Autotask Workplace Soonr Review 2020 – failisünkroonimine ja jagamine äri jaoks

Autotaski töökoha (Soonr) ülevaade

Võimas ettevõtte failide sünkroonimine ja jagamise pakkuja igas suuruses ettevõtetele, kes soovivad paremat liikuvust ja paremat turvalisust kui tarbijatele mõeldud failide sünkroonimise ja jagamise lahendused.


Autotaski töökoha ülevaate ülevaade

Kui ettevõte on kasvanud teatud suuruseks ja esimesed töötajad hakkavad trikkima, ei lõika traditsiooniline tarbijatele mõeldud failide sünkroonimise ja jagamise lahendus lihtsalt kogujat. Ehkki Dropbox sobib suurepäraselt vabakutselistele või väikestele agentuuridele, kes soovivad klientidega faile ja kaustu kiiresti jagada, ei vasta see paljude väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete nõuetele, kus nende tiiva all on viis ja enam inimest.

Autotask Workplace Soonr Review Homescreen

Kasvav ettevõte peab veenduma, et selle kõige tundlikumad ja konfidentsiaalsemad failid jäävad täielikult ettevõtte kontrolli alla. Tarbijatele mõeldud failijagamisriistade puhul on see enamasti – kõik või mitte – lähenemisviis: kui kaust on jagatud, on inimesel, kellega seda jagatakse, täielik kontroll sisu üle.

Faile saab juhuslikult kustutada, neid volitamata kolmandate osapoolte ja töötajatega uuesti jagada või valede inimeste poolt lihtsalt redigeerida.

Ettevõtte tasandi sünkroonimis- ja ühiskasutuslahendused, näiteks käesolevas ülevaates esitatud Autotask Workplace Soonr, panevad teid tagasi juhi kohale. Pole vahet, kas juhendate ettevõtte IT-osakonda või olete Fortune 500 ettevõtte finantsjuht või digitaalse turunduse agentuuri direktor.

EFSS-i (ettevõtte failide sünkroonimise ja jagamise) lahenduste turg on muutunud väga rahvarohkeks ning igal turumängijal on plussid ja miinused, mida tuleks enne ettevõtte failide pilve saatmist kaaluda..

Selles Autotask Workplace Soonri ülevaates selgitame välja, kellele see toode on mõeldud, miks see on kasulik ja hõlmab konkreetseid funktsioone, funktsioone ja eeliseid. Nii saate otsustada, kas see on teie ettevõtte tootlikkuse arsenali kasulik lisa.

Kes on Autotask Workplace Soonr jaoks?

Autotask Workplace / Soonr on faili sünkroonimise ja jagamise (või ettevõtte pilvesalvestuse) lahendus, mis pakub ettevõttele valmis turbe ja koostöö võimaldamist.

Mida see tähendab?

Erinevalt konkurentidest (näiteks Dropbox ja OneDrive) pakub Autotask Workplace integreeritud mobiilse dokumendihalduse (MDM) ja seadme turvalisust. Administraatorid saavad töötajaid Autotaski pilve juurde pääseda või neid sealt eemaldada, veendudes, et andmed jäävad ettevõtte kontrolli alla, kui seade kaob või varastatakse – või töötaja lahkub ettevõttest.

Kontrollliikmed Autotaskis

Soovitame Autotaski töökohta väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete jaoks, kus on vähemalt viis töötajat, ehkki mõnel juhul on mõistlik kasutada ka vähem inimesi meeskonnas, näiteks agentuur, mis tegeleb väga suurte failidega (CAD, Photoshop või videofailid). Autotask kohandub ettevõtte vajadustega, muutes inimeste lisamise või eemaldamise praktiliselt jagatud keskkonnast kiireks kogemuseks.

Kui arvate, et AWP Soonr on täieõiguslik projektihaldustarkvara, kaaluge mujalt otsimist, sest see pole nii. Ehkki saate failidele ja kaustadele kommentaare lisada, puudub projekti jaoks ülesannete ja tähtaegade loomine.

Siin on lähemalt Autotask Workplace Soonri tegelikest funktsioonidest ja võimalustest:

Tugev turvalisus

Tänapäeva maailmas on turvalisus häkkerite, varguste ja andmete kadumise tõttu tähtsam kui kunagi varem.

1. Juurdepääs failidele ja dokumentidele maanteel

Kui olete teel klientidega kohtumiseks või koosolekul osalemiseks, veenduge, et kõik vajalikud failid oleksid teie käeulatuses.

2. Jagage faile väliste kasutajatega turvaliselt

Tänapäeval on tavaline lepingute, esitluste või arvutustabelite saatmine klientidele ja töökaaslastele. Traditsiooniline e-kirjade saatmise viis on lihtsalt riskantne ja tülikas.

3. Juurdepääs võrguvälistele dokumentidele

Dokumentidele juurdepääs, isegi kui te ei asu ettevõtte võrgus, võib mõnikord olla keeruline.

4. Tuginedes kaugjuurdepääsu saamiseks VPN-ile või FTP-le

VPN ja FTP pole eriti kasutajasõbralikud ja võivad olla ebausaldusväärsed, eriti suurte failide korral.

Plaanid & Hinnakujundus

Et mõista, miks Autotask Workplace’i hinnad on tegelikult üsna head, tuleb mõelda, miks teised müüjad näivad pakkuvat nii palju rohkem salvestusruumi, näiteks Egnyte. Enamik müüjaid, kellel on äärmiselt helde ladustuskvoot, seavad teatud piirangud: 

  • faili suurus (vahemikus 2–10 GB)
  • failide arv mida saab sünkroonida (mõned piirangud hakkavad avalduma pärast 100 000 faili, mõned pärast 3 miljonit faili, sõltuvalt plaanist) 
  • failide versioonid (teenused, mis pakuvad palju salvestusruumi, arvestavad failiversioone tavaliselt selle kvoodi alusel, võite piirata faili loodud versioone, mis pole ideaalsed, või uuendada palju kallima paketi juurde)

Nüüd võib Autotask Soonr jääda tavalisest kaasas olevast mälumahust 50 GB kasutaja kohta kuus pisut väiksemaks, kuid need ei löö teid ülalnimetatud piirangutega. Autotaski plaanid ja hinnakujundus on järgmised: 

Niisiis, kui palju see maksab? 

Hinnakujundustabel annab teile üsna korraliku idee, kuid laseb vaadata näite: 

Joshil on digitaalse turunduse agentuur, ta opereerib väikest 6-liikmelist meeskonda, seega koos temaga teeb see kokku 7 inimest. Lisaks käitavad nad Windows 2008 Serverit, kus hostivad ettevõtte pilves olulisi faile. Neid faile tuleb ka sünkroonida. Niisiis, mitu “kasutajat” või “litsentsi” Josh peab ostma? 

Josh peab ostma 7 + 1 litsentsi (üks täiendav litsents serverile). Kui ta soovib, et iga meeskonna liige saaks projekte individuaalselt luua ja sünkroonida. 

8 x 13 dollarit = 107 dollarit kuus. 

8 litsentsi ostmine annaks talle 450 GB kogumahtu. 

Nüüd saaks iga kasutaja 50 GB salvestusruumi, kuid Autotask laseb kasutajatel mälukvoodid ümber jaotada, nii et Anne raamatupidamisest, kes vajab ainult 5 GB oma 50 GB mahust, saab ülejäänud 45 GB ümber jagada Johnile, kes tegeleb suuremate Photoshopi ja muude meediumifailidega.. 

Kuigi seda hinnakujundust pole kõige lihtsam mõista, on sellel kindlasti palju eeliseid, arvestades, et keskmine kasutaja vajab ainult paar gigabaidist sünkroonimisruumi. Teoreetiliselt võiks Josh isegi vähem litsentse osta, kui ta eeldaks näiteks ühe konto ühist kasutamist ühe osakonna jaoks. 

Kui Josh vajab rohkem salvestusruumi, saab ta osta 100 GB sammuga rohkem gigabaiti. 

Tööstused teenisid

Paljud EFSSist huvitatud organisatsioonid on pärit järgmistest tööstusharudest:

  • Tervishoid
  • Ehitus
  • Seaduslik
  • Rahandus
  • Mittetulunduslik
  • Reklaam
  • Tootmine
  • Haridus

Selles Autotask Worplace’i ülevaates vaatleme konkreetseid juhtumeid, et näha, kas see konkreetne lahendus vastab turbekriteeriumidele, eriti tundlike andmete edastamisel või seadusega seotud piirangute (nt HIPAA) allutamisel – kus on vaja üksikasjalikku failijälgimisjälge..

Autotask asutati 2001. aastal ja positsioneeris end IT-teenuste pakkujana, pakkudes terviklikke IT-ärijuhtimise lahendusi nagu lõpp-punktide haldamine, piletimüügisüsteemid ja hiljuti failide sünkroonimine ja jagamine iseseisva lahendusena. Need omandas 2014. aastal erakapitalifirma Vista Equity Partners.

Nüüd juhib ettevõtet tegevjuht Mark Cattini.

Tugevused & Nõrkused

Faili sünkroonimine ja jagamine on selgitatud

Enne kui sukeldume kõigepealt ülevaatesse, võtame lühidalt kokku faili sünkroonimise ja jagamise. Dropboxi, Google Drive’i või OneDrive’iga tuttavatel inimestel võib FSS toimimisest juba ebamäärane ettekujutus olla.

Failide sünkroonimise ja jagamise pakkuja (tuntud ka kui pilve- või veebisalvestusteenus) muudab ettevõtte andmed juurdepääsetavaks registreeritud seadmetele kõikjal, kus on Interneti-ühendus. Pole tähtis, kas failid ja kaustad asuvad ettevõtte territooriumil asuvas serveris või asuvad personaalarvutis.

Faili sünkroonimine ja kliendi ühiskasutus ühendatakse teie praegusesse infrastruktuuri ja võimaldab kõigil meeskonna liikmetel ja kinnitatud osapooltel pääseda juurde lokaalselt salvestatud failidele kõikjal.

Klient laadib teabe teenusepakkuja serveritesse krüptitud kujul (ideaaljuhul) ja seejärel jaotab need failid ümber, kuhu on installitud mõni muu tarkvara eksemplar ja kellele on antud konkreetsed õigused. See võib olla sülearvutis, mobiilseadmes või mõnes muus serveris.

Saate valida, kuhu failid lähevad ja kes pääseb neile juurde.

Kui kõik failid on pilve üles laaditud, saab meeskond neid redigeerida ja seejärel kahesuunaliselt sünkroonida. Kõik faili muudatused on sünkroonitud seadmetes koheselt nähtavad.

Failide jagamine jaguneb tavaliselt kaheks osaks:

  1. Avalike linkide ja kaustade ühiskasutus.
  2. Eraprojekti koostöö meeskonnaliikmetega.

Avalike linkide loomisel saavad faili avada kõik, kellele see link saadetakse, mis on kasulik suurte failide saatmiseks klientidele. Äriklassi failijagamislahendused võimaldavad teil parool või avalike linkide aegumiskuupäevad seada, muutes need turvalisemaks.

Jagage avalikke linke

Teisest küljest on olemas projektilinke, mida kasutatakse virtuaalsetes andmeruumides failide ja kaustade koostöö tegemiseks kaastöötajatega. Jagatud projektide jaoks peab igal osalejal olema EFSS-i tarkvaralitsents. Projekti jagamine on üldiselt paindlikum, võimaldades projekti omanikul seada konkreetsed juurdepääsuõigused (näiteks kirjutuskaitstud).

Autotaski projekti jagamine

EFSS-i tarkvaratootjad kasutavad hulgaliselt arhitektuuritüüpe, mis hõlmavad ainult pilvepõhiseid lähenemisi (Dropbox / Box) kuni privaatpilvedeni (platvorm on täielikult kasutusele võetud privaatses andmekeskuses) või hübriidpilvemudeleid (Egnyte / Autotask), kus saab valida, millised failid pilve lähevad ja millised jäävad kohapealseteks.

Turvalisusel on suur roll failide pilve ja lõpp-punktidesse ülekandmisel. Seetõttu alustame seda Autotaski töökoha ülevaadet nende turbekontseptsioonide jaotusega.

Turvalisus

Turvalisus on ettevõtete jaoks suur mure. Riskid on liiga reaalsed – iga päev kuuleme organisatsioonide rikkumistest (Target, Home Depot, Sears, Michaels ja palju muud). See tähendab sageli sellise konfidentsiaalse teabe kadumist nagu sotsiaalkindlustuse numbrid, krediitkaardid ja kliendiandmed.

Ettevõtted peavad endalt küsima, kuidas mõjutab rikkumine (nii sisemine kui ka väline) neile, klientidele, klientidele ja lõpptulemustele.

Ettevõtlusstrateegia töörühma 2013. aasta uuringus leiti, et üle 50% ettevõtetest ja organisatsioonidest tunneb muret andmete kadumise või varguse pärast FSS-teenuse pakkuja eduka välisrünnaku tagajärjel, 48% kardab töötajate juhuslike andmerikkumiste ohtu, kas juhuslikult või tahtlikult valesti.

Failide sünkroonimist ja jagamist kasutavate ettevõtete suurimad turvaprobleemid

Autotask Workplace Soonr pakub ettevõtetele hulgaliselt turvaelemente ja sertifikaate. Kogu riistvara omab ja haldab Autotask ning nad pakuvad klientidele Geo-redundant, 3. astme SSAE16 auditeeritud andmekeskusi (kaks piirkonna kohta). Nende andmekeskused on seadistatud RAID6 abil ja peegelpildis on replikatsioon varundatud.

Vastupidiselt tarbijatele mõeldud pilvesalvestusteenustele ei tugine Autotask jagatud hostimise keskkonnale, vaid kasutab teenuse koormuse tasakaalustamiseks ja mastaapsuse suurendamiseks modulaarseid rühmitatud serverifarme..

Krüptimine on kindlasti üks olulisemaid funktsioone, mida ettevõtted otsivad, eriti kui liikuda tarbijatele mõeldud teenustest nagu OneDrive või Dropbox. Autotask Workplace krüpteerib transiidis ja puhkeasendis olevad failid – kasutades 256-bitist AES-krüptimist.

Meeskondade, kasutajate ja failide edasiseks eraldamiseks on iga faili jaoks ainulaadne pöörlev krüptimisvõti. Ühtegi võtit ei salvestata tühjas kohas, selle asemel krüpteeritakse see põhivõtiga ja luuakse ühendus VeriSign sertifikaadipõhise serveri autentimisega.

Seega pole ohtu, et kasutajaagent teeb koostööd mõne muu serveriga peale Autotask Workplace Soonri. Üks Autotaski tugevusi on meie arvates võime kontrollida juurdepääsu õigusi ja seadiste seadistamise põhimõtteid globaalses mastaabis. Kui ettevõttega liitub uus töötaja, saab selle kasutaja jaoks reegleid automaatselt rakendada ja vajadusel kohandada.

Mobiilseadme poliitika - Autotask Soonr

Automaatse IP IP-nimekirja lisamine

Autotaski paroolipoliitika EFSS jaoks

Kaotatud seadmete kaugpühkimine

Ettevõttepõhised poliitikaprofiilid

Eelmine

Järgmine

Siin on nimekiri administraatori ja turvafunktsioonidest, mis võivad ettevõttele olulised olla:

  • Liikmete, ühenduste, rühmade ja muude administraatorite loomine, muutmine, keelamine ja kustutamine
  • Kujutage AD sisse kasutajate ja rühmade importimisel
  • Andke täisliikmetele ühendust luua
  • Kontrollige liikmete võimalust luua privaatseid varukoopiaid
  • Vaadake üle, määrake ja hallake liikmete vahel salvestuskvoote
  • Paroolipoliitikate seadistamine ja jõustamine
  • Luua seansipoliitikad: kasutatakse sisselogimisseansside elutsükli kontrollimiseks
  • Seadistage mobiilseade & andmepoliitikad juurdepääsu ja kasutamise jaoks
  • Seadistage mobiilseadme kinnitamine ja seadme pühkimiseeskirjad
  • Konkreetse arvuti või mobiilseadme kaugpühkimine
  • Seadistage integratsioonipunktid muude tootjate rakendustega nagu Salesforce, Google Docs ja Office 365

See on ainult kokkuvõte Autotaski pakutavatest turvaelementidest. Kui soovite rohkem teada saada, laadige alla nende turbe valge paber, kus on kirjas kõik üksikasjad. Ehkki kindlasti muljetavaldav, on ka teisi müüjaid (näiteks Egnyte), kellel on sarnased turbekontseptsioonid.

Failide sünkroonimine

Failide sünkroonimine on protsess, kus üks (või mitu) faili ja kausta tehakse kättesaadavaks paljudes seadmetes. Kõige põhilisemas tähenduses toimub see seemnefailide ja kaustade teisaldamise kaudu pilve, kust neid siis nõudmise korral lõpp-punktidesse levitatakse.

Autotask Workplace’i põhifailide sünkroonimismehhanism töötab sarnaselt tarbijatele mõeldud pilvesalvestuslahendustega: kui klient on sihtmasinasse installitud (selleks võib olla töölaud, nutitelefon, sülearvuti või server), tehakse kasutajale kättesaadavaks kaust, mis töötab nagu keskne sünkroonimisjaam.

Macintoshi faili sünkroonimine Autotaskiga
Failide sünkroonimine seadme keskse kausta kaudu.

Autotask loob sünkroonimiskausta, kuhu saab kaustu ja faile lisada. Neid faile jagatakse kõigis ühendatud seadmetes, kuid ruumi säästmiseks saab kaustad sünkroonimisest välja jätta.

Autotask Soont Windows Sync

Iga kasutajaga sünkroonitakse üksikud kaustad, mida projektiga jagatakse, olenemata sellest, millist seadet kasutatakse.

Samuti toetatakse mobiilseadmeid. Võrguühenduseta juurdepääsu jaoks saab eelistada faile.

Eelmine

Järgmine

Kõik selles kaustas loodud failid või kaustad kantakse Autotask Workplace’i pilve, nii et neid saab levitada meeskonnale ja teistele arvutitele, kellega seda faili või kausta jagati.

Vastupidiselt teistele failide sünkroonimise ja jagamise müüjatele ei piira Autotask failide hulka ega sünkroonitavate failide suurust, muutes selle lahenduse ideaalseks suurte failidega tegelevatele ettevõtetele ja organisatsioonidele.

Oleme näinud, et see lahendus töötab hästi arhitektuuribüroode ja meediaagentuuridega, kes peavad sageli levitama suuri faile mitme arvuti, kontori ja meeskonna vahel..

Üks peamisi probleeme sünkroonitud andmete käsitlemisel on see, mis tegelikult lõpp-punktidega sünkroonitakse.

Kujutage ette 20 töötajaga ettevõtet, kes kõik töötavad tsentraliseeritud serverist, kus on üle 200 GB faile ja kaustu. Kas nüüd, kui ettevõttega liitub uus töötaja, peaks ta sünkroonima kõik need andmed oma arvutisse? Ühelt poolt võtaks see üsna palju aega ja täidaks ka kõvaketta kiiresti.

Seal tuleb mängu valikuline sünkroonimine. Enamik tarbijatele mõeldud sünkroonimislahendusi võimaldab faile valikuliselt sünkroonida pärast menüüdesse ja sätetesse kaevamist. Kui teil veab, leiate võimalusi alamkaustadesse sirvimiseks..

Autotaski juures meeldis see, et administraatorid saavad määrata, kuidas klient reageerib, kui uued projektid on saadaval:

Autotaski valikuline sünkroonimine

Uute projektide loomisel saab neid automaatselt isiklike seadmetega sünkroonida, kuid Autotaski töökoha saab seada küsima enne midagi tegema või kõike käsitsi sünkroonima. Seejärel saate valikuliseks sünkroonimiseks puurida alamkaustade tasemele.

Miks on valikuline sünkroonimine kasulik??

Oleme aidanud ja teinud koostööd mõne advokaadibürooga, kes peavad valikulist sünkroonimist oma igapäevatöös hädavajalikuks: korraga võivad nad töötada korraga kümnete kohtuasjadega ja nende kaastöötajad peavad liikuma kiiresti kohtu ja ettevõtte vahel.

Juhtumite toimikutele kogu aeg juurdepääs on ülioluline, kuid suletud juhtumite toimikuid pole vaja. Sellepärast saab neid sünkroonimata jätta, mis muudab töö efektiivsemaks ja tulemuslikumaks. Kui aga on vaja viidet vanemast juhtumist, saavad töötajad need failid lihtsalt tagasi sünkroonida.

Üks oluline asi on märkida, et kui keegi kustutab kausta sünkroonimiskaustast, kustutatakse see ka kõvakettalt, kuid Autotask Workplace Soonr hoiab selle kausta koopiat endiselt pilves.

Faile ja kaustu saab veebiliidesest jäädavalt kustutada.

Kui teil on palju sünkroonitavaid faile, kasutab Autotask funktsiooni nimega LAN sünkroonimine, kus failid sünkroonitakse kiiresti samas võrgus asuvates arvutites. See aitab uusi töötajaid kiiresti käivitada, andes neile juurdepääsu olulistele failidele.

Kustutage kaustad jäädavalt pilvest.

Failide jagamine

Failide jagamine on kõigi ettevõtte failide sünkroonimise ja jagamise toodete olemus. See võimaldab ettevõtetel tõhusamalt töötada, levitades faile suvalisele arvule inimestele. Suurte failidega tegelevad ettevõtted on kogenud hulgaliselt selliseid probleeme nagu:

  • Kuidas saata suuri faile klientidele e-posti teel
  • Kuidas veenduda, et ettevõtte töötajad töötavad faili õige versiooniga
  • Kuidas hallata suuremate projektide värskendusi, kui kaasatud on rohkem inimesi
  • Kuidas hallata suuri projekte ja faile kolme või enama kontori kaudu

Kõik ülaltoodud stsenaariumid nõuavad failide jagamist. Autotask Workplace’i abil on projekti failide jagamiseks kaks peamist viisi:

Avaliku lingi loomine

Projekti jaoks avaliku lingi loomine võimaldab faili või kausta jagada klientidega või kaastöötajatega, kes ei kuulu tuumimeeskonda (st neil pole Autotaski töökohal kontot).

See funktsioon on spetsiaalselt loodud kiire faili või lepingu saatmiseks klientidele e-posti teel. Autotask ei piira faili või kausta suurust, seega saab iga faili saata. Oleme seda 5 GB toore videofailide ja suurte Photoshop-failidega edukalt testinud.

Avaliku lingi loomisel pakub Autotask Soonr kasutajale palju turvavalikuid ja lubab klientidel isegi avalikult lingilt faile üles laadida või neid muuta. Kui ruut „Luba üleslaadimine” on märgitud, kuvatakse kliendile liides, mis võimaldab tal näha kaustade struktuuri ning faile üles või alla laadida.

Avalike linkide loomine töölaualt
Avalikke linke saab luua nii, et igaüks, kellel on link, pääseb juurde failile või kaustale.

Turvalisuse suurendamiseks valige isikupärastatud faili või kausta parool, valige mitu korda faili saab alla laadida ja kustutage avalik link pärast konkreetset kuupäeva. Avalikke linke saab luua veebiliidese kaudu, opsüsteemi standardses failide / kaustade struktuuris (kontekstimenüü kaudu) või mobiilirakenduses.

Üks kena funktsioon, mida me paljudes teistes EFSS-i lahendustes pole näinud, on võime konverteerida fail PDF-vormingusse (see kehtib esitluste, dokumentide, arvutustabelite ja isegi Photoshop.psd-failide kohta).

Privaatne jagamistuba

Samuti saate oma meeskonnaga faili või kausta jagada (see tähendab, et kõik AWP Soonri litsentsiga inimesed, kes on ühendatud meeskonna liikmetena). Selle funktsiooni üksikasju käsitleme lähemalt selle ülevaate jaotises „Koostöö”.

Juurdepääs failile

Mis tahes ettevõtte jaoks peab EFSS-i müüja tooma tabelisse mitmesuguseid juurdepääsu tüüpe, et see saaks integreerida ettevõtte töövoo ja praeguse failihierarhiaga.

Kuigi veebi- ja mobiilne juurdepääs on tänapäeval üsna standardne, peate veenduma, et EFSS-lahendus võib tulla ka WebDAV-i või muude protokollide integreerimiseks. Tehke kindlaks, millised juurdepääsu tüübid on teie ettevõtte jaoks kriitilised, seejärel valige vastavalt teenusepakkuja.

Autotask Workplace pakub mitmesuguseid failidele juurdepääsu tüüpe:

Veebiühendus

Mis tahes failile või kaustale pääseb juurde veebipaneeli kaudu, kui olete sisse loginud vastava kasutajanime ja parooliga.

Tegelikult saate veebiliidese kaudu hallata tervet meeskonda, näiteks anda juurdepääsuõigusi või tühistada neid, kustutada, lisada või muuta faile ja teisaldada faile alamkaustadesse. Failiotsing on saadaval, kuigi see otsib ainult failinimesid, mis piirab otsingute ulatust.

Me oleksime soovinud näha metaandmete otsimist või failide sildistamist.

Kasutajad saavad faile veebirakenduse kaudu eelvaates vaadata ja Autotask saab palju failitüüpe hästi hakkama. Meil oli natuke kurb näha, et Photoshop-failid ei suutnud renderdatud eelvaadet näidata, ja loodame seda funktsiooni tarkvara tulevastes lisandustes näha.

Kontori-, PDF- ja pildifailid on hästi renderdatud, kuid see pole siin üllatav. Just seda kasutab enamik korporatsioone.

Kohalik juurdepääs failisünkroonimise kaudu

Autotask saab faile pilvest arvutisse sünkroonida, nii et neid saab võrguühenduseta redigeerida, vaadata või kustutada. Kõik muudetud failid või kaustad laaditakse pilve üles ja tehakse kõigile nähtavaks, kellega kausta või faili praegu jagatakse.

Mobiilne juurdepääs

Kõigile sünkroonitud failidele pääseb juurde mobiilseadme kaudu. Eelistuste kaudu saab failid muuta mobiiltelefonis võrguühenduseta redigeerimiseks kättesaadavaks ja üles laadida / sünkroonida, kui võrguühendus on saadaval.

Soonr Workplace’i mobiilirakendus iOS-i ja Androidi jaoks saab luua uue:

  • Kritseldus (märkused)
  • Dokument (Word)
  • Arvutustabel (Excel)
  • Esitlus (PowerPoint)
  • Märkus (tekst)
  • Foto
  • Video

Salvestatakse Soonri pilve ja sünkroonitakse kõigi teie seadmetega.

WebDAV

Kui teil on vaja arvutis juurde pääseda isiklikele pilvekaustadele, kuid te ei soovi või ei saa faile lokaalselt sünkroonida, looge ühendus WebDAV-protokolli kaudu, võimaldades draivina ühenduse loomist Autotask Workplace Soonriga..

Pidage meeles, et WebDAV on üsna aegunud protokoll ja me ei soovita seda produktiivses ärikeskkonnas kasutada.

Juurdepääs failidele WebDav-draivi kaudu

Koostöö

Koostöö on kõigi ettevõtte failide sünkroonimise ja tarkvara jagamise keskmes. Autotask Workplace Soonr pole erand. Nagu eelmistes peatükkides näha, kasutab Autotask mitmeid koostöömeetodeid.

Selles peatükis käsitleme meeskondade koostööd. Peatükis „Failijagamine” nägime, kuidas funktsiooni „Jaga avalikku linki” abil teha väliste inimestega koostööd.

Nüüd vaatame lähemalt koostööd ettevõttes. Pole tähtis, kas organisatsioonil on ainult üks kontor, kus inimesed teevad koostööd samas hoones või kontoriruumis, või kui töötajad on jaotatud erinevatele mandritele.

Projekti jagamise alustamiseks võite valida sünkroonitud kausta arvutist kontekstimenüü kaudu või veebi või mobiilikliendi kaudu kausta. Juhtnupud ja turvafunktsioonid on samad, sõltumata meetodist.

Kui aga projekti jagatakse töölaua kaudu, peate sellele kaustale juurdepääsu andma veebiliidese abil. Leidsime, et see on pisut segane ja oleksime soovinud näha projekti jagamise sujuvat integreerimist kõigis pöörduspunktides.

Veebi jagamine annab jagatud kausta üle võimsa administraatori juhtimise, seega on väga intuitiivne kontrollida, kes kausta sisemust näeb. Võite valida järgmiste valikute vahel:

  • Täielik juurdepääs – kutsutud meeskonnaliige saab kausta sisuga teha peaaegu kõike.
  • Looge ja muutke – kutsutud isik saab luua uusi alamprojekte ja faile muuta.
  • Muutma – kasutaja saab faile muuta, kuid mitte uusi kaustu luua.
  • Loe ainult – kutsutud kasutaja saab lugeda kausta sisu, kuid mitte sinna midagi kirjutada.

Lisaks saab administraator määrata, kas kutsutud kasutaja saab kaustu uuesti jagada ja avalikke linke luua, mis on vaikimisi keelatud.

See eristab Autotaski teistest lahendustest, näiteks Dropboxist, kus see on lähenemisviis täiesti või mitte. Kasutajate kausta kutsumine tähendab neile õiguse andmist seda kõigile, kellele nad tahavad, jagada.

Kui teete sama projekti raames koostööd paljude kasutajatega, on peagi väga keeruline jälgida, kes praegu faili redigeerib, ja teha kindlaks, milline on õige versioon. Seetõttu oli funktsioon, mis meile eriti meeldis, failide lukustamine redigeerimise ajal.

Kui fail on lukustatud, ei saa keegi meeskonnast seda redigeerida, kuni administraator selle lahti teeb. Lukustusfunktsioon pakub selgust ja säästab aega failide, isegi jahedamate sõelumisel, saab faile lukustada kas veebiliidese või töölauarakenduse kaudu.

Kõik lukustatud failid on tähistatud luku sümboliga.

Kui keegi meeskonnast salvestab või kustutab faili valesti, siis tuleb mängu Autotaski versiooniversioon, kuna see salvestab piiramatu hulga failiversioone kuue kuu jooksul.

Autotaski töökohal on sisseehitatud kommenteerimissüsteem, mis võimaldab kasutajatel mõtteid ja olekuaruandeid jagada, ühendades need otse projekti või failiga – kommentaaride teatisi saab saata e-postiga või tekstsõnumiga.

Üks konkreetne küsimus, mida me palju näeme, on järgmine:

Kas ma pean sünkroonima kõik, mis mul on, pilvega?

Lihtne vastus on ei. Projekti loomisel küsib Autotask Workplace kasutajalt, kas projekt tuleks sünkroonida kõigi arvutite ja seadmetega või mitte.

Lisaks saab kasutaja kontrollida, millised konkreetsed seadmed kausta sünkroonitakse. Näiteks töötate kolmel erineval masinal:

  • Kontori tööjaam
  • Ettevõtte arvuti
  • Isiklik sülearvuti

Ettevõtte failide arvutisse isiklikule sülearvutile ülekandmine nõuab muidugi arvuti pisikesele kõvakettale tohutut tulu, nii et saate valida ja valida vaid kõige olulisemaid dokumente, mida kohapeal kaasas kanda – valikuline sünkroonimine säästab päeva.

EFSS-i pakkuja ülevaatamisel vaatleme dokumentide redigeerimise integratsioonide tüüpe ja mitmekesisust, kuna suured ettevõtted tegelevad tuhandete (kui mitte sadade tuhandete) dokumentidega. Seetõttu on kõigis legitiimsetes EFSS-teenustes oluline funktsioon nendele dokumentidele mobiilse redigeerimise ja hõlpsa juurdepääsu tagamine.

Autotask pakub failide redigeerimist veebibrauseri ja selle mobiilirakenduse kaudu (lähemalt meie jaotises „Mobiilne juurdepääs”). Võite valida dokumentide redigeerimise vahel:

  • Google Docs
  • OneDrive
  • Kontor 365

Või lihtsalt avage rakendus oma isiklikul seadmel. Failiparandused salvestatakse ja tehakse kõigile projekti liikmetele koheselt nähtavaks. Pärast faili salvestamist on loodud uus versioon, nüüd saate naasta selle faili kõigi olekute juurde viimase kuue kuu jooksul.

Mobiilne juurdepääs

Liikuvus on ettevõtete töös tänapäeva maailmas ülioluline osa.

ESNA uuringuaruande kohaselt vahetub enam kui 20% kogu tööjõust tänu mobiilseadmetele nagu nutitelefonid ja tahvelarvutid. Ütlematagi selge, et tänapäeval soovivad kasutajad kogu aeg oma kriitilisi faile kaasas kanda.

Juurdepääsul PowerPointi esitlusele lennujaamas on palju eeliseid. Muudatusi saab teha koheselt ja sünkroonida globaalse meeskonnaga, kuna müügiinimesed töötavad koos kliendi esitlusega, hoolimata sellest, kus nad maailmas asuvad.

Autotask Workplace võtab mobiilseadmete haldamise turvalisust tõsiselt, pakkudes hõõrdetud mobiilikogemusi nende Androidi, iOS ja Blackberry rakenduste kaudu. Kasutajad pääsevad mobiilirakenduse kaudu juurde jagatud projektidele, failidele ja kaustadele – justkui sirviksid samu faile lauaarvutis.

Ehkki mobiilirakendused töötavad hästi, leidsime, et need on kohati pisut kohmakad ja kasutajaliides peidab kõige huvitavamaid funktsioone. Kuid koos praktikaga peaks inimene olema võimeline leidma kõik seotud redigeerimise tööriistad. Näiteks on dokumendis või esitluses midagi esiletõstmist või joonistamist lihtne ja intuitiivne, nagu näete selles demonstratsioonis:

Üks peamisi riske, millega ettevõtted seadme varguse või kaotamise ees seisavad, on oluliste andmete paljastamine volitamata kolmandate isikute jaoks. Paljud EFSS-i lahendused on kasutusele võtnud funktsiooni “Remote Wipe”, kus administraator saab kõik seotud failid kaugjuhtimisega kustutada ilma füüsilisele seadmele juurde pääsemata..

Autotask pole erand. Valige administraatori paneelil lihtsalt seade, mille soovite kustutada, ja sellel pole enam juurdepääsu jagatud ja sünkroonitud kaustadele.

Funktsioon, mida me pole veel teistes ettevõtte failide sünkroonimistes ja teenusepakkujate ühiskasutuses näinud, on võimalus pääseda mobiilseadme kaudu juurde arvuti failidele. Selle eelise kasutamiseks peab see rakenduses Soonr olema spetsiaalselt lubatud.

See funktsioon on kasulik, kui oluline fail on kontoris unustatud, kuid see on vajalik väljapoole esitlust. Nagu turbeosakonnast näha, saavad kasutajad seada hulga turvameetmeid (mobiilseadmetes), näiteks:

  • Keelake meeskonnas dokumentide redigeerimine iga mobiilseadme kohta
  • Jõustage mobiilseadme kasutamisel autentimine
  • Tundlike failide turvalisuse suurendamiseks keelake mobiilifailide eksportimine

Lõppkasutaja vaatenurgast leiti, et mobiilikogemus on meeldiv. See toimib nii, nagu võiks eeldada, et töötab mõni tarbijatele mõeldud rakendus.

Mis teeb tööjõust suure tõenäosusega kiireks omaksvõtu ja eelistab seda isegi sellistele alternatiividele nagu Dropbox (täiustatud redigeerimisvõimaluste tõttu). Administraatorite jaoks leidsime, et turva- ja seadmepoliitika funktsioonid on kontekstimenüüdesse pisut maetud, kus neid saab hõlpsalt tähelepanuta jätta.

Failide lukustamine mobiilseade
Faili lukustamine mobiilseadmes redigeerimise ajal.

Faili lukustamine mobiilseadmega töötamise ajal.

PowerPointi esitlusi saab kiirete muudatuste tegemiseks kiirkorras redigeerida.

Eelistatud faile saab võrguühenduseta juurdepääsu jaoks alla laadida.

Eelmine

Järgmine

Pilve varundamine

Tarbijate pilvesalvestusruumis kipub faili sünkroonimise ja pilve varundamise teenuse erinevuse osas olema palju segadust. Siin Cloudwards.net rõhutame alati, et faili sünkroonimine ei ole varundamine.

Nüüd on mõned teenused, mis teevad nii sünkroonimist kui ka varundamist – suundumusi, mida aeglaselt võtavad kasutusele ka ettevõtete müüjad. Sellepärast leidsime rõõmsalt Autotask Workplace Soonri rakendusest spetsiaalse pilvevarunduse funktsiooni, mis võimaldas meil valida mis tahes faili või kausta ja paigutada selle eraldi varukogusse.

Autotaski pilve varukoopiad

Kuigi see varukoopia arvestatakse üldkvoodina, on see täielikult sõltumatu teie sünkroonitud projektidest ja seda tuleks käsitleda nii. Soovitame selle seadistada teie kõige olulisemate ärifailide jaoks, et teie ettevõte saaks pärast kõvaketta rikke või sarnase katastroofi taaskäivitamist ja taaskäivitamist.

Seadete menüüs on sõltuvalt kasutatavast Internetist või võrguühendusest võimalik valida, millal sünkroonida ja varundada (või teha mõlemad). Kui ainus saadaolev pääsupunkt on lennujaama nõrk WiFi, saab varundamised keelata ja saate sünkroonida ainult olulised projektifailid.

Nii varundamise kui ka sünkroonimise kiirus toimis meie testides suurepäraselt. Me lõime Autotaski järgmiste peamiste pilvesalvestusteenuste vastu:

  • iCloud (YouTube’i link)
  • Google Drive
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Amazon

Siin on meie tulemused:

Pilvesalvestuse kiiruse võrdlus

Testisime suurte ja tuhandete väiksemate failidega, et teha kindlaks, kuidas Autotask erineva suurusega ja tüüpi faile käitleb.

Kui ootasite Crashplani või IDrive’i kaliibriga varurakendust, olge pettumuseks valmis. Kuigi teatud failid või kaustad saab välistada, puuduvad ajakavastusfunktsioonid ega võimalus luua varukomplekte teatud sisutüüpide jaoks, mida varundatakse sagedamini.

Aruanded & Auditeerimine

Kui ettevõte või organisatsioon kasvab, muutub raskeks selle jälgimine, kellel on juurdepääs ettevõtte serverites olevatele failidele ja andmetele. Ettevõtted jätkavad töötajate juurdepääsu failidele lisamist ja eemaldamist globaalses mastaabis, seega peab olema võimalus andmete juurdepääsu jälgimiseks..

Autotaski töökoht võimaldab administraatoritel luua kohandatud aruandeid sündmuse tüübi järgi, lisaks saavad aruandeid luua nii seadmed kui ka kasutajad.

See on kasulik, kui ettevõte peab töötaja lahti laskma ja kontrollima, millistele failidele sellel isikul oli juurdepääs eelmisel nädalal või kuul. Administraatorid saavad näha ka seda, milliseid faile on jagatud, millele on juurde pääsetud, mida on muudetud, ja sortida neid kuupäeva või kasutaja järgi – nii et midagi ei läheks kaduma.

See annab administraatorile lõpliku kontrolli ettevõtte andmete üle ja aruandeid saab arhiivida sisemise jälgimise eesmärgil.

Autotaski Soonri seadme aruanded

Autotaski töökoha meeskonna aruanded ja statistika

Autotaski aruandlusfaili tase

Eelmine

Järgmine

Lõplik kohtuotsus & Soovitus

Kui olete selle 5000 sõnaülevaate kaudu meiega ummikusse jäänud, palju õnne! Nüüd teate mitte ainult EFSS-lahenduse valimisel olulist rolli, vaid saate ka hea ülevaate sellest, kuidas Autotask Workplace Soonr aitab organisatsiooni või ettevõtet sünkroonida faile mitme seadme ja mobiilitiimi kaudu.

Tahame rõhutada tarbijale mõeldud pilvefailide sünkroonimislahenduste kasutamise ohtusid suures organisatsioonis. Ehkki need võivad olla odavamad, kaasnevad tarbijakvaliteediga teenustega turvariskid, näiteks krüptimise puudumine ja lubade jagamise vähene kontroll.

Autotaski töökoht võib aidata organisatsioonil kasvada, pakkudes turvalisi ja lihtsaid viise kasutajate, meeskonna liikmete lisamiseks, lubade kontrollimiseks ja uute projektide loomiseks. Kuigi Autotask võimaldab põhjalikku tehnilist kontrolli, pole rakenduse haldamiseks vaja IT-osakonda.

Me arvame, et nad on teinud head tööd tervikliku lahenduse loomisel, pidades silmas ettevõtte tasemel lõppkasutajat. IOS-i rakendused said Autotaski arendajatelt kindlasti kõige rohkem armastust, kuna need pakuvad võrreldes Androidi rakendusega palju paremaid kogemusi ja rohkem funktsioone..

Kui otsite projektihaldustarkvara, mis suudab kindlatele failidele ja kaustadele tähtajad seada, organisatsiooni inimestele ülesandeid määrata, meeldetuletusi tähtaegadest mööda minna – kaaluge mujalt otsimist.

Enamiku keskmise ettevõtte jaoks on Autotaski pakutavad kommenteerimisfunktsioonid piisavad.

Täna on turul palju Enterprise File Sync ja Share müüjaid. Autotaski töökoht on kindlasti üks pakki juhtivaid teenuseid koos:

  • Egnyte
  • Sünkropsus
  • Huddle

Kui olete huvitatud, kavandage oma ettevõtte jaoks täna isiklik demo.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map