen aloittelijan opas

Jos olet uusi Dropbox tai koko pilvivarastointiasia, voi joskus olla hämmentävää selvittää, kuinka jakaa tiedostoja.

Koska yksi tärkeimmistä syistä pilvitallennukseen on kyky jakaa tiedostoja helposti järjestelmien ja verkkojen välillä, me täällä Cloudwards-palvelussa ajattelimme, että olisi hyvä idea koota pikaopas yhteen – kuinka saada irti irti Dropbox-tili.

Jos olet kiinnostunut tyhjentävästä perusteellisesta katsauksesta, siirry tähän: Dropbox Review. Perusteet ovat hyvin yksinkertaisia ​​ja helposti selvitettäviä, mutta et ehkä tiedä joihinkin Dropboxin edistyneemmistä ominaisuuksista tiedostojen jakamisessa..

Kun olet lukenut tämän artikkelin, olet todellinen huijaus tiedostojen jakamisessa. Jos et ole varovainen – sinusta saattaa olla jopa tullut toimiston kaveri.

Sisällysluettelo

  • Tiedostojen jakaminen – kuinka
  • Käyttöoikeudet – Aseta ne oikein
  • Kommenttien kirjoittaminen ja muokkaaminen
  • Tiedostopyynnöt – Lataa tiedostoja linkin kautta
  • Dropbox-joukkueet – Tarvitsetko yritysversion?
  • Dropbox-kuvan esikatselu
  • Uusi Dropbox-paperi

Mitä tarvitset

  • Dropbox-tili, jos olet vielä päättämässä, mikä palvelu toimii parhaiten, aloita kokeilutili täällä
  • Jotkut tiedostot ja kansiot, joiden kanssa sekaisin, ja koska me jaamme tietoja, kannattaa ehkä varmistaa, ettei niissä ole arkaluontoisia tietoja.
  • Osoitekirja, sinun täytyy jakaa tiedostoja jonkun kanssa
  • Tarkista ensin marsulta käyttämäsi henkilö, koska hän todennäköisesti saa sähköpostiviestien lumivyöryn

Tiedostojen jakaminen

Kun olet kirjautunut Dropbox-tiliisi, näytön keskellä on luettelo tiedostoista ja kansioista ja vasemmalla navigointipalkki. tämä on kojelauta, ja voit tehdä melkein kaiken täältä Dropboxissa.

Valitse kojetaulusta tiedosto tai kansio, jonka haluat jakaa.

Täällä on tärkeätä muistaa, että kaikki kansion tiedostot (ja kansiot) jaetaan automaattisesti, joten kannattaa ehkä tarkistaa, että työasiakirjojen ja juhlakuvien välillä ei ole mitään piilevää..

Napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja pieni kontekstivalikko tulee näkyviin. Valitse ylävaihtoehto, joka on merkitty ”jaa”.

Katso, sinulla menee jo hienosti.

Seuraava vaihe on valita, kenen kanssa jaat tiedoston / kansion; voit joko kirjoittaa heidän sähköpostiosoitteensa manuaalisesti (Dropbox muistaa sen seuraavan kerran) tai tuoda yhteystietoluettelot Gmailista, Yahoo Mailista ja Facebookista.

Ja siinä kaikki on siinä: jaettu henkilö saa sähköpostin, jossa ilmoitetaan, että olet jakanut tiedoston tai kansion, ja jos hänellä on Dropbox, hän voi vain kirjautua sisään ja uusi tiedosto on ponnahdusikkunassa kojetaulussaan..

Jos henkilöllä, jonka kanssa jaoit, ei ole Dropboxia, hän voi silti ladata ja käyttää tiedostoja, mutta he eivät voi lähettää niitä takaisin helposti.

Jos tarvitset ns. Palautusviestiä, on parasta, jos he avaavat tilin itselleen, se on ilmainen ja se voidaan peruuttaa milloin tahansa, jos he päättävät, että sitä ei enää tarvita jaetun projektin jälkeen.

käyttöoikeudet

Ennen kuin siirrymme eteenpäin, haluaisin kiinnittää huomiosi kentän vieressä olevaan pieneen avattavaan palkkiin, johon vastaanottajan sähköpostiosoite syötetään. Täällä käyttöoikeudet asetetaan, jolloin päätät, saavatko vastaanottajat vain tarkastella ja kommentoida tiedostoja tai myös ladata ja muokata niitä.

Nämä käyttöoikeudet voidaan asettaa jokaiselle henkilölle tai koko ryhmälle.

Oletusasetus on “edit” ja kokemukseni mukaan se todennäköisesti pysyy sellaisena, koska se mahdollistaa paremman työnkulun.

Joissain tapauksissa saatat kuitenkin haluta, että ihmiset vain katsovat tiedostoa / kansiota antamatta heille mahdollisuutta ladata tai muokata sitä, ja sitten Näytä-toiminto on siellä tätä tarkoitusta varten.

Et voi myöskään käyttää sitä usein, mutta se on kätevä saada.

Graafisen suunnittelijan ystäväni käyttää tätä toimintoa esikatsellakseen työtään asiakkaille varmistaen samalla, että he eivät voi varastaa sitä tai tehdä muutoksia suoraan, mikä on todellinen ongelma hänen työsuunnassa.

Käyttöoikeuksia voidaan muuttaa milloin tahansa napsauttamalla tiedostoa tai kansiota hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla ”jaa” ja poistamalla sitten henkilö kokonaan luettelosta tai muuttamalla vain “näkymä” ”muokata” tai päinvastoin – avattavasta valikosta.

Kommentointi ja muokkaaminen

Kun teet yhteistyötä muiden kanssa, on todella hyödyllistä, jos kaikki käyttäjät näkevät, mitä muut ovat muuttaneet tai muokanneet ja miksi.

Tässä tapauksessa latasin tekstitiedoston vetämällä sen tiedostojärjestelmästäni Dropboxiin. Kun siellä (noin kolmen sekunnin lataus), avasin sen napsauttamalla sitä hiiren vasemmalla painikkeella.

Näet, että oikealla puolella olevan kommenttiruudun vieressä on hyvin vähän muita toimintoja; Dropbox itsessään ei salli muokkauksia tai muutoksia, käyttäjien on ladattava tiedosto tehdäksesi niitä.

Jos muutoksia ei tarvita, lisää vain muutama kommentti ja lähetä tiedosto takaisin.

Kommentoinnissa on kyse tekstin korostamisesta, ja sen viereen tai alapuolelle ilmestyy pieni painike.

Voit sitten kirjoittaa, mitä on sanottava tai muutettava.

Ja juuri tehty kommentti tulee näkyviin sivupalkkiin kaikkien nähtäväksi.

Lisäominaisuutena, jos sinusta tuntuu, että kommentti on elintärkeä, laita @ [sähköpostisuojattu] kommentin eteen ja kyseinen henkilö saa ilmoituksen siitä, että jollain on jotain sanottavaa työstään..

Jos aika on oleellinen, ehdotan sen käyttämistä säästeliäästi, koska sähköposti lähetetään joka kerta, kun tämä prosessi tehdään.

Ennen kuin siirrymme eteenpäin, minun on mainittava, ettei tällä hetkellä ole mitään keinoa tehdä kommentteja näkyväksi vain tietyille ihmisille. Jokainen, jolla on pääsy, voi nähdä, mitä kaikkien muiden on sanottava.

Hyvä asia muistaa ennen työtoverin projektin kritiikkiä.

Yleiskatsaus

Kaikki yllä mainitut toiminnot ovat erittäin käteviä, kun tehdään yhteistyötä joukkueessa, mutta jos ryhmässä on paljon ihmisiä tai jos työskentelet useamman kuin yhden joukon kanssa, sekavuus voi joskus syntyä.

Dropbox tarjoaa kaksi toimintoa vasemmassa sivupalkissa, “jakaminen” ja “linkit”, joissa voit nähdä luettelon tiedostoista, joille olet asettanut muokkaus- ja katseluoikeudet, vastaavasti.

Molemmat antavat hienon yleiskuvan siitä, mikä tiedosto menee mihin, ja ovat erittäin käteviä ihmisille, jotka žongloivat useampaa kuin yhtä tehtävää.

Pyynnöt

Kätevästä puhuttaessa Dropboxilla on ominaisuus, joka (sikäli kuin tiedän) on ainutlaatuinen. Voit lähettää jollekin tiedostoa pyytävän sähköpostin. He seuraavat linkkiä ja voivat siirtää tietoja suoraan määrittämääsi kansioon.

He eivät tarvitse edes tiliä tehdäkseen sen. Pidän tästä ominaisuudesta, koska se poistaa paljon turhaa sähköpostiliikennettä ja nopeuttaa koko yhteistyöprosessia.

Päästäksesi tähän toimintoon, katso vain sivupalkkia ja napsauta vaihtoehtoa alareunassa.

Toinen pieni valintaikkuna avautuu, jossa voit kirjoittaa sähköpostiosoitteen ja liittää myös lyhytsanoman. Kuten kaikessa muussa Dropboxissa – järjestelmä on intuitiivinen ja helppo navigoida.

joukkueet

Nopeus tulee myös peliin Dropbox-tiimitoiminnon kanssa.

Periaatteessa se on tavallinen kansio, johon omistaja voi määrittää tietyt ihmiset. Sitten, kun asiat on jaettava, valitse vain joukkuekansio sen sijaan, että käydään läpi prosessin lisätä ihmisiä manuaalisesti joka kerta.

Se on kätevä pieni toiminto, joka virtaviivaistaa jakamisprosessia. Voit käyttää sitä siirtymällä vasemmalla sivupalkin “joukkue” -vaihtoehtoon, napsauttamalla sitä ja erillinen kojetaulu joukkueelle, jota aiot luoda, tulee näkyviin..

Lisäksi se toimii kuten tavallinen kojelauta ja auttaa pitämään työn ja muun elämäsi erillään toisistaan.

Valokuvat

Dropboxissa on myös erityinen kansio kuviin, kun sinun on poistettava töistä hetkeksi. Sivupalkin “valokuvat” -vaihtoehto toimii melkoisesti kuten kaikki muutkin Dropboxissa, paitsi että se asetetaan automaattisesti näytölle galleriana.

Pidän siitä todella, koska aivan kuten joukkuekansiossa, se tekee juttujen löytämisen erittäin helpoksi, koska kaikki on luokiteltu siististi get-go-ryhmään. Lisäbonuksena on, että kuvat ovat yleensä enemmän hauskaa kuin työtä, joten sinne menet.

Paperi

Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, on Dropbox-paperi.

Tällä hetkellä se on edelleen beetaversio, mutta Paper tarjoaa hienoja vaihtoehtoja samanaikaiseen yhteistyöhön rajoitetulla tekstinkäsittelyllä ja dioilla. Sen käyttö on helppoa, napsauta vain vasemmanpuoleisen palkin asianomaista painiketta ja voit asettaa oikeudet ja jakamisen täsmälleen samalla tavalla kuin tavalliset tiedostot.

Verrattuna muuhun Dropbox-sarjaan, Paperi on ainutlaatuinen, sillä pystyt käsittelemään tekstiä ja kuvia suoraan tiedostoksi tarvitsematta ladata sitä. vaikka siitä puuttuu heille toiminnallisuutta, joka ohjelmalle, joka on omistettu näihin tehtäviin.

Silti on melko kätevää saada, jos jotain, joka tarvitsee vain lyödä nopeasti pois.

Tiivistettynä…

Se on se opastetulle kierrokselle, koska voit nähdä, että Dropbox ei ole vain helppokäyttöinen, mutta siinä on myös joukko mielenkiintoisia vaihtoehtoja, jotka tekevät etätyöstä paljon helpompaa kuin ennen. Kerro meille, jos sinulla on kysyttävää alla olevissa kommenteissa.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me